Nicht mehr lange und die Telematikinfrastruktur-Pflicht (TI) in der Ergotherapie kommt. Ab wann die Pflicht zur Digitalisierung in der Ergotherapie gilt und welche Schritte jetzt wichtig sind, zeigt dir dieser TI-Leitfaden.
Digitalisierung und TI-Pflicht kompakt
Ab wann gilt die Pflicht zur Digitalisierung in der Ergotherapie?
Offizieller Termin für den Anschluss an die Telematikinfrastruktur ist der 01.01.2026 – so steht's im Gesetz. Voraussetzung für den Anschluss an die TI ist die (teilweise) Digitalisierung deiner Praxis.
Was ist die Telematikinfrastruktur?
Die TI ist das digitale Netzwerk, das alle Akteure im Gesundheitswesen miteinander verbindet, z. B. für sichere und schnelle Kommunikation mit Arztpraxen. Und sie ist der Grund, warum Ergotherapiepraxen quasi eine Pflicht zur Digitalisierung haben.
Wann kommt die E-Verordnung?
Die elektronische Heilmittelverordnung geht nach aktuellem Stand am 1. Januar 2027 an den Start – so steht es im Gesetz.
Was brauche ich für den TI-Anschluss?
- Internetanschluss, PC/Laptop/Tablet, TI-fähige Praxissoftware
- TI-Anschluss
- Heilberufsausweis (eHBA) und TI-Zugangskarte (SMC-B)
- Kartenlesegerät (beim Anschluss dabei)
Welche Kosten kommen auf mich zu?
Wenn deine Praxis bereits digital arbeitet, ist der Anschluss für dich kostenneutral. Das zumindest gilt für den TI-Anschluss über thevea. Die monatliche Kostenerstattung deckt den Anschluss, das Kartenlesegerät und die TI-Zugangskarten ab.
Wenn du noch analog unterwegs bist, bieten wir dir eine einfache und besonders günstige Praxissoftware – denn die Software wird nicht refinanziert.
Wie funktioniert die E-Verordnung?
Künftig erfasst du GKV-Verordnungen, indem du einen QR-Code scannst oder die Gesundheitskarte deiner Patientinnen und Patienten in dein Kartenlesegerät steckst. Das kennst du vielleicht schon vom E-Rezept in der Apotheke.
Die Leistungsbestätigung erfolgt ebenfalls digital - z. B. durch eine digitale Signatur auf dem Smartphone oder Tablet.
Das ändert sich in deiner Ergotherapie-Praxis
Die Telematikinfrastruktur klingt für viele erst einmal nach theoretischer Pflicht. Und das stimmt sogar: Sie ist für alle Akteure im Gesundheitswesen verpflichtend.
Doch mit dem richtigen Hintergrundwissen werden die Vorteile für dich und deine Praxis klarer und der Weg in die TI einfacher.
Die TI hat ein großes, übergeordnetes Ziel: Sie soll alle Akteure im Gesundheitswesen digital und sicher vernetzen.
Das heißt, dass langfristig alle Ärzt:innen, Krankenhäuser, Apotheken, Pflegeinstitutionen, Heilmittelerbringer:innen und andere Gesundheitseinrichtungen an die TI angeschlossen sein werden.
Unsere Umfrage unter knapp 400 Praxen zeigt, dass die meisten noch keine Meinung haben oder neutral bis positiv eingestellt sind. Rund 30 Prozent der Teilnehmenden kam aus Praxen, die noch analog arbeiten.
Geräte und Komponenten in deiner Praxis
Das brauchst du in deiner Praxis, um die TI nutzen zu können:
- Internetanschluss
Du benötigst eine schnelle, stabile Internetverbindung. Ob DSL oder Kabel ist dabei egal. Mobile Daten reichen nicht aus, da sie nicht so verlässlich sind. - PC, Laptop oder Tablet
Welches Gerät du nutzt, ist egal, solange deine TI-fähige Software darauf läuft. - Praxissoftware oder TI-Anwendung
Die Software ist nicht Teil der Refinanzierung. Deswegen bieten wir mit Paketen für 29,90 € netto (thevea Starter) bzw. 49,90 € netto (thevea Pro) monatlich einen besonders günstigen Einstieg. - eHBA
Den eHBA benötigst du zunächst nur dafür, deine SMC-B für deine Praxis zu beantragen. Weitere Anwendungsfälle gibt es aktuell noch nicht für Heilmittelerbringer:innen. Er kann aber später zum Beispiel der elektronischen Signatur dienen. - TI-Zugangskarte SMC-B
Die SMC-B steckst du wie eine SIM-Karte in dein Kartenlesegerät. Pro Praxisstandort benötigst du erst einmal nur eine. - Kartenlesegerät
Das Kartenlesegerät ist in deinem TI-Anschluss enthalten. Die SMC-B steckt dauerhaft im Gerät und verifiziert den TI-Anschluss. Das Gerät liest außerdem die elektronische Gesundheitskarte deiner Patient:innen ein.
Und so sehen die TI-Komponenten aus
eHBA
Mit dem elektronischen Heilberufsausweis beantragst du die TI-Zugangskarte für deine Praxis.
SMC-B
Die SMC-B deiner Praxis ist deine "Zugangskarte" zur Telematikinfrastruktur.
Kartenlesegerät
Die SMC-B steckst du in das Kartenlesegerät, das du als Teil des TI-Anschlusses bekommst.
Vorteile der TI
Papierkram, Drucker, Faxgeräte, Briefe frankieren und Co. gehören schon bald der Vergangenheit an.
Künftig verschickst du Therapieberichte, Verordnungskorrekturen oder Rückfragen zu Patient:innen einfach via KIM an die verordnende Arztpraxis. Und im zweiten Schritt erfasst du Verordnungen 100 % digital.
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Deine Patient:innen profitieren, weil ihre Gesundheitsdaten sicher zwischen Ärzt:innen, Therapeut:innen und anderen Behandelnden ausgetauscht werden können.
Das erleichtert die Abstimmung der Behandlung. Auch Rezepte und Verordnungen sind digital verfügbar, sodass weniger Wege und Papier nötig sind.
Über den zentralen Verzeichnisdienst kannst du super einfach alle anderen Akteur:innen im Gesundheitswesen finden und sofort auf sicherem Wege kontaktieren.
Gesetzliche Fristen
Jetzt wird es einmal kurz juristisch: Der § 360 im SGB V legt nämlich fest, wann deine Praxis an die Telematikinfrastruktur angeschlossen sein muss.
Und dort heißt es im Absatz 8, dass "Heil- und Hilfsmittelerbringer [...] bis zum 1. Januar 2026 an die TI nach § 306" angeschlossen sein müssen.
So hast du dann ein Jahr Vorlauf, bis zum 1. Januar 2027 die elektronische Heilmittelverordnung eingeführt wird.
Ganz klar: Die Vergangenheit hat gezeigt, dass sich solche Fristen ändern können. Ich empfehle dir dennoch, dich an diesen Daten zu orientieren.
Der Antragsprozess nimmt nämlich etwas Zeit in Anspruch - manchmal sogar bis zu vier Monate. Beginnst du bereits jetzt damit, dich um alles zu kümmern, kannst du der TI am Jahresende entspannt entgegenblicken.
Es entsteht kein Stress, sollte ein einzelner Schritt länger dauern als geplant. Und TI-Anwendungen wie KIM bringen dir schon vor dem 1. Januar 2027 zahlreiche Vorteile.
Was mache ich wann? TI-Fahrplan
Meine persönliche Empfehlung lautet: Je früher du dich auf den Weg Richtung TI machst, desto entspannter wird es für dich.
2025
- Falls du aktuell noch ohne Praxisverwaltungssoftware arbeitest, ist das zunächst der wichtigste Schritt. Plane ausreichend Zeit für die Suche und Einrichtung ein, besonders dafür, dich mit der Anwendung vertraut zu machen.
- Bestellung TI-Anschluss
- Beantragung und Bestellung der TI-Zugangskarten eHBA und SMC-B
- Anschluss an die TI & Antrag auf Refinanzierung
2026
Du kontaktierst Arztpraxen über die Telematikinfrastruktur aus deiner Praxissoftware heraus.
2027
Du erfasst E-Verordnungen über das Kartenlesegerät, dass dir mit dem TI-Anschluss zur Verfügung gestellt wird. Die Verordnungen prüfst und verarbeitest du über deine Praxissoftware.
Anleitung: Von Antrag bis Anschluss
Um dich an die TI anschließen zu können, musst du ein paar Dinge beantragen.
Mit dieser Übersicht kannst du die einzelnen Komponenten nach und nach abarbeiten. Idealerweise solltest du diese Schritte bis Ende 2025 erledigt haben.
Eine Umfrage unter Hunderten Praxen zeigt, dass die große Mehrheit noch nicht so weit ist.
[1] TI-Anschluss
Du kannst deinen TI-Anschluss einfach bei einem Anbieter deiner Wahl bestellen. Oftmals ist es sinnvoll, Software und TI beim gleichen Anbieter zu nutzen - bei thevea bekommst du zum Beispiel alles aus einer Hand.
In der Regel enthält deine Bestellung auch ein besonders verschlüsseltes Kartenlesegerät (E-Health-Kartenterminal) und einen KIM-Zugang.
[2] Elektronischer Heilberufsausweis (eHBA)
Der eHBA verifziert dich als Ergotherapeut:in. Er sieht aus wie eine Kreditkarte vergleichbar mit deinem Personalausweis, nur eben bezogen auf deinen Beruf.
Der eHBA ist nötig, um die TI-Zugangskarte (SMC-B) für deine Praxis zu bestellen. Heißt auch: Für den TI-Anschluss reicht ein eHBA pro Praxis bzw. IK.
In anderen Gesundheitseinrichtungen wie Arztpraxen dient er beispielsweise der Einsicht in bestimmte Gesundheitsdaten der elektronischen Patientenakte (ePA) oder für eine elektronische Signatur.
Die eHBA-Bestellung erfolgt nicht beim Anbieter deines TI-Anschlusses, sondern bei einem sogenannten Vertrauensdienstanbieter, zum Beispiel bei der D-Trust. Vorher beantragst du den Ausweis beim elektronischen Gesundheitsberuferegister über das NRW-Serviceportal.
[3] Zugangskarte (SMC-B)
Anders als der eHBA ist die SMC-B nicht personen-, sondern IK-bezogen. Sie verifiziert den TI-Zugang deiner Praxis. Sie gleicht einer SIM-Karte und wird ganz einfach in das elektronische Kartenlesegerät deines TI-Anschlusses gesteckt. Sie ist sozusagen die Eintrittskarte in die TI.
Den SMC-B kannst und solltest du über den selben Anbieter bestellen wie deinen eHBA.
Wichtig: Für die Bestellung des SMC-B benötigst du deinen eHBA.
[4] TI-Anschluss
Und wie entsteht aus diesen einzelnen Bestandteilen nun ein funktionierender TI-Anschluss?
Mit dem richtigen Anbieter ist das tatsächlich gar nicht so kompliziert. So sieht der Ablauf aus, wenn du den TI-Anschluss über thevea bestellst:
- Du gibst uns Bescheid, dass die SMC-B für deine Praxis vorliegt. Das Kartenlesegerät hast du zuvor bereits von uns erhalten.
- Wir prüfen, ob wirklich alle Voraussetzungen erfüllt sind, um den Anschluss zu aktivieren.
- Unsere TI-Profis unterstützen dich bei der Aktivierung. Ein Techniker-Termin vor Ort ist dafür nicht notwendig.
- Deine SMC-B steckst du wie eine SIM-Karte im Handy ins Kartenterminal ein, damit es eine Verbindung zur TI herstellen kann. Auch die elektronische Gesundheitskarte deiner Patient:innen liest du über das Kartenterminal ein.
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Was hat es mit "Konnektoren" und "Gateways" auf sich?
Kurze Antwort:
Darum kümmert sich mittlerweile der Anbieter deines TI-Anschlusses.
Ausführliche Antwort:
Im TI-Anschluss enthalten ist ein Konnektor. Anders, als du es vielleicht noch aus Arztpraxen kennst, steht dieser nicht mehr in deiner Praxis, sondern in einem Rechenzentrum.
Der Konnektor stellt dann - einfach gesagt - eine gesicherte Internetverbindung zu deinem E-Health-Kartenterminal her. Und das wiederum ist wie gewohnt verbunden mit deinem Computer bzw. deiner Praxisverwaltungssoftware, nur eben jetzt über eine gesicherte VPN-Internetverbindung.
Kosten & Erstattung: Die Refinanzierung
❗Eine Erstattung der für die TI entstehenden Kosten ist gesetzlich verankert. Aber: Aktuell ist die Refinanzierung für Ergotherapeut:innen noch nicht beschlossen, da es noch keine Einigung zwischen den Berufsverbänden und dem GKV-Spitzenverband gab (Stand 28.03.2025).
Bis es soweit ist, findest du hier die Infos zur Refinanzierung in der Physiotherapie, denn diese steht schon fest. Ich gehe davon aus, dass es in der Ergotherapie ähnlich ablaufen wird.
💡Übrigens: Wie auch immer die Refinanzierung für Ergotherapeut:innen aussehen wird: Mit dem TI-Angebot von thevea hast du keinerlei Ausgaben für deinen TI-Anschluss über die Refinanzierung hinaus.
Was die Refinanzierungspauschale abdeckt - und was nicht
Auch hier orientieren wir uns an der bereits veröffentlichen Refinanzierungsvereinbarung für Physiotherapie.
Notwendige Ausstattung für den TI-Anschluss, die refinanziert wird:
- TI-Anschluss inklusive Kartenlesegerät
- eHBA
- SMC-B
Ausstattung, die nicht refinanziert wird:
- Computer, Laptop o. Ä.
- Praxisverwaltungssoftware oder mindestens TI-Anwendung
Um die Kosten gering zu halten, bieten wir mit Paketen für 29,90 € netto (thevea Starter) bzw. 49,90 € netto (thevea Pro) monatlich einen besonders günstigen Einstieg.
Höhe der monatlichen TI-Pauschale
❗ So sieht es in der Physiotherapie aus. In der Ergotherapie ist die Refinanzierungsvereinbarung noch nicht unterschrieben.
- TI-Pauschale seit 1. Januar 2025: 207,93 € monatlich
- Zuschlagspauschale für jede:n Mitarbeiter:in mit eHBA in der Praxis: 7,77 € monatlich
So kommst du an die Erstattung
In der Physiotherapie müssen Praxen nachweisen, dass sie an die TI angeschlossen sind und über folgende funktionsfähige Ausstattung verfügen:
- die Anwendung KIM (im Anschluss enthalten)
- einen Konnektor (im Anschluss enthalten)
- ein eHealth-Kartenterminal (im Anschluss enthalten)
- eHBA und die SMC-B-Karte (von dir bestellt)
Auch wenn die TI ohne diese Dinge in der Praxis gar nicht laufen würde: Nachgewiesen werden müssen sie trotzdem.
Kompakt-Webinar: TI zum Angucken
TI-Begriffe: einfach erklärt
KIM, TIM, VSDM, ePA und Co. – im Zusammenhang mit der TI gibt es zahlreiche Abkürzungen und Fachbegriffe. Diese Übersicht erläutert dir in Kürze alle bisher bekannten TI-Anwendungen.
- KIM = Kommunikation im Medizinwesen: Die Anwendung KIM wird dir als Ergotherapeut:innen anfangs am häufigsten begegnen. KIM ist vergleichbar mit bekannten E-Mailprogrammen, hierüber verschickst du sicher und verschlüsselt patientenrelevante Informationen, z. B. Therapieberichte. Über deinen TI-Anbieter erhältst du eine eigene, zertifizierte KIM-Adresse.
- TIM = TI-Messenger: TIM ist so etwas die das sichere Whats-App im Gesundheitswesen. Hierbei handelt es sich um mobile Messenger, die interoperabel funktionieren und genauso sicher sind wie KIM. TI-Messenger können auch von Patient:innen genutzt werden. Aktuell sind die TI-Messenger noch nicht sehr weit verbreitet.
- VZD = Verzeichnisdienst: Der Verzeichnisdienst ist quasi das zentrale TI-Adressbuch. Hier findest du alle Institutionen, Arztpraxen, Heilmittelpraxen usw., die an die TI angeschlossen sind. Falls du jemanden über KIM kontaktieren möchtest, kannst du ganz einfach im VZD nach ihr/ihm suchen.
- VSDM = Versichertenstammdatenmanagement: Über das VSDM bleiben die Stammdaten deiner Patient:innen immer auf dem aktuellen Stand. Das heißt für dich: Sobald du die elektronische Gesundheitskarte einliest, werden die Daten in deiner Praxisverwaltungssoftware automatisch aktualisiert.
- ePA = elektronische Patientenakte: In der ePA sind alle relevanten Informationen (beispielsweise Arztbriefe, Diagnosen, MRT-Aufnahmen usw.) deiner Patient:innen sicher gespeichert. Deine Patient:innen können eigenständig festlegen, welche Informationen von wem eingesehen werden können. Aktuell können Heilmittelerbringer:innen noch nicht auf die ePA zugreifen, langfristig wird dies jedoch möglich sein.
- E-Rezept: Das E-Rezept zählt aktuell zu den bekanntesten TI-Anwendungen. Patient:innen bekommen kein ausgedrucktes Rezept mehr ausgehändigt, sondern können ihre Rezepte per Smartphone-App, elektronischer Gesundheitskarte oder QR-Code-Ausdruck in der Apotheke einlösen.
- E-VO = elektronische Heilmittelverordnung: Voraussichtlich zum 1. Januar 2027 kommt in Anlehnung an das E-Rezept die elektronische Heilmittelverordnung. Künftig werden dann nicht mehr nur Medikamente, sondern auch Leistungen elektronisch verordnet. Nach aktuellem Stand können Patient:innen die E-VO ebenfalls via App, elektronischer Gesundheitskarte oder QR-Code einlösen.
- NFDM = Notfalldatenmanagement: Über die elektronische Gesundheitskarte kann medizinisches Notfallpersonal relevante Informationen ihrer Patient:innen abrufen, beispielsweise zu Herzschrittmachern, Allergien oder der Blutgruppe.
- eMP = elektronischer Medikationsplan: Der elektronische Medikationsplan (eMP) ermöglicht einen schnellen und umfassenden Überblick über die aktuelle Medikation. Auch die Medikationshistorie sowie bekannte Allergien und Unverträglichkeiten sind einsehbar.
Sehr geehrtes Team von Thevea,
Mir ist gerade ins Auge gefallen, dass die Refinanzierungsvereinigung die Ergotherapie noch nicht unterschrieben ist.
Für wann ist das denn geplant und woher bekomme ich die Info ob es dann erfolgt ist oder nicht?
Hallo Yvonne,
die Refinanzierungsvereinbarung für die Ergotherapie ist tatsächlich bis jetzt nicht final unterschrieben.
Ein genauer Zeitpunkt, wann das passieren wird, ist nicht bekannt – das hängt von den Verhandlungen zwischen den Berufsverbänden und den Kostenträgern ab.
Dass es eine Refinanzierung geben wird, ist allerdings gesetzlich geregelt. Nur die genaue Ausgestaltung noch nicht.
In unserem Angebot für den TI-Anschluss haben wir das bereits berücksichtigt: Sollte die Refinanzierung wider Erwarten geringer sein als in der Physiotherapie und die Kosten nicht decken, passen wir unser Angebot an.
Sobald die Refinanzierungsvereinbarung für Ergotherapie steht, informieren wir hier in diesem Artikel darüber.
Viele Grüße
Laura von thevea