❌ Falsch

• Änderungen mit Tipp-Ex und Co. vornehmen
• Änderungen kaum lesbar oder ungenau
• Änderungen ohne Arztunterschrift und Änderungsdatum

✅ Richtig

• Ärztin/Arzt streicht Originalangabe sauber durch,
• notiert die neue Angabe leserlich daneben und
• bestätigt mit Datum und Unterschrift.

❗ Ein Arztstempel ist übrigens seit 2021 nicht mehr notwendig – darauf soll aus Gründen der Leserlichkeit verzichtet werden.

❌ Falsch

Parallele Durchführung von Verordnungen, die identische ICD-10-Codes, Diagnosegruppen und Lokalisationen enthalten, ist nicht erlaubt.

Eine der beides VOs darf gerechtfertigt abgesetzt werden und kann nachträglich auch nicht geheilt (korrigiert) werden.

✅ Richtig:

Es handelt sich um unterschiedliche Verordnungsfälle und beide Verordnungen können parallel durchführt werden, wenn...

• eine andere, unabhängige Diagnose (ICD-10-Codes weichen innerhalb der ersten drei Stellen voneinander ab) in der selben oder einer anderen Diagnosegruppe verordnet wurde.
• für identische Diagnosen unterschiedliche Lokalisationen angeben wurden.

 ❗Sonderfall: 

Nach Überprüfung hast du festgestellt, dass in deiner Praxis keine Parallel-VOs für einen identischen Verordnungsfall durchgeführt wurden?

Dann wurde der Verordnungsfall der Patientin/des Patienten vermutlich zeitgleich in einer anderen Heilmittelpraxis oder Rega behandelt und bereits abgerechnet.

Lösung:

Schriftlichen Widerspruch mit folgender Begründung einlegen und VO erneut einreichen:

„Nach gründlicher Prüfung kann ich versichern, dass in meiner Praxis keine identische Parallelverordnung für Frau/Herr XY durchgeführt worden ist. Mir steht die Vergütung zu.

Sollte die Patientin/der Patient zeitgleich in einer anderen Heilmittelpraxis oder Reha-Einrichtung behandelt worden sein, so habe ich keinerlei Kenntnis darüber erhalten. 

In diesem Fall bitte ich für die wirtschaftliche Gesundheit meiner Praxis um vertragspartnerschaftlichen Vertrauensschutz und um die volle Vergütung meiner vertragskonform abgegebenen Leistungen.”

Ausgangslage:

Hierbei handelt es sich meist um organisatorische oder Dokumentationsfehler.

Oft wurde eine Folgeverordnung versehentlich zu früh begonnen und die sich mit der vorherigen VO überschneidenden Behandlungstermine werden mit beiden VOs abgerechnet. Das kann passieren, wenn die Dokumentation in der Patientenakte nicht vollständig oder unklar ist. 

❗ Problem:

Diese Absetzung ist für deine Praxis zwar unschädlich, da die Leistungsvergütung ja bereits mit vorherigen VO erfolgt ist.

Aber: Wenn Abrechnungsfehler dieser Art vielfach vorkommen, kann die GKV das ggf. zum Anlass für eine Qualitätsprüfung der Praxis nehmen. 

Das kommt zwar eher selten vor – ist aber mithilfe einer Praxissoftware vermeidbar.

Lösung (analog oder mit Software-Unterstützung): 

• Durchgeführte Behandlungen werden immer der korrekten VO zugeordnet.
• Jede neue VO desselben Verordnungsfalls kann erst begonnen werden, wenn die vorherige vollständig abgeschlossen wurde.
• Bereits abgerechnete Leistungen mit identischem Behandlungsdatum können nicht erneut abgerechnet werden.

Grundregel:

Hausbesuche dürfen nur durchgeführt und abgerechnet werden, wenn das Feld „Ja“ ärztlicherseits angekreuzt wurde. Ist das nicht der Fall, erhältst du keine Vergütung/eine Absetzung für Hausbesuche.

Lösung:

• Wenn Patient:innen einen Hausbesuch benötigen, das VO-Feld aber bei „nein“ angekreuzt oder freigelassen wurde, muss die Änderung auf "ja" arztseitig erfolgen.
• Das ist auch während einer laufenden Verordnung für noch ausstehende Einheiten möglich. Das ärztliche Änderungsdatum muss aber unbedingt vor Beginn der Hausbesuche liegen.

💡Besonderheit Physiotherapie:

Wenn Ärztin/Arzt nachträglich bestätigt, dass ein Hausbesuch durchgeführt werden sollte, kann die Änderung auch nach erfolgter Abrechnung erfolgen.

❗Wichtig: In der Physiotherapie, Ergotherapie und Podologie muss zudem immer auch die richtige Hausbesuchspauschale abgerechnet werden.

Im kostenlosen Stressfrei-Spicker deines Therapiebereichs findest du eine Übersicht mit ausführlicher Erklärung, wann welche Hausbesuchspauschale für die Abrechnung genutzt werden muss.

Ausgangssituation:

Auch das ist meist ein organisatorischer Fehler:

• Es wurde vergessen, die Zuzahlung einzuziehen.
• Eine gezahlte Zuzahlung wurde nicht ausreichend dokumentiert und bei der Abrechnung wurde vergessen, sie anzugeben.
• Vorhandensein des Befreiungsausweis bzw. Grund nicht kontrolliert.

Lösung:

Zuzahlung nachträglich in Rechnung stellen & diesen bürokratischen Mehraufwand zukünftig mithilfe einer Praxissoftware vermeiden.

• Betrag der Zuzahlung automatisch und mit aktuellen Preisen berechnen lassen
• An den Einzug erinnert werden
• Offene (und gezahlte) Zuzahlungen überblicken können
• An eventuelle Nachzahlungen erinnert werden