IK ist wichtig für deine Vergütung

Mithilfe der Institutionskennzeichen wird der Zahlungsverkehr zwischen Physiotherapeuten, Ergotherapeuten, Logopäden, Podologen und den folgenden Kostenträgern abgewickelt:

• gesetzliche Krankenkassen (GKV)
• gesetzliche Unfallversicherungen und Berufsgenossenschaften (DGUV)
• Postbeamtenkrankenkasse (A-Versicherte)
• Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau 
• deutsche Rentenversicherung 

Das IK muss bei jedem Datenaustausch mit den Kostenträgern angegeben werden.

Hinter der neunstelligen Kennnummer sind die aktuellen, abrechnungsrelevanten Daten von Leistungserbringern gespeichert. 

Die Kostenträger rufen diese bei der Abrechnung ab, um deine Praxis eindeutig zu identifizieren und um deine Vergütung sicher auf das bei der IK hinterlegte Bankkonto zu überweisen. 

IK ist Voraussetzung für deine Zulassung

Da es für die Abrechnung zwingend notwendig ist, ist das Institutionskennzeichen auch eine Grundvoraussetzung für die GKV-Zulassung jeder Heilmittelpraxis. Es muss für den Zulassungsantrag bereits vorliegen. 

Zudem benötigt jeder Heilmittelfachbereich und jeder Praxissitz ein eigens IK. Solltest du mehrere Standorte oder eine interdisziplinäre Praxis eröffnen, musst du mehrere IK-Anträge stellen.

Ein oder mehrere IK-Nummern?

• Eine Logopädiepraxis mit vier Standorten hat je Praxissitz ein Institutionskennzeichen (insgesamt vier). 
• Eine interdisziplinäre Praxis mit Physio- und Ergotherapie am selben Standort hat für jeden Fachbereich eigene IKs (insgesamt zwei).
• Eine Podologiepraxis mit einem Standort hat eine IK.

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IK für Therapiepraxis beantragen

Für die IK-Vergaben und Datensicherung gemäß § 293 SGB V ist die Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen (ARGE IK) verantwortlich. Sie bildet sich aus Vertreter:innen aller Sozialversicherungen.

[1] Antrag stellen

Um das offizielle Kennzeichen für deine Praxis von der ARGE zu erhalten, stellst du einen schriftlichen Antrag per Post, Fax oder E-Mail.

Auf der ARGE-Homepage wird dafür ein übersichtliches Formular zur Verfügung gestellt. 

Du kannst das PDF digital oder ausgedruckt und handschriftlich ausfüllen.

[2] Antrag an ARGE senden

Ausgedruckt per Post an:

ARGE IK
Alte Heerstr. 111
53757 Sankt Augustin

Formlos oder als PDF-Anhang per Mail an:

info@arge-ik.de

Per Fax an:

(030) 13001-1350

[3] Überprüfungsschreiben der ARGE bestätigen

In der Regel dauert die Bearbeitung deines Antrags 10 bis 14 Tage nach Eingang. Sobald alle Daten bei der ARGE IK erfasst wurden, erhältst du ein Anschreiben per Post an die im Antrag angegebene Adresse.

Du musst die darin genannten Daten noch einmal gegenprüfen, per Unterschrift bestätigen und das Schreiben zurück an die ARGE senden.

Wenn du das IK-Antragsformular der ARGE genutzt hast, wird dieser Schritt gegebenenfalls übersprungen.

[4] Institutionskennzeichen erhalten

Nachdem ggf. auch die Daten-Bestätigung bei der ARGE IK erfasst wurde, bekommst du eine schriftliche Mitteilung mit dem neunstelligen Institutionskennzeichen deiner Heilmittelpraxis.

Hier findest du eine Muster-Bestätigung. Dieses Dokument solltest du sorgfältig aufbewahren. Es ist unter anderem wichtig für die GKV-Zulassung.

Anschließend werden die Praxisdaten in das Verzeichnis der Kostenträger übertragen, um bei der ersten Abrechnung deiner Praxis abgerufen werden zu können. 

Institutionskennzeichen pflegen

Hinter dem IK sind alle relevanten Daten gespeichert, welche für eine reibungslose Abrechnung mit den gesetzlichen Krankenkassen und anderen Sozialversicherungen notwendig sind.

Alle Angaben des Formulars müssen stets aktuell sein – Änderungen müssen schnellstmöglich, idealerweise im Voraus, durchgeführt werden.

IK-Daten immer aktuell halten

Alle Änderungen kannst du formlos per Post, Mail oder Fax beantragen. Am einfachsten geht aber auch das mit dem Antragsformular der ARGE. 

• Gibst du das zu ändernde IK im Formular an und trage bei “Antrag auf” 2 für Änderung der Daten ein. 
• Bei “Antrag gültig ab“ gibst du das Datum an, ab welchem die Änderung umgesetzt werden soll – hier sind nur zukünftige Datierungen möglich. Daten-Änderungen können nicht nachträglich durchgeführt werden.
• Anschließend füllst du die zu ändernden Felder mit den neuen Praxisdaten aus, unterschreibst das Formular und sendest den Änderungsantrag per Post, Mail oder Fax an die ARGE IK.

Bei einer Namens- oder Adressänderung musst du eine Legitimation, etwa eine Meldebescheinigung oder einen anderen amtlichen Nachweis, als Anhang beifügen.

Institutionskennzeichen bei Praxisschließung abmelden

So wie die IK-Beantragung einer der ersten Schritte der Praxiseröffnung ist, ist das Stilllegen der IK einer der letzten, wenn eine Heilmittelpraxis schließt oder aus anderen Gründen, wie einem Besitzerwechsel, ein neues IK bekommt.

Dazu nutzt du ebenfalls das Antragsformular der ARGE.

• Gib das stillzulegen IK im Formular an und trage bei “Antrag auf“ 3 für Stilllegung ein. 
• Bei “Antrag gültig ab“ gibst du das Datum an, ab welchem das IK stillgelegt werden soll. Ab dann können die Abrechnungsdaten deiner IK nicht mehr abgerufen werden.
• Unterschreibe das Formular und sende es per Post, Mail oder Fax an die ARGE IK.

Die Stilllegung eines IKs darf erst erfolgen, wenn alle Forderungen mit den Kostenträgern vollständig abgerechnet worden sind.

Fazit

Mithilfe der Institutskennzeichen wird der Zahlungsverkehr im Gesundheitswesen abgewickelt. 

Es ist Voraussetzung für die GKV-Kassenzulassung und für die Abrechnung mit Kostenträgern der Sozialversicherungen. Jeder Leistungserbringer der Physiotherapie, Logopädie, Ergotherapie oder Podologie benötigt ein eigenes IK.

Die neunstellige Kennnummer begleitet eine Praxis in der Regel bis zur Schließung und dem Stilllegen des Institutionskennzeichens. 

Sollten sich während dieser Zeit die hinterlegten Praxisdaten, wie die Bankverbindung oder Praxisadresse, ändern, musst du frühzeitig einen Änderungsantrag für an die ARGE IK stellen.