Die Infos, Textbausteine und Vorlagen zum Behandlungsvertrag Ergotherapie basieren auf meiner Erfahrung als Praxisinhaberin und Referentin sowie dem Wissen aus dem thevea-Team.
Alle Angaben sind ohne Gewähr und erheben keinen Anspruch auf rechtliche Vollständigkeit oder Sicherheit. Für rechtlich verbindliche Beratung wende dich bitte an eine Anwältin, einen Anwalt oder eine Fachstelle.
🏃♀️ Behandlungsvertrag Ergotherapie für Eilige
Ist ein schriftlicher Behandlungsvertrag in der Ergotherapie Pflicht?
Nein. Allerdings schließt du automatisch einen Behandlungsvertrag mit Rechten und Pflichten aus dem BGB, sobald Patientinnen und Patienten dein Behandlungsangebot annehmen. Für Transparenz und Klarheit empfiehlt sich daher ein schriftlicher Vertrag.
Behandlungsvertrag Ergotherapie (Muster-PDF)
Einen schriftlichen Behandlungsvertrag solltest du mit allen Patient:innen schließen. Ausnahme: Wellness- oder Präventionsmaßnahmen ohne therapeutischen Kontext
Honorarvereinbarung Ergotherapie für Privatpatienten (Muster-PDF)
Honorarvereinbarungen schließt du nur mit Privatpatient:innen, Selbstzahler:innen und für Zusatzleistungen bei gesetzlich Versicherten.
Behandlungsvertrag Ergotherapie: Gesetzliche Grundlagen nach BGB
Ein Behandlungsvertrag in der Ergotherapie regelt die Zusammenarbeit zwischen Ergotherapeut:in und Patient:in und definiert die gegenseitigen Rechte und Pflichten beider Parteien.
Die gesetzliche Grundlage ist in §§ 630a bis 630h des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) festgelegt.
Dann entsteht ein Behandlungsvertrag in der Ergotherapie
Der BGB-Behandlungsvertrag tritt automatisch in Kraft, sobald eine Patientin oder ein Patient dein therapeutisches Behandlungsangebot in Anspruch nimmt.
Eine schriftliche Vereinbarung ist aus gesetzlicher Sicht nicht erforderlich – der Vertrag kann auch mündlich oder konkludent (durch schlüssiges Verhalten, z. B. Terminvereinbarung) zustande kommen.
Darum sind schriftliche Behandlungsvereinbarungen sinnvoll
Viele Patient:innen – und auch einige Therapeut:innen – kennen die gesetzlichen Rechte und Pflichten eines Behandlungsvertrags nicht.
- Bei mündlichen oder konkludenten Behandlungsverträgen willigen sie ggf. unwissend in Vereinbarungen ein, mit denen sie nicht einverstanden sind.
- Das kann zu Unsicherheiten, Missverständnissen und Diskussionen über Abrechnungen, Behandlungsabläufe oder Ausfallgebühren führen.
- Was wiederum die gute Zusammenarbeit während der Therapie blockieren und im Streitfall auch rechtliche Folgen mit sich bringen kann.
Der Behandlungsvertrag als Basis
Ein schriftlicher Behandlungsvertrag kann dich und deine Patient:innen schützen und schafft eine verlässliche Basis für die Zusammenarbeit.
Behandlungsvertrag für Ergotherapiepraxen: Rechte und Pflichten
Egal, ob konkludenter, mündlicher oder schriftlicher Behandlungsvertrag: Die folgenden Pflichten des Bürgerlichen Gesetzbuches müssen bei allen ergotherapeutischen Behandlungen erfüllt werden. Im Umkehrschluss kann auf die Rechte aus Behandlungsverträgen bestanden werden.
Exkurs: gesetzliche Details – kaum bekannt, aber wichtig
In unserer Umfrage mit 131 Teilnehmenden aus der Heilmittelbranche haben nur elf Personen angegeben, dass sie sich mit den gesetzlichen Regeln für Behandlungsverträge „gut“ oder „sehr gut“ auskennen.
Das möchte ich mit diesem Artikelabschnitt ändern, denn: Alle Ergotherapeut:innen sollten die gesetzlichen Grundlagen der täglichen Zusammenarbeit mit Patient:innen unbedingt im Detail kennen, damit sie ihre Pflichten und Rechte umsetzen können.
Grundlage für Behandlungsvertrag
- Ein Behandlungsvertrag ist eine spezielle Form des Dienstvertrags nach Bürgerlichen Gesetzbuch (§ 630 b BGB).
- Dabei verpflichtest du dich/verpflichtet sich die Praxis zur Erbringung der vereinbarten Behandlung – nicht aber zum Erfolg der Therapie.
- Die Heilung oder Verbesserung der Diagnose (Therapieerfolg) wird damit also nicht garantiert.
Pflichten und Rechte aus dem Behandlungsvertrag
Zusammenarbeit zwischen Therapeut:in und Patient:in
- Beide Seiten sind zur zusammenwirkenden Arbeit verpflichtet, um die vereinbarten Therapieziele zu erreichen (§ 630 c Absatz 1 BGB).
- Du musst die Behandlung nach anerkannten fachlichen Standards durchführen.
- Patient:innen sind zur vollständigen Zahlung der vereinbarten Vergütung verpflichtet, wenn kein gesetzlicher Kostenträger dazu verpflichtet ist (§ 630 a Absatz 1 BGB).
Das bedeutet:
Aufklärungspflicht Therapeut:in
a) Wirtschaftliche Aufklärung vor Behandlungsbeginn (§ 630c Abs. 3 BGB)
Du bist verpflichtet, Patient:innen vor der ersten Behandlung schriftlich über die voraussichtlichen Kosten zu informieren.
- GKV-Versicherte über die gesetzliche Zuzahlung
- Privatpatient:innen/Selbstzahler:innen über Preise, Zahlungszeitpunkt und -methoden
💡 Wirtschaftliche Aufklärung muss immer schriftlich erfolgen.
Das kann mittels gut sichtbarer Aushänge von Preislisten und Vergütungshinweisen erfüllt werden. Ein schriftlicher Behandlungsvertrag und eine ausführliche Honorarvereinbarung für Privatpatient:innen schützen dich jedoch besser vor Zuzahlungs- und Preisdiskussionen.
b) Einwilligungsaufklärung vor Behandlungsbeginn (§ 630 d BGB und § 630 e BGB)
- Du musst Patient:innen vor dem Behandlungsbeginn mündlich über Art, Umfang, Notwendigkeit, Erfolgsaussichten und Risiken aufklären (Selbstbestimmungsaufklärung).
💡Die Notwendigkeit wird in der Ergotherapie durch die Diagnose auf der vorliegenden ärztlichen Verordnung vorgegeben.
- Wenn Patient:innen nicht selbst einwilligungsfähig sind, müssen betreuende Personen entsprechend aufgeklärt werden und die Einwilligung erteilen.
- Patient:in/betreuende Person muss die Möglichkeit haben, Rückfragen zu stellen.
- Die Einwilligung erfolgt meist konkludent, z. B. durch die Terminvereinbarung oder das Betreten des Behandlungsraumes – ist aber durch Unterzeichnung eines schriftlichen Behandlungsvertrages deutlicher und nachweisbar.
🚀 Praxistipp: Diese Aufklärung machst du sicher bereits (unbewusst).
Hier erläuterst du nämlich eigentlich nur kurz, warum du welches Heilmittel/welche Therapiemethode einsetzt, wie die Behandlung abläuft und welche Faktoren den Erfolg beeinflussen können.
Bei der Aufklärung zu anerkannten Heilmitteln helfen dir die Informationen der GKV-Leistungsbeschreibung. Andere therapeutische Leistungen müssen selbst beschrieben werden, ggf. bieten Fortbildungsanbieter spezieller Therapiemethoden Vorlagen und Informationen dafür.
So kann das klingen:
„Ihr:e Ärzt:in hat Ihnen sensomotorisch-perzeptive Behandlungen [Heilmittel] zur Aufrechterhaltung und Besserung ihrer aktiven Bewegungsfunktionen bei Ihrer Parkinsonerkrankung [Diagnose] verordnet. (Notwendigkeit ✔)
Wir treffen uns dafür zweimal wöchentlich für je 45 Minuten für zunächst zehn Termine [Behandlungsumfang], um zusammen gezielt an Grob-, Fein- und Willkürmotorik [Therapieziel] zu arbeiten. (Umfang, Erfolgsaussichten ✔)
Die Behandlung erfolgt durch handlungsorientiertes Training der Aktivitäten ihres täglichen Lebens (ATL-/ Selbsthilfetraining) sowie der dazu benötigten Fertigkeiten und Körperfunktionen [Therapiemethode]. Risiken sind in der Regel gering. Sollten bei Ihnen Beschwerden im Kontext der Behandlung auftreten, geben Sie mir bitte sofort Bescheid. (Risiken ✔)
Damit wir Ihre Therapieziele bestmöglich erreichen, können Sie selbst aktiv mitwirken, indem Sie regelmäßige Eigenübungen durchführen, auf eine ergonomische Haltung achten oder ungünstige Belastungen vermeiden. (Erfolgsfaktoren ✔)
Sind Sie einverstanden, können wir mit Ihrer Therapie loslegen?“
c) Kontinuierliche therapeutische Aufklärung (§ 630 c Absatz 2 BGB)
Du bist verpflichtet, Patient:innen während der Behandlung fortlaufend über alle therapierelevanten Aspekte zu informieren.
Dazu gehören: Diagnose, Therapieziele, Behandlungsmethoden, Eigenübungen und Risiken
🚀 Praxistipp: Ergänzende schriftliche Informationen, z. B. zu Diagnosen, Übungen oder unterstützendem Verhalten können das Verständnis und die Eigenverantwortung der Patient:innen fördern.
Dokumentationspflicht Therapeut:in
(§ 630 f BGB und § 630 g BGB)
Die Dokumentation ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch ein wichtiges Beweismittel im Haftungs- oder Streitfall.
💡 Alles, was nicht in der Akte dokumentiert wurde, hat im Falle einer Prüfung „nicht stattgefunden“ und wird nicht als Beleg anerkannt.
- Du bist verpflichtet, alle relevanten Behandlungsinhalte in einer Patientenakte zu dokumentieren (Papier oder digital) – dazu gehören: Anamnese, Diagnosen und Befunde, Verlauf und Ergebnisse der einzelnen Behandlung, alle Aufklärungen, Beratungen und wichtige Ereignisse, Schriftstücke wie unterschriebene Verträge oder Arztbriefe
- Änderungen der Dokumentation müssen nachvollziehbar und so durchgeführt sein, dass der ursprüngliche Inhalt vollständig erkennbar bleibt (z. B. durch Datumsvermerke).
- Patientenakten müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.
- Patient:innen haben ein Recht auf Einsicht und können einen Abschrift gegen Entgelt verlangen.
💡Hinweis zur digitalen Dokumentation: Wenn du deine Dokumentation bereits in einer Software erstellst, musst du sicherstellen, dass alle Änderungen nachvollziehbar sind.
thevea-Nutzer:innen sind hier auf der sicheren Seite – in unserer Praxissoftware Ergotherapie wird jede Dokumentationsanpassung inkl. der durchführenden Person im Hintergrund festgehalten.
Ergänzende BGB-Regeln zur Patientenvereinbarung Ergotherapie
Weil Behandlungsverträge zu den BGB-Dienstverträgen gehören, gehen damit automatisch zwei weitere Paragrafen einher, die die Rechte deiner Praxis stärken.
Zahlungszeitpunkt für Privatleistungen (§ 614 BGB)
- Du darfst jede Privatbehandlung einzeln abrechnen und musst nicht das Verordnungs- oder Behandlungsende abwarten, bis du dein Geld erhältst.
- Privatversicherte oder Selbstzahler:innen müssen ihre Zahlung direkt im Anschluss an die Behandlung leisten.
- Alternativ kannst du individuelle Zahlungsmodalitäten festlegen, solange Patient:innen darüber während der wirtschaftlichen Aufklärung informiert werden.
Ausfallgebühr (§ 615 BGB)
- Bei Ausfällen darfst du die vereinbarte Vergütung in Rechnung stellen, wenn Patient:innen einen Termin nicht rechtzeitig absagen oder nicht erscheinen.
- Du musst Patient:innen zuvor mindestens mündlich über die Ausfallrechnung und die Terminregeln aufklären.
🚀 Praxistipp: Auch diese Aufklärung ist mithilfe eines schriftlichen Vertrags sicher belegbar, was besonders bei Diskussionen zur Ausfallgebühr sehr hilfreich ist.
Fazit: Rechte und Pflichten aus dem BGB-Behandlungsvertrag
Als Therapeut:in erfüllst du deine BGB-Pflichten, wenn du
- Patient:innen vorab und während der Behandlung umfassend aufklärst,
- Behandlungen nach anerkannten Standards durchführst,
- alle relevanten Inhalte lückenlos dokumentierst.
Im Gegenzug hast du Anspruch auf
- kooperative Zusammenarbeit mit Patient:innen für den Therapieerfolg,
- vollständige und fristgerechte Zahlung der Vergütung,
- Vergütung von Terminausfällen bei Nichterscheinen.
BGB-Behandlungsvertrag auch ohne Diagnose?
Ob der BGB-Behandlungsvertrag auch für Selbstzahler:innen ohne medizinische Diagnose greift, hängt davon ab, ob du in deiner Praxis zwischen medizinisch-therapeutischen Patient:innen und privaten Kund:innen ohne Diagnose unterscheidest.
Möglichkeit 1: Alle Patient:innen werden therapeutisch behandelt
Falls du keine Unterscheidung machst und Selbstzahler:innen mit demselben therapeutischen Fokus behandelst wie Patient:innen mit ärztlicher Verordnung, dann greift der Behandlungsvertrag für alle.
➡Dann gilt der Behandlungsvertrag für alle Patient:innen mit allen Rechten und Pflichten gemäß BGB.
Möglichkeit 2: Unterscheidung zwischen therapeutischen und Wellness-Leistungen
Bei Wellness- oder Präventionsmaßnahmen ohne jeglichen medizinisch-therapeutischen Bezug greifen die BGB-Regeln zum Behandlungsvertrag nicht zwangsläufig.
Wenn diese privaten Dienstleistungen für Kund:innen klar von deinen therapeutischen Leistungen zu unterscheiden sind, kann hierbei ggf. auf die Behandler-Regeln des BGB verzichtet werden
💡 Warum ist das wichtig? Viele Selbstzahler:innen buchen bewusst bei Ergotherapeut:innen, weil sie eine medizinisch fundierte Behandlung erwarten.
Sie dürfen davon ausgehen, dass dabei die gleichen Therapiestandards gelten, wie für Patient:innen mit ärztlicher Verordnung – einschließlich Aufklärung, Beratung und Dokumentation.
Falls das in deiner Praxis bei privaten Dienstleistungen nicht der Fall ist, sollte das für die Kund:innen klar erkennbar sein, um möglichen Streitigkeiten zur therapeutischen Haftung vorzubeugen.
Etwa dadurch, dass diese Leistungen in der Preisliste deiner Praxis nicht in einem Zug mit den therapeutischen Behandlungen, sondern unter „Wellness-Angebot“ oder „Nicht-therapeutische Leistungen“ aufzählt werden.
→ Dann können Wellness- und Präventionsmaßnahmen auch durch einen einfachen Dienstleistungsvertrag geregelt werden, bei dem die therapeutische Aufklärungs- und Dokumentationspflicht entfällt.
Über den Umfang und die Zahlungsmodalitäten der Dienstleistung musst du aber auch alle Kund:innen aufklären. Am sichersten mit einer schriftlichen Honorarvereinbarung, in der auch über die Ausfallgebühr und ggf. andere wichtige Aspekte informiert wird (Beispiel folgt).
Schriftlicher Behandlungsvertrag Ergotherapie [inkl. Vorlage mit Textbausteinen]
Jetzt kennst du alle Regeln des Behandlungsvertrags gemäß Bürgerlichem Gesetzbuch.
Meine sowie die allgemeine Empfehlung ist deutlich herauszulesen: Ergotherapiepraxen sollten vor Behandlungsbeginn mit allen Patient:innen schriftliche Behandlungsverträge vereinbaren, um
✅ die BGB-Regeln sowie individuelle Praxisregelungen sicher und transparent zu vereinbaren.
✅ Missverständnisse und Diskussionen bereits vor Behandlungsbeginn zu vermeiden.
Behandlungsvertrag Ergo: Selbst erstellen oder Vorlage nutzen?
Beides ist möglich – du kannst einen individuellen Vertrag erstellen oder auf eine Vorlage zurückgreifen.
Wichtig ist, dass der gewählte Vertrag bestmöglich zu dir, deinem Praxisteam, euren Abläufen und Patient:innen passt. Dann fallen die Gespräche über und die Vereinbarung von Behandlungsverträgen leichter.
🚀Tipp: Unser kostenloser Download zeigt dir die Vor- und Nachteile beider Optionen und unterstützt dich bei der Entscheidung.
Gestaltungsregeln für schriftliche Behandlungsverträge
Egal, ob du deinen Vertrag selbst erstellst oder eine Vorlage nutzt – diese Grundregeln gelten für Inhalt, Aufbau und Gestaltung.
BGB-Regeln einhalten und konkretisieren
- Dein Vertrag muss die gesetzlichen Vorgaben einhalten – kann diese also nicht außer Kraft setzen (z. B. Aufklärungs- und Dokumentationspflicht), aber individuell konkretisieren (etwa Zahlungsmodalitäten, Regeln der Zusammenarbeit, Ausfallgebühren).
🚀Praxistipp: Ein Vertrag, der die Umsetzung der BGB-Pflichten transparent erklärt, schafft Vertrauen und Sicherheit bei Patient:innen und Therapeut:innen.
Keine festen Vorgaben für Inhalt, Aufbau und Gestaltung
- Du kannst den Inhalt, die Struktur und den Stil individuell festlegen.
- Mögliche Inhalte und Vertragsanlagen: BGB-Regeln, Praxisregeln, schriftliche Aufklärungen zur Therapie, Honorarvereinbarungen für Privatpatient:innen, Datenschutzerklärung, Schweigepflichtsentbindung, Anmeldebogen und/oder Gesundheitsfragebogen
- Der Dokumententitel ist frei wählbar. Ob Behandlungsvertrag, Behandlungs- und Honorarvereinbarung, Anmeldebogen oder Aufnahmeformular. Wähle eine Bezeichnung, die zu deiner Praxis passt.
Eine Vertragsvariante für alle Patient:innen oder individuelle Verträge?
- Ein umfassender Vertrag reicht meist für alle Patient:innen aus.
- Für Privatpatient:innen empfiehlt sich eine Honorarvereinbarung als Ergänzung, um Preise und Zahlungen klar und transparent abzusichern. Sie kann für Selbstzahler:innen ohne medizinische Diagnose sogar ohne weiteren Behandlungsvertrag ausreichen.
- Unterschiedliche Vertragsvarianten sind nur erforderlich, wenn sich deine Praxisregeln je nach Patientengruppe unterscheiden.
Angaben im Behandlungsvertrag Ergotherapie
Damit das (selbst erstellte) Dokument als Behandlungsvertrag erkennbar ist, sollten folgende Angaben enthalten sein:
Praxisangaben: Titel, Adresse, Kontaktdaten
Patientendaten: Name, Adresse, Geburtsdatum
Hier kannst du zusätzlich relevante Daten für die Patienten-Neuaufnahme abfragen, etwa Telefonnummer, behandelnde Ärzt:innen oder betreuende Personen abfragen.
Diagnose: Ärztliche Verordnung oder Diagnose durch (sektorale) Heilpraktiker:in.
Wenn „keine Diagnose vorhanden“ ist, ist das im Behandlungsvertrag von Selbstzahler:innen auch eine relevante Information.
Vertragsinhalte: Siehe Beispiele weiter unten.
Datum und Unterschrift Patient:in
💡 Praxis-Stempel & Mitarbeiter:innen-Unterschrift sind optional, weil die Praxis als Vertragsherausgeber bereits in den Praxisangaben erkennbar ist.
Eine zusätzliche Unterschrift deines Teams kann jedoch sicherstellen, dass Therapeut:innen die Inhalte persönlich mit Patient:innen besprechen und Rückfragen klären.
Welche Inhalte sollte dein Behandlungsvertrag haben?
Das sollte jeder schriftliche Behandlungsvertrag beinhalten:
- Patienten-Einwilligung
- Wirtschaftliche Aufklärung
- Aufklärung zur Ausfallgebühr
Das sollte zusätzlich vereinbart werden:
Honorarvereinbarungen für Privatpatient:innen sollten separat getroffen werden, damit bei Preisänderungen nicht der gesamte Behandlungsvertrag neu vereinbart werden muss. Vorlage folgt.
Datenschutzvereinbarung sowie Schweigepflichtentbindung sind ebenfalls wichtige Aspekte der Zusammenarbeit mit Patient:innen. Beides hat aus gesetzlicher Sicht aber nichts mit dem Behandlungsvertrag des BGB zu tun.
💡Diese Vereinbarungen sollten unbedingt durch Anwält:innen oder eine Rechtsberatung (der Berufsverbände) geprüft und passend für die Umstände deiner Praxis formuliert werden. Darum gehe ich in diesem Artikel nicht weiter darauf ein.
Das kann zusätzlich enthalten sein:
- Detaillierte BGB-Aufklärung
- Schriftliche Therapieaufklärung
- Regeln der Zusammenarbeit
- Individuelle Praxisregeln (Zusatzhinweise)
- Anmeldebogen
- Gesundheitsfragebogen (sollte getrennt sein, um ihn unabhängig vom Vertrag aktualisieren zu können)
Beispiele, Textbausteine und Vorlagen für Behandlungsverträge der Ergotherapie
Die folgenden Beispiele basieren auf meinen Erfahrungen als Praxisinhaber:in und Referent:in. Sie sollen dir als Inspiration dienen und zeigen, dass Behandlungsverträge kompakt und verständlich formuliert sein können.
- Sie sind keine rechtlich verbindlichen Vorlagen und haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, Aktualität oder Sicherheit.
- Passe die Inhalte bitte an deine individuellen Praxisanforderungen an, wenn du deinen Vertrag mithilfe der Beispiele erstellen willst.
- Für eine rechtssichere Prüfung konsultiere eine:n Anwält:in oder eine Fachstelle.
🚀Tipp: Klappe die Textabschnitte unter den Downloads aus, um vollständige Vertragsbeispiele zu sehen.
Kompakter Behandlungsvertrag Ergotherapie
Einwilligung und wirtschaftliche Aufklärung
Mit Ihrer Unterschrift bestätigen Sie, die Vereinbarung anzuerkennen und in die Behandlung einzuwilligen.
Bitte unterzeichnen Sie zusätzlich die beiliegenden Dokumente: Datenschutzvereinbarung, Schweigepflichtentbindung und/oder Honorarvereinbarungen.
Für Rückfragen steht Ihnen unser Praxisteam vor der Unterzeichnung zur Verfügung.
1. Gesetzlich Versicherte (GKV, BG, UVT, Heilfürsorge)
- Die Praxis rechnet direkt mit Ihrer Krankenkasse ab.
- Zuzahlung gesetzlich Versicherte: Sie zahlen einen Eigenanteil von 10 € plus 10 % der Therapiekosten Ihrer Heilmittelverordnung. Der Betrag ist ab der ersten Behandlung in bar oder per Karte zu zahlen.
- Gewünschte ergänzende Leistungen, die über die ärztliche Verordnung hinausgehen, werden in einer separaten Honorarvereinbarung vereinbart und als Selbstzahlerleistung erbracht. Die Kosten werden nicht von Ihrer Krankenkasse übernommen.
2. Privatversicherte, Beihilfeversicherte und Selbstzahler:innen
- Die Kosten der Behandlung entnehmen Sie der beiliegenden Honorarvereinbarung (💡Oder: … der aushängenden, gültigen Fassung der Preisliste).
- Sie verpflichten sich, die Vergütung vollständig und pünktlich zu zahlen – unabhängig von der Erstattung durch Ihre Versicherung. Die Abrechnung erfolgt nach jedem Termin, zahlbar in bar oder per Karte. Rechnungen werden nur nach Absprache ausgestellt.
3. Terminregeln und Ausfallgebühr
- Die Praxis ist als Bestellpraxis organisiert – jeder Termin wird exklusiv für Sie reserviert. Darum sind Termine pünktlich einzuhalten oder mindestens 24 Stunden vorher abzusagen.
- Ausfallgebühr: Bei späterer Absage oder Nichterscheinen ist die Praxis gemäß § 615 BGB dazu berechtigt, Ihnen den Ausfall in Rechnung zu stellen, sofern die Zeit nicht neu vergeben werden konnte. Das Ausfallhonorar orientiert sich an der vereinbarten Vergütung (Honorarvereinbarung) bzw. an der gesetzlichen Vergütung Ihrer Krankenkasse (Information nach Rückfrage).
- Die Praxis informiert Sie rechtzeitig, falls Termine verschoben oder abgesagt werden müssen. Sie erhalten einen Ersatztermin zur Erbringung der vereinbarten Leistung.
Behandlungsvertrag mit Regeln zur Zusammenarbeit und Zusatzhinweisen
Einwilligung und Aufklärung
Mit Ihrer Unterschrift bestätigen Sie, die Vereinbarung anzuerkennen und in die Behandlung einzuwilligen.
Bitte unterzeichnen Sie zusätzlich die beiliegenden Dokumente: Datenschutzvereinbarung, Schweigepflicht-Entbindung und/oder Honorarvereinbarungen.
Für Rückfragen steht Ihnen unser Praxisteam vor der Unterzeichnung zur Verfügung.
- Bei Ihrem ersten Termin klärt Ihr:e Therapeut:in Sie über Umfang, Ablauf und mögliche Ergebnisse der Behandlung auf. Schriftliche Leistungsbeschreibungen sind in der Praxis oder auf unserer Website (www.xyz.de) verfügbar.
- Falls Sie nicht selbst einwilligungsfähig sind, werden betreuende Personen entsprechend aufgeklärt. Minderjährige/nicht Einwilligungsfähige benötigen die Zustimmung einer betreuenden Person.
- Physiotherapeutische Behandlungen können den gesamten Körper beeinflussen und Risiken bergen, über die wir Sie (Ihre betreuende Person) bei Notwendigkeit informieren.
- Ihre Behandlung unterliegt den Regelungen eines Dienstvertrags nach §§ 630a ff BGB (Behandlungsvertrag). Ein Therapieerfolg wird damit nicht garantiert.
Grundsätze der Zusammenarbeit
Für eine erfolgreiche Therapie verpflichten sich beide Vertragspartner:innen zu diesen Grundsätzen:
- Ihr:e Therapeut:in informiert Sie mündlich über alle therapierelevanten Aspekte – Rückfragen sind jederzeit möglich.
- Sie informieren uns über gesundheitliche Veränderungen und beteiligen sich aktiv an der Therapie.
- Eigenübungen und Empfehlungen im Rahmen der Therapie führen Sie eigenverantwortlich aus, um Ihre Therapieziele zu erreichen. Die Haftung der Praxis beschränkt sich auf Handlungen während der therapeutischen Behandlung.
- Unerwartete Beschwerden oder Einschränkungen teilen Sie uns umgehend mit. In Notfällen wenden Sie sich direkt an Ihre Arztpraxis oder die Notaufnahme.
- Alle relevanten Behandlungsinhalte werden in Ihrer Patientenakte dokumentiert, die für mindestens 10 Jahre aufbewahrt wird. Sie haben das Recht auf Einsicht und können eine Abschrift gegen Entgelt anfordern.
Wirtschaftliche Aufklärung
1. Gesetzlich Versicherte (GKV, BG, UVT, Heilfürsorge)
- Die Praxis rechnet direkt mit Ihrer Krankenkasse ab.
- Zuzahlung gesetzlich Versicherte: Sie zahlen einen Eigenanteil von 10 € plus 10 % der Therapiekosten Ihrer Heilmittelverordnung. Der Betrag ist ab der ersten Behandlung in bar oder per Karte zu zahlen.
- Gewünschte ergänzende Leistungen, die über die ärztliche Verordnung hinausgehen, werden in einer separaten Honorarvereinbarung vereinbart und als Selbstzahlerleistung erbracht. Die Kosten werden nicht von Ihrer Krankenkasse übernommen.
2. Privatversicherte, Beihilfeversicherte und Selbstzahler:innen
- Die Kosten der Behandlung entnehmen Sie der beiliegenden Honorarvereinbarung (💡Oder: … der aushängenden, gültigen Fassung der Preisliste).
- Sie verpflichten sich, die Vergütung vollständig und pünktlich zu zahlen – unabhängig von der Erstattung durch Ihre Versicherung. Die Abrechnung erfolgt nach jedem Termin, zahlbar in bar oder per Karte. Rechnungen werden nur nach Absprache ausgestellt.
3. Terminregeln und Ausfallgebühr
- Die Praxis ist als Bestellpraxis organisiert – jeder Termin wird exklusiv für Sie reserviert. Darum sind Termine pünktlich einzuhalten oder mindestens 24 Stunden vorher abzusagen.
- Ausfallgebühr: Bei späterer Absage oder Nichterscheinen ist die Praxis gemäß § 615 BGB dazu berechtigt, Ihnen den Ausfall in Rechnung zu stellen, sofern die Zeit nicht neu vergeben werden konnte. Das Ausfallhonorar orientiert sich an der vereinbarten Vergütung (Honorarvereinbarung) bzw. an der gesetzlichen Vergütung Ihrer Krankenkasse (Information nach Rückfrage).
- Die Praxis informiert Sie rechtzeitig, falls Termine verschoben oder abgesagt werden müssen. Sie erhalten einen Ersatztermin zur Erbringung der vereinbarten Leistung.
Geltung des Behandlungsvertrags
- Der Vertrag tritt mit Ihrer Unterzeichnung in Kraft und gilt für die Durchführung aller Erst- und Folgeverordnungen bzw. Erst- und Folgebehandlungen, bis er von einer der beiden Seiten aufgelöst wird.
- Änderungen oder Ergänzungen müssen schriftlich vereinbart werden. Bei Preisänderungen wird eine bestehende Honorarvereinbarung seitens der Praxis aufgelöst und neu vereinbart, bevor weitere Behandlungen stattfinden.
Beendigung des Behandlungsvertrags
- Sie können den Vertrag jederzeit mündlich ohne Angabe von Gründen beenden; geplante Termine werden storniert.
- Die Praxis kann den Vertrag beenden, wenn: empfohlene Maßnahmen oder Beratungsinhalte abgelehnt werden; falsche oder unvollständige Angaben gemacht wurden; Ihre Lebensführung die Therapieziele verhindert; Zahlungen ausstehen.
- Eine Wiederaufnahme des Vertrags ist bei Einigung möglich.
Weitere Hinweise
- Bitte bringen Sie zu jeder Behandlung ein ausreichend großes Handtuch zum Abdecken der Liege mit.
- Bitte verhalten Sie sich stets respektvoll gegenüber allen Praxismitarbeiter:innen.
- Sollte Grund zur Beschwerde vorliegen, richten Sie diese bitte direkt an die Praxisinhaber/den Praxisinhaber … [Name] unter … [Telefonnummer] oder … [E-Mail-Adresse].
Honorarvereinbarung in der Ergotherapie
Honorarvereinbarungen schließt du nur mit Privatversicherten, Selbstzahler:innen und für Zusatzleistungen für gesetzlich versicherte Patient:innen.
Die Vergütungshöhe und Zahlungsweise im Rahmen von gesetzlichen Kostenträgern (GKV, BG, UVT, Heilfürsorge) werden in den jeweiligen Verträgen geregelt.
Zeitpunkt der Honorarvereinbarung und Aktualisierung
- Wie der Behandlungsvertrag sollten auch die Honorarvereinbarungen vor Behandlungsbeginn und als Teil der wirtschaftlichen Aufklärung gemäß BGB vereinbart werden.
- Wenn du die Preise deines Therapieangebotes erhöhst, muss immer eine neue Preisvereinbarung mit Patient:innen geschlossen werden.
🚀 Praxistipp: Dieser kleine bürokratische Mehraufwand zahlt sich am Ende aus.
Preisdiskussionen sind immer nervig und belasten das Therapeut:in-Patient:in-Verhältnis.
„Ich wusste nicht, wie teuer das ist“ und ähnliche Ausreden haben mit einer transparenten Honorarvereinbarung und einem ausführlichen Behandlungsvertrag keine Chance!
Im Diskussionsfall wird einfach der Scan oder die Kopie der unterschriebenen Vereinbarung aus der Patientenakte geholt und als Erinnerung gezeigt.
Im Zusatzartikel „Privatpreise: durchsetzen statt diskutieren” findest du weitere Beispiele für Situationen, in denen dich die Honorarvereinbarung vor Diskussionen bewahrt.
Inhalt der Preisvereinbarung Ergotherapie
- Patienten- und Praxisdaten
- Vereinbarte Therapie-Leistungen und deren Preise
🚀Praxistipp: Damit Patient:innen dabei nicht die Erwartung aufbauen, dass in dieser Zeit ausschließlich therapiert wird, erläutere dazu Folgendes mündlich (oder schriftlich): „Vereinbarte Behandlungszeiten beinhalten neben der aktiven Therapiezeit auch Zeit für das An- und Abkleiden sowie die Befundung, Dokumentation und Terminvergabe.“
- Erneute wirtschaftliche Aufklärung (Zahlungsmodalitäten)
Textvorlage: Die Vereinbarung behält auch dann ihre Gültigkeit, wenn eine Erstattung der Vergütung durch Erstattungsstellen nicht oder nicht in voller Höhe gewährleistet ist.
Die Vergütung ist gemäß § 614 BGB stets sofort fällig, unabhängig des Zeitpunktes einer möglichen Erstattung durch Erstattungsstellen.
- Datum und Unterschrift Patient:in (und Praxis)
Honorarvereinbarung Ergotherapie als Vertragsergänzung
Diese Honorarvereinbarung wurde mit wenigen Klicks in thevea (unserer sehr guten Praxissoftware Ergotherapie 😉) erstellt und kann dir als Inspiration dienen.
Honorarvereinbarung private Dienstleistung
Für Wellness- oder Präventionsmaßnahmen ohne therapeutischen Kontext kann der „einfache” Dienstvertrag gemäß BGB greifen.
Dann schließt du in der Regel keinen ausführlichen Behandlungsvertrag, sondern lediglich eine Preisvereinbarung mit Kund:innen (Selbstzahler:innen), um damit mindestens über die Zahlung und Ausfallgebühr festzulegen.
Du kannst natürlich noch weitere Praxisregeln und Zusatzhinweise darin festhalten.
Tipps zur Umsetzung und Kommunikation
Du hast es geschafft!
Entweder weißt du jetzt ganz genau, worauf du bei der Auswahl einer Vertragsvorlage Wert legen willst oder fühlst dich sogar sicher genug, einen individuellen Behandlungsvertrag für deine Praxis selbst zu erstellen.
Dann bleibt nur noch die Frage der reibungs- und diskussionslosen Umsetzung – der widme ich mich zum Abschluss dieses Leitfadens kurz.
So läuft die Ergo-Vertragsvereinbarung idealerweise
1️⃣ Bestelle Neupatient:innen 10 bis 15 Minuten vor ihrem Termin ein.
Erwähne schon bei der Terminvereinbarung, dass vor Behandlungsbeginn zunächst alle organisatorischen Fragen gemeinsam geklärt werden müssen.
2️⃣ Händige ihnen dann den Behandlungsvertrag sowie alle dazugehörigen Anlagen aus (Datenschutzaufklärung, Schweigepflichtentbindung, ggf. Honorarvereinbarung oder Gesundheitsfragebogen).
Erkläre, bei wem Rückfragen gestellt werden können (jederzeit bei Rezeptionsfachkraft oder mit Terminbeginn bei Therapeut:in) und dass sie erst unterzeichnen sollten, wenn keine mehr offen sind.
3️⃣ Gib ihnen Zeit, alle Dokumente in Ruhe im Wartezimmer zu lesen.
4️⃣ Bei Beginn des vereinbarten Termins muss die Unterschrift noch nicht zwangsläufig erfolgt sein.
Denn die Behandlungsaufklärung erfolgt erst durch die behandelnde Therapeutin oder den behandelnden Therapeuten beim Start des Termins. Einige Patient:innen möchten diese ggf. gerne abwarten, bevor sie unterschreiben.
🚀Praxistipp: Sichere den Behandlungsvertrag durch persönliche Rückfrage doppelt ab.
„Haben Sie die Regeln unserer Zusammenarbeit, Ihren Leistungsumfang, die Zahlungsbedingungen (der Zuzahlung) sowie die Hinweise Ausfallgebühr verstanden?“
Wenn die Antwort „ja“ lautet, kannst du sicher sein, dass Patient:innen die Vertragsinhalte wirklich gelesen und verstanden haben.
Wichtig: Nach erfolgreichem Vertragsabschluss musst du alle unterschriebenen Vertragsdokumente in der Patientenakte dokumentieren und Patient:innen eine vollständige Version dieser aushändigen.
Am einfachsten setzt du das um, indem du die patientenseitig ausgefüllten Dokumente als Kopie oder Scan in der (digitalen) Patientenakte hinterlegst und das Original wieder an Patient:innen ausgehändigt.
5️⃣Jetzt sind alle Fragen geklärt, Patient:innen gut informiert und du auf der sicheren Seite: Die Behandlung kann losgehen!
🚀 Noch zwei Praxistipps dazu
1️⃣ Wenn die Therapeut:innen deiner Praxis durch eine Rezeptionsfachkraft entlastet werden, sollte dieser Ablauf gut zu organisieren sein.
Arbeitest du ohne besetzte Rezeption, musst du hier ggf. im Vorhinein ein wenig organisatorischen Aufwand betreiben, indem du die Vertragsunterlagen so vorbereitest, dass du sie Neupatient:innen schnell überreichen kannst – selbst wenn du eigentlich gerade in einer Behandlung steckst.
2️⃣ Um die organisatorische Zeit vor Beginn des Behandlungstermins zu minimieren, kannst du die Vertragsunterlagen vorab per Mail oder per Post an Patient:innen versenden.
Wichtig: Dafür müssen Patient:innen dir ihre Kontaktdaten freiwillig nennen und damit einwilligen, dass du sie auf diesen Wegen kontaktieren darfst.
Wenn Patient:innen sich bereit erklären, deine Praxis von sich aus bei WhatsApp zu kontaktieren, kannst du ihnen vorab leere Vertragsdokumente zur Ansicht senden.
Wichtig ist, dass dabei keine patientenbezogenen Daten eingetragen sind und dass Patient:innen angehalten werden, diese Vertragsversion nicht ausgefüllt an dich zurückzusenden (Stichwort Datenschutz).
Wenn sie es doch tun, haben sie sich freiwillig und selbst dazu entschieden, ihre sensiblen Daten über eine unsichere Verbindung an dich weiterzuleiten.
Alternativ kannst du alle Unterlagen auch auf deiner Website zur Verfügung stellen und bei der Terminvereinbarung darauf verweisen.
So kommunizierst du Behandlungsverträge souverän
Es ist heute selbstverständlich, dass alle möglichen Zusammenarbeiten durch schriftliche Verträge abgesichert werden (Handwerk, Wellness, Urlaube, Online-Einkäufe etc.). Genauso selbstverständlich solltest du deshalb auch mit dem Behandlungsvertrag und den einhergehenden Regeln deiner Praxis umgehen.
Mache keine Ausnahmen, rechtfertige dich nicht und stelle die Vorteile für beide Vertragsparteien immer in den Vordergrund.
Sätze wie diese können dir und deinem Team im Diskussionsfall helfen:
- „Natürlich vereinbaren wir mit Ihnen alle relevanten Aspekte zu Ihrer Behandlung schriftlich. Es geht immerhin um das Wichtigste, was Sie haben: Ihre Gesundheit. Da sollten auch sie ein Interesse an ausführlicher Aufklärung haben.“
- „Nein, wir machen grundsätzlich keine Ausnahmen. Unser Behandlungsvertrag sichert Sie als auch uns in besonderem Maße ab und darauf verzichten wir unter keinen Umständen.“
- „Ja, sie dürfen die viele Bürokratie anstrengend/nervig finden. Im Worst Case werden sie aber sehr beruhigt und froh darüber sein, dass Sie sich diese Zeit genommen haben.“
- „Schaden. Wenn Sie unseren Behandlungsvertrag nicht anerkennen wollen, können wir Sie leider nicht behandeln. Wir wünschen Ihnen viel Glück bei Ihrer Therapie in einer anderen Ergotherapiepraxis.“
Darum lohnt sich der kleine Mehraufwand schriftlicher Behandlungsverträge langfristig
Alle Seiten sind gut abgesichert.
Das sollte in diesem Leitfaden sehr deutlich geworden sein.
Praxismitarbeiter fühlen sich sicherer.
Weil sie sich an den einheitlichen Regeln orientieren und sich darauf verlassen können, dass alle Beteiligten zu jeder Zeit den gleichen Wissensstand haben.
Das vermeidet den Erfolg von unterschwelligen Manipulationsversuchen seitens der Patient:innen, wie „Ihre Kolleg:in hat mir die Tapeanlage immer kostenlos gesetzt“ oder „Bei ihrer Chefin muss ich bestimmt keine Ausfallgebühr zahlen“.
Compliance und Selbstverantwortung von Patient:innen steigt.
Meiner Erfahrung nach entwickeln gut informierte und transparent aufgeklärte Menschen ein besonderes Maß an Eigenmotivation und Selbstverantwortung für ihre Therapie. Sie halten ihre Termine pünktlich ein, führen ihre Eigenübungen regelmäßig durch, halten sich gewissenhaft an therapeutische Empfehlungen und zahlen sogar freiwillig und gerne für ihre Therapie (inkl. der Ausfallgebühr).
Ergebnis: Die Compliance steigt, die Zusammenarbeit verbessert sich und Therapieziele lassen sich besser erreichen.
Schlusswort zum Behandlungsvertrag der Ergotherapie
Das waren ganz schön viele Informationen, aber jetzt bist du selbst Expert:in für eine der wichtigsten Grundlagen der Zusammenarbeit mit Patient:innen.
So wie das Lesen meines Leitfadens wird dir auch die Umsetzung (und Erstellung) von schriftlichen Behandlungsverträgen für deine Praxis noch einmal Zeit (und vielleicht Nerven) kosten. Aber das lohnt sich absolut: Nur damit kannst du dich, dein Praxisteam, eure Vergütung und eure Patienten:innen während der Zusammenarbeit absichern.
Ich wünsche dir viel Spaß und Erfolg dabei und hoffe, dass ein Funke meiner Begeisterung für klare und transparente Behandlungsvereinbarungen auch bei dir entfacht wird.
Wie kann ich eine Honorarrechnung erstellen?
Hi Yvonne,
das haben wir im Artikel zur Privatabrechnung im vorletzten Abschnitt im Detail erläutert. 🙂
Viele Grüße
Laura von thevea