Seit Oktober 2022 ist die Videotherapie (offiziell: telemedizinische Leistungen) fester Bestandteil des GKV-Rahmenvertrags Ergotherapie – sie gehört seitdem zur Regelversorgung der gesetzlichen Krankenversicherungen (GKV).
Mit der Teletherapie haben die Vertragspartner (GKV und Ergo-Verbände) einen wichtigen Teil des Digitale-Versorgung-und-Pflege-Modernisierungs-Gesetzes(DVPMG) erfüllt.
Wichtig für dich: Nur noch für dieses Jahr (2025) gibt es eine Soft- und Hardware-Pauschale für Ergotherapiepraxen, mit der die Anschaffungskosten für die Umsetzung der Videotherapie refinanziert werden sollen.
Hier erfährst du, welche Vorteile die Teletherapie deiner Praxis und gesetzlich Versicherten bringt, welche Regeln dabei gelten, wie auch Privatpatient:innen von Videotherapie profitieren und wie du die 1.000€-GKV-Kostenerstattung (Software & Hardware-Pauschalen) beantragst.
[1] Die Vorteile der Videotherapie in der Ergotherapie
Bei vielen ergotherapeutischen Diagnosen ist die persönliche Versorgung natürlich weiterhin therapeutischer Standard.
Zum Erreichen der Therapieziele sind Hands-on-Behandlungen, der Einsatz bestimmter Therapiemittel und -Geräte sowie der persönliche Kontakt bei der Analyse des ergotherapeutischen Bedarfs unabdingbar. Das spiegelt sich auch in den Durchführungsregeln der GKV wider.
Dennoch können du und auch deine gesetzlich-versicherten Patient:innen von einigen Vorteilen der Videotherapie profitieren.
Das Auto geht kaputt oder die öffentlichen Verkehrsmittel fallen aus, ein erkranktes Kind muss zu Hause betreut werden oder die Klientin/der Klient selbst fühlt sich infektiös und möchte niemanden anstecken – für spontane Absagen gibt es etliche Gründe.
Anstatt die wichtige Behandlung vollständig ausfallen zu lassen und damit das Therapieziel zu verzögern, könnt ihr auch spontan zur Versorgung per Videotherapie wechseln.
Bei der Therapie in der Praxis läuft alles reibungslos, auch bei der Beratung zur Integration schien alles geklärt zu sein. Kaum beschreiten Klient:innen ihren Alltag zu Hause allein, kommt es zu Rückfällen.
Bei der Videotherapie kannst du den Ursachen dieses Phänomens gemeinsam mit ihnen auf den Grund gehen - ohne lange Planung und Anfahrtswege.
Bei digitaler Ergotherapie spielt das proaktive Mitwirken von Patient:innen meist eine größere Rolle als bei der Therapie in der Praxis.
Es steigert das Selbstvertrauen und die Selbstwirksamkeit, wenn Patient:innen sich mit deiner digitalen Unterstützung selbstständig helfen können.
Der einhergehende Kompetenzerwerb mit digitalen Medien kann die Motivation und Compliance zusätzlich steigern.
Nicht alle Menschen haben das Privileg, in der Nähe deiner Ergotherapiepraxis zu wohnen. Vor allem, wenn sie Therapie durch besonders spezialisierte Therapeut:innen benötigen, nehmen viele Klient:innen zeit- und kostenintensive Anfahrten auf sich.
Dieser Aufwand kann durch die Durchführung einiger Behandlungen per Videotherapie gemindert werden.
Auch du und dein Team nehmt für die Versorgung einiger Patient:innen weite Fahrten auf euch – der Aufwand übersteigt dann häufig die pauschale Vergütung für Hausbesuche.
Wenn einige der Behandlungen als telemedizinische Leistung durchgeführt werden können, kann das eine deutliche Entlastung schaffen.
Statt im Auto zu sitzen, können Therapeut:innen telemedizinisch behandeln und somit mehr Patient:innen mit wertvoller Therapie versorgen.
Die Klientin/der Klient muss spontan auf Dienstreise oder hat einen längeren Urlaub geplant? Normalerweise würde das eine nicht therapeutisch angesetzte Therapiepause und damit einhergehend die Verzögerung der Therapieerfolge bedeuten.
Mit der Durchführung der für Kleint:innen ortsunabhängigen Videotherapie können solche Umstände überbrückt werden.
GKV-Regeln für die Teletherapie in der Ergotherapie
Das musst du bei der Videotherapie beachten, damit deine Leistung bei der Abrechnung in der Ergotherapie auch anerkannt wird:
Videotherapie muss nicht besonders verordnet werden
Jedoch können verordnende Ärzt:innen sie aus medizinischen Gründen ausschließen, indem sie auf der Heilmittelverordnung im Feld „Therapieziele/weitere med. Befunde und Hinweise“ eine Anmerkung dazu hinterlassen.
Der Ausschluss kann nur nach ärztlicher Rücksprache aufgehoben und anschließend durch dich als Leistungserbringer:in auf der Verordnung korrigiert werden.
Die erste Einheit eines Verordnungsfalls in Präsenz
Die erste Einheit zur Therapie einer Diagnose muss im persönlichen Kontakt in der Praxis bzw. beim Hausbesuch stattfinden, um ggf. die Analyse des ergotherapeutischen Bedarfs durchzuführen und um diese Voraussetzungen abzuklären:
- Patient:innen sind körperlich sowie psychisch in der Lage und verfügen über ausreichend Medienkompetenz, um an telemedizinischen Leistungen teilzunehmen. Wenn nötig, werden sie dabei durch eine Betreuungsperson unterstützt.
- Die notwendigen technischen Voraussetzungen (videofähiges Endgerät und stabile Internetverbindung) können erfüllt und die Videotherapie in einer störungsfreien Umgebung durchgeführt werden.
- Das Erreichen des angestrebten Therapieziels kann auch durch Videotherapie gewährleistet werden
- Nach erfolgter Aufklärung willigen Patient:innen schriftlich zur Durchführung von Videotherapie ein (z. B. mit unserer kostenlosen Vorlage) – das darf keine Voraussetzung zur Annahme der Verordnung sein.
Wechsel zur Präsenz-Therapie muss immer möglich sein
Ein gewünschter oder therapeutisch notwendiger Wechsel zur Therapie im persönlichen Kontakt muss auch spontan (kurz vor Terminstart) möglich sein.
Deshalb (und aus Datenschutzgründen) müssen Therapeut:innen die Videotherapie in den Praxisräumen durchführen.
Nur in begründeten Ausnahmefällen, etwa bei häuslicher Isolation, darf sie aus dem Homeoffice durchgeführt werden.
Fast alle Heilmittel sind möglich
Wenn die ersten drei Voraussetzungen erfüllt sind, können Ergotherapeut:innen alle Patient:innen mit fast allen Heilmitteln telemedizinisch versorgen – unabhängig von Alter und Diagnose.
💡 Bei der Abrechnung werden die gesonderten Positionsnummern für die jeweilige telemedizinische Leistung angegeben.
- Videotherapie kann für die Beratung zur Integration und als Einzel-, Parallel- oder Gruppenbehandlung stattfinden.
- Hybride Formen sind möglich, bei denen beispielsweise zwei Patient:innen in der Praxis anwesend und zwei per Video zugeschaltet sind.
- Währenddessen dürfen therapeutisch-sinnvolle Videos und digitale Gesundheitsanwendungen ergänzend eingesetzt und für den Gebrauch erklärt werden.
- Bis zu zwei der verordneten Einheiten dürfen für Telefonate ohne Videoeinsatz genutzt werden.
- Dabei darf die jeweilige Behandlungszeit für Telefontermine aufgeteilt werden. So kann eine 45-Minuten-Einheit beispielsweise für drei 15 Minuten Telefonate mit Patient:innen genutzt werden.
- ❌ Nicht möglich als Videotherapie sind die Analyse, thermische Anwendungen und ergotherapeutische Schienen.
30%-Begrenzung für Videotherapie beachten
Ergotherapiepraxen dürfen je Quartal maximal 30 Prozent aller GKV-Behandlungen als telemedizinische Leistung erbringen.
Die Begrenzung gilt also nicht für einzelne Verordnungen, sondern bezieht sich auf alle Behandlungen der gesamten Praxis.
Darum wird diese Regel auch nicht bei jeder einzelnen Abrechnung überprüft. Stattdessen darf die GKV hier mittels Stichprobenverfahren einzelne Praxen auf Einhaltung überprüfen. Dafür ist wichtig, dass die 30%-Begrenzung durchschnittlich eingehalten wird.
Datenschutz gewährleisten
- Therapeut:innen führen Videotherapie in den zugelassenen Praxisräumen und in einem störungsfreien Raum durch.
- Im Ausnahmefall von Homeoffice muss der Datenschutz ebenfalls vollständig gewährleistet sein.
- Aufzeichnungen der Behandlung zu Dokumentationszwecken dürfen nur gemacht werden, wenn Patient:innen ihre Einwilligung dafür gegeben haben.
- Bei Gruppentherapien müssen alle Anwesenden der Bildteilung digital zustimmen und sollen bei der ersten Behandlungseinheit einander vorgestellt werden.
Kürzel und Bestätigung auf der VO-Rückseite eintragen
Bei der Behandlungsbestätigung auf der Rückseite der Heilmittelverordnung wird das Kürzel „TM“ für telemedizinische Leistung im Unterschriftfeld angegeben.
Für die Bestätigung der Patient:innen stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung:
- Digitale Bestätigung seitens der Patient:innen, etwa per E-Mail oder Fax im Anschluss an die Behandlung.
- Beispiel: Hiermit bestätige ich (Max Muster, 17.07.63) meine Teilnahme an der Videotherapie mit Ergotherapie-Beispiel. Am 17.12.24 von 09.30 bis 10.00 Uhr haben wir gemeinsam Hirnleistungstraining durchgeführt.
- Bestätigung mittels eines PDF-Nachweises des Videodienstanbieters.
- Nachträgliche, persönliche Unterschrift beim nächsten Präsenztermin.
Zertifizierten Videodienstanbieter nutzen
Hier findest du GKV-zertifizierte Videodienstanbieter.
💡In thevea ist der zertifizierte Videodienstanbieter Sprechstunde Online von Zava integriert.
Mehr Flexibilität bei Privatpatienten und Selbstzahlern
Für Privatpatient:innen und Selbstzahler gelten die GKV-Regeln nicht.
Für sie kannst du mit telemedizinischen Leistungen ein besonderes und digitales Angebot (ohne Einschränkungen) bieten – hier ein paar Beispiele:
- Während einer privaten telemedizinischen Beratung kannst du Patient:innen zu ärztlichen Befunden, dem Einsatz von Hilfsmitteln, gezielten Eigenübungen, Anpassung ihres Trainingsplans, Verbesserung der Arbeitsplatzergonomie und Optimierung der Allgemeinversorgung aufklären.
- In Videosprechstunden kannst du Menschen mit akuten Problemen Unterstützung zur schnellen Selbsthilfe liefern und damit ggf. sogar Arztterminen mit langen Wartezeiten vorbeugen oder die Zeit bis zum Termin in deiner Praxis überbrücken.
- Mit Fernbehandlungen als Videotherapie ermöglichst du Patient:innen deutschlandweit von deiner Expertise zu profitieren und kannst regionale Versorgungslücken schließen. Besonders, wenn du dich auf eine eher seltene Therapieform spezialisiert hast.
- Durch ergotherapeutische Gruppen-Kurse als digitales Gesundheitsangebot kannst du Menschen bei der Steigerung ihres persönlichen Wohlbefindens unterstützen (beispielsweise mit Fokus auf Lernen und Konzentration, Entspannungstechniken oder Handarbeitsübungen)
- Mit Videotherapie als private Folgebehandlung zur GKV-Versorgung können Therapieerfolge gehalten und ggf. sogar weiter gesteigert werden, indem du Patient:innen regelmäßig bei ihren Eigenübungen beraten und unterstützen kannst.
Homeoffice-Vorteil: Bei der Durchführung von telemedizinischen Leistungen für Selbstzahler musst du nicht zwangsläufig in den Praxisräumen sein. So ist „Homeoffice“ zumindest gelegentlich auch für dich möglich.
Preis-Vorteil: Du bestimmst die Preise deiner digitalen Privatleistungen selbst. Da wir im Jahr 2024 im „Zeitalter der Wellness und Gesundheit“ leben, sind viele Menschen bereit, angemessen für eine professionelle und moderne therapeutische Onlinetherapie zu zahlen.
☝ Ob eine private Krankenversicherung die Kosten der Videotherapie übernimmt, müssen Privatpatient:innen vor Beginn selbst sicherstellen.
Einstieg in die Ergo-Videotherapie: 3 Schritte sind entscheidend
[1] Praxis mit Soft- und Hardware ausstatten
Software:
- Für die Videotherapie von GKV-Patient:innen benötigst du ein Programm eines zertifizierten Videodienstanbieters.
- Der Einsatz macht auch für dein telemedizinisches Privatangebot Sinn, weil Datenschutzeinhaltung, Funktionsumfang und die Möglichkeit der asynchronen Kommunikation (im Vergleich zu regulären Anbietern) speziell darauf ausgelegt sind.
Hardware:
- Du benötigst ein internetfähiges Endgerät – idealerweise einen Laptop, an den du auch eine Webcam mit ausreichender Bildqualität anschließen kannst.
- Für Therapien oder Beratungen, bei denen deine räumliche Flexibilität und Sichtbarkeit nicht von großer Wichtigkeit sind, reicht auch ein Tablett oder Smartphone mit integrierter Kamera aus.
- Ein Bluetooth-Headset sichert eine optimale Tonübertragung.
💡Wenn du Videotherapie mit gesetzlich-versicherten Patient:innen durchführst, kannst du deine Anschaffungskosten pauschal durch die GKV refinanzieren lassen.
[2] Therapie & Privatangebot an Videotherapie anpassen
Du solltest deine zuvor durchgeführte Therapie nicht 1:1 in den Rahmen der Videotherapie zwängen.
Viel mehr solltest du deine therapeutische Expertise und Kreativität einsetzen, um ein neues und ergänzendes Angebot zu schaffen. Die GKV-Leistungsbeschreibung Ergotherapie ist dabei weiterhin maßgeblich.
Frage dich, welche Übungen, welches Training oder welche Beratung bei welcher Diagnose besonders sinnvoll sind. Erstelle spezielle „Hausaufgaben“-Pläne für Videotherapie-Patient:innen und binde die private Umgebung mit ins Training ein.
Mittlerweile gibt es zudem einige Fortbildungs-Anbieter und fachliche Lektüre, die dich beim Neu-Denken deiner digitalen Therapie inspirieren können.
[3] „Werbung" machen
Viele Menschen wissen gar nicht, dass sie deine Unterstützung und Versorgung auch per Videotherapie in Anspruch nehmen können.
Spreche es also während der Therapieplanung offen an, wenn du davon ausgehst, dass Patient:innen für die Teilnahme an telemedizinischen Leistungen geeignet sind.
Wenn vorhanden, mache auch dein digitales Privat-Angebot auf deiner Website und durch einen Aushang in deiner Praxis publik.
Sobald GKV-Versicherte ihr Einverständnis geben oder Privatpatientinnen dein Angebot in Anspruch nehmen möchten, kann es losgehen.
Mit jeder digitalen Therapieeinheit wirst du mehr Sicherheit und Erfahrung sammeln.
Videotherapie Kosten-Erstattung für 2025
❗Nur noch für das Jahr 2025 Ergotherapiepraxen eine Hard- und Softwarepauschale in Höhe von 1.000 € beantragen.
Damit sollen die notwendigen Ausstattungskosten zur Durchführung von Videotherapie refinanziert werden (GKV-Finanzierungsvereinbarung).
💡 Pauschale bedeutet, dass du grundsätzlich nicht mehr (und nicht weniger) als die vereinbarten 1.000 € jährlich erhältst – unabhängig davon, ob deine tatsächlichen Ausgaben unter oder über dieser Summe liegen.
Zwei Voraussetzungen zur GKV-Refinanzierung der Videotherapie
- Im Antragsjahr sind tatsächlich Kosten für die Durchführung von Videotherapie entstanden.
- Es muss mindestens eine Rechnung für die Kosten einer zertifizierten Software oder die Anschaffung von Tablet, Laptop, Kamera, Mikrofon, Kopfhörer oder andere notwendige Hardware-Komponenten aus 2025 vorliegen.
- Im Beantragungszeitraum wurde mindestens eine telemedizinische Leistung im Rahmen der gesetzlichen Krankenversicherung durchgeführt und abgerechnet.
Beantragung und Auszahlung der Videotherapie-Pauschalen
Die Beantragung der 1000€-Pauschale kann je zugelassener Praxis einmal jährlich bis Jahresende über das GKV-Antragsportal mittels der Praxis-IK erfolgen – ausführliche Anleitung folgt.
- Dabei müssen zunächst keine Rechnungen als Nachweis hinterlegt werden. Diese müssen aber unbedingt vorhanden sein und dem GKV-Spitzenverband auf nachträgliche Anfrage zeitnah vorgelegt werden können.
- Der ist im Rahmen des sogenannten Stichprobenverfahrens zu dieser Art Prüfung berechtigt. Sollte keine Rechnung vorgelegt und/oder keine telemedizinische Leistung im Antragsjahr abgerechnet worden sein, darf die GKV eine bereits ausgezahlte Pauschale zurückfordern.
💡 Die Auszahlung der Pauschalen wird vom GKV-Spitzenverband quartalsweise bearbeitet.
Es kann also etwas dauern, bis das Geld auf das Bankkonto hinter der IK überwiesen wird. Spätestens am Ende des Folgequartals nach deinem Antrag sollte die Auszahlung aber auf dem Bankkonto eingegangen sein.
Anleitung: Videotherapie-Pauschale beantragen
Das Antragsportal der gesetzlichen Krankenkassen wurde im Januar 2025 neu aufgelegt und ist jetzt noch einfacher als zuvor nutzbar.
[1] Konto für Antragsportal erstellen
Der Schritt entfällt, wenn du bereits ein Konto hast. Darüber kannst du Anträge für verschiedene IKs stellen, wenn du mehrere Praxen führst.
- Öffne das Antragsportal der GKV.
- Klicke oben rechts auf „Konto erstellen“.
- Fülle das sich öffnende Formular "GKV IDENTITY SERVICE" aus:
- eigener Benutzername und eigens Passwort
- E-Mail, vollständiger Name sowie Telefonnummer
- Tipp: Nutze eine E-Mail-Adresse sowie Telefonnummer, unter der du gut erreichbar bist. Es ist kein Muss, hier die Praxisdaten zu nennen.
- Klicke dann „Konto erstellen“.
Jetzt erhältst du eine Verifizierungsmail vom GKV-Antragsportal – bestätige diese über dein Mailpostfach. Siehe ggf. auch in deinem Spam-Ordner danach.
✅ Dein Konto für das Portal ist erstellt.
Ab jetzt kannst du dich über die Startseite mit deinem festgelegten Benutzernamen und Passwort „Anmelden“ (oben rechts), um zu deinem Account zu gelangen.
[2] Für Videotherapie-Verfahren registrieren
Um den Antrag für die Videotherapiepauschale stellen zu können, musst du dein Konto zuerst für das Verfahren registrieren.
- Klicke „Meine Anträge“ und dann „Für ein Verfahren registrieren“.
Du wirst in zwei Schritten durch den Registrierungsprozess geleitet:
1️⃣Verfahrensauswahl
- Wähle bei Teilnehmergruppe "Heilmittelleistungserbringende" und
- bei Verfahren, das mit dem Kürzel "ERGO-TML".
💡 Das steht für „Pauschale Abgeltung der Kosten für telemedizinische Leistungen Ergotherapie“ und beschreibt die Videotherapie-Refinanzierung.
- Klicke "Weiter".
2️⃣Zusätzliche Angaben
- Praxis-Telefonnummer für Rückfragen
- Institutionskennzeichen (IK) der Praxis, für die eine Videotherapie-Pauschale beantragt werden soll.
- Bestätige durch Setzen der Haken wahrheitsgemäß, dass …
- die Kontoverbindung und Adresse deiner Praxis korrekt bei der ARGE-IK hinterlegt sind.
- du im Antragsjahr telemedizinische Leistungen erbracht hast bzw. erbringen wirst.
- du die Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung des GKV-Antragsportals akzeptierst.
- Bestätige das Captcha und klicke „Absenden“.
✅ Du bekommst eine Bestätigungsmail von der GKV. Ab dann ist deine Praxis für das Videotherapie-Verfahren registriert und der Antrag kann gestellt werden.
💡 Die Pauschale wird je IK/Praxisstandort einzeln beantragt. Solltest du mehrere Praxen führen, musst du die jeweilige IK auf gleiche Weise registrieren.
[3] Antrag stellen
- Klicke im Portal wieder auf "Meine Anträge".
- Dort ist jetzt der Antrag "ERGO-TML" hinterlegt – mit Klick darauf beginnt er und du gelangst zu diesem Fenster:
Notwendige Angaben je Pauschale:
- Startdatum: Damit ist der Zeitpunkt im Antragsjahr gemeint, an dem du ein Gerät wie Laptop, Headset oder Kamera oder eine Software erstmalig für die Videotherapie eingerichtet/bezahlt hast. Einen Nachweis musst du hier nicht hinterlegen.
- Antragsposition: Hard- und Softwarepauschale (kann vorausgefüllt sein oder wird als einzige Auswahlmöglichkeit gezeigt)
- Betrag und Menge werden automatisch gefüllt.
☝ Belege musst du nicht hochladen.
Rechnungen/Quittungen zu Hard- und Software-Kosten sind ausschließlich im Falle einer Prüfung vorzulegen und für den Antrag nicht notwendig.
✅ Das war es schon: Jetzt kannst du „Antrag absenden“ klicken.
Dir wird noch einmal eine Übersicht angezeigt, womit dein Antrag offiziell von der GKV unter Geschäftszeichen entgegengenommen wird.
🚀 Fertig!
Über „Meine Anträge“ kannst du ab jetzt die Übersicht sowie den Bearbeitungsstand deines Antrags einsehen.
Spätestens am Ende des nächsten Quartals solltest du deine Refinanzierungen von der GKV erhalten haben.
Ab dann erscheint der Reiter „Abrechnungen“ in deinem Account. Darin findest du auch Auszahlungsbelege steuerrechtlich korrekten Auszahlungsbeleg als PDF.
Damit hat sich die Durchführung von Videotherapie neben den vielen therapeutischen Vorteilen hoffentlich auch finanziell für dich gelohnt 😉.
Hallo Laura,
Ich habe als Neugründerin eine Frage. Darf ich die Pauschale jetzt beantragen und erst nächste Woche ausgeben für einen Laptop? oder muss die Rechnung vor dem Antrag entstehen?
Vielen Dank für die tolle Arbeit und vor allem auch die Beratung.
Bin wirklich froh mich für Euch entschieden zu haben!
Hi Barbara,
herzlichen Glückwunsch zur Gründung 🙂
Deine Frage ist super wichtig. Ich ergänze die Information gleich im Artikel.
Die Vereinbarung zur Videotherapiepauschale legt in § 2 Absatz 3 nur fest, dass die Nachweise „aus demselben Jahr der Antragsstellung sein“ müssen.
Es wurde nicht festgelegt, ob diese bereits zum Zeitpunkt der Antragsstellung vorliegen müssen.
Meines Verständnisses nach, kannst du den Antrag also jetzt stellen und am Cyber-Monday zuschlagen 😀
Ganz wichtig: Für die Pauschale musst du noch in diesem Jahre auch mindestens eine Videotherapie mit gesetzlichen Krankenkassen abrechnen bzw. bereits abgerechnet haben.
Dann steht der Auszahlung nichts im Weg.
Viel Erfolg und viele Grüße
Laura