Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung

gem. Art. 28 und 29 DSGVO

zwischen dem Kunden
(Nutzer der thevea Online-Plattform)
- Verantwortlicher - nachstehend Auftraggeber genannt -

und dem/der
thevea GmbH
Berthold-Beitz-Boulevard 514
45141 Essen
Tel.: 0201 32068496
- Auftragsverarbeiter - nachstehend Auftragnehmer genannt

1. Gegenstand und Dauer des Auftrags

(1) Gegenstand: Nutzung der thevea-Plattform.

(2) Dauer: Die Dauer dieses Auftrags (Laufzeit) entspricht der Laufzeit der Nutzung der thevea-Plattform und ist an diese gekoppelt.

2. Konkretisierung des Auftragsinhalts

(1) Art und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung von Daten: 

Der Auftragnehmer (Nutzer der thevea-Plattform) hat via Internet Zugriff auf die thevea-Plattform. Mit dieser kann er seine Kunden und Verordnungen verwalten, die Abrechnungen der erbrachten Leistungen vorbereiten, bzw. diese zum Abrechnungszentrum übertragen. 

Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. 

(2) Art der Daten

• Gegenstand der Verarbeitung personenbezogener Daten sind folgende Datenarten/-kategorien:
• Adressdaten
• Kontaktdaten
• Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit
• Gesundheitsdaten
• Versichertendaten
• zuständige Ärzte

(3) Kategorien betroffener Personen

• Die Kategorien der durch die Verarbeitung betroffenen Personen umfassen:
• Kunden (Patienten)
• Mitarbeiter / Beschäftigte

3. Technisch-organisatorische Maßnahmen

(1) Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten und erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Prüfung zu übergeben. Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags. Soweit die Prüfung/ein Audit des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen.

(2) Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Artt. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DSGVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DSGVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DS-GVO zu berücksichtigen.

(3) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

(4) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen sind Bestandteil einer Auftragsver-arbeitung. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragnehmers sind in Anlage 1 dieser Vereinbarung dokumentiert.

4. Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten

(1) Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.

(2) Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.

5. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Artt. 28 bis 33 DSGVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:

• Schriftliche Bestellung, soweit nach DSGVO bzw. BDSG-Neu erforderlich, eines Datenschutzbeauftragten, der seine Tätigkeit gemäß Artt. 38 und 39 DSGVO ausübt. 
• Dessen Kontaktdaten werden ggf. dem Auftraggeber zum Zweck der direkten Kontaktaufnahme mitgeteilt. Ein Wechsel des Datenschutzbeauftragten wird ggf. dem Auftraggeber unverzüglich mitgeteilt.
• Die Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten des Auftragnehmers sind:
  Datenschutz Kramer & Kramer GmbH, Herr Joachim Kramer, Tel.: 02052 / 92897-66, info@datenschutz-kramer.de
• Dessen jeweils aktuelle Kontaktdaten sind auch auf der Website des Auftragnehmers leicht zugänglich hinterlegt.
• Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Artt. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DSGVO. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.
• Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Artt. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c, 32 DS-GVO.
• Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.
• Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.
• Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsver-arbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.
• Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutz-rechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.
• Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach Ziffer 7 dieses Vertrages.

6. Unterauftragsverhältnisse

(1) Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen. 

(1.1) Wird thevea in Kombination mit der Abrechnung über ein Abrechnungszentrum genutzt, so ist der Auftragnehmer zur Vereinfachung der evtl. Datenübermittlung an das entsprechende Abrechnungszentrum berechtigt, die Kundennummer des Kunden im Abrechnungszentrum anzufordern. Dies gilt auch für die Verifizierung eines günstigen Kombitarifes (thevea/Abrechnung) mit den entsprechenden Abrechnungszentren.

(2) Der Auftragnehmer hat bei Beauftragung weiterer oder anderer Unterauftragnehmer (weitere Auftragsverarbeiter) den Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber ein 14 tägiges Widerspruchsrecht gegen den neunen Auftragnehmer ein. Widerspricht der Auftraggeber dem nicht, wird von einer Akzeptanz des Unterauftragnehmers ausgegangen. Neue Unterauftragnehmer werden dann in dieser AV Vereinbarung aufgenommen.

(2.1) Der Auftraggeber stimmt der Beauftragung der hier genannten Unterauftragnehmer zu unter der Bedingung einer vertraglichen Vereinbarung nach Maßgabe der Artt. 28 und 29 DSGVO.

(2.2) Die Auslagerung auf Unterauftragnehmer oder der Wechsel des bestehenden Unterauftragnehmers sind zulässig, soweit:

• der Auftragnehmer eine solche Auslagerung auf Unterauftragnehmer dem Auftraggeber eine angemessene Zeit vorab schriftlich oder in Textform anzeigt und
• der Auftraggeber nicht bis zum Zeitpunkt der Übergabe der Daten gegenüber dem Auftragnehmer schriftlich oder in Textform Einspruch gegen die geplante Auslagerung erhebt und
• eine vertragliche Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4 DSGVO zugrunde gelegt wird

(3) Die Weitergabe von personenbezogenen Daten des Auftraggebers an den Unterauftragnehmer und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unter-beauftragung gestattet. Ferner muss er Auftragnehmer den Auftraggeber vor Auftragsvergabe an einen Unterauftragnehmer schriftlich informieren.

(4) Erbringt der Unterauftragnehmer die vereinbarte Leistung außerhalb der EU/des EWR stellt der Auftragnehmer die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher. Gleiches gilt, wenn Dienstleister im Sinne von Abs. 1 Satz 2 eingesetzt werden sollen.

(5) Eine weitere Auslagerung durch den Unterauftragnehmer bedarf der ausdrücklichen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers sowie des Hauptauftragnehmers. Sämtliche vertraglichen Regelungen in der Vertragskette sind auch dem weiteren Unterauftragnehmer aufzuerlegen.

7. Kontrollrechte des Auftraggebers

(1) Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.

(2) Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DS-GVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.

(3) Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch:

• die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DSGVO;
• die Zertifizierung nach einem genehmigten Zertifizierungsverfahren gemäß Art. 42 DSGVO;
• aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren);
• eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.B. nach BSI-Grundschutz oder DIN-ISO 27001).

(4) Eine Kontrolle jährlich und Kontrollen bei Verdacht auf Datenschutzverletzungen sind kostenlos zu gewährleisten. Für darüber hinausgehende Kontrollen kann ein Vergütungsanspruch geltend gemacht werden. Dieser darf die tatsächlich entstandenen Kosten nicht überschreiten.

8. Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DSGVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.

• die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen
• die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden
• die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen
• die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung
• die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde

(2) Für Unterstützungsleistungen, die nicht zur Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben der DSGVO gehören oder nicht auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.

9. Weisungsbefugnis des Auftraggebers

(1) Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich in Schriftform.

(2) Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

10. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten

(1) Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

(2) Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht gem. DIN 66399 und der entsprechenden Sicherheitsstufe zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung bzw. Vernichtung ist auf Anforderung vorzulegen.

(3) Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.

11. Sonstiges

(1) Diese Bedingungen der Auftragsdatenverarbeitung werden nicht gesondert unterschrieben, sondern erlangen Gültigkeit mit dem Online-Vertragsabschluss zur Nutzung der thevea-Plattform.

Anlage 1:

Dokumentation der Technischen und organisatorischen Maßnahmen gem. Art. gem. Artt. 28 Abs. 3 lit. C und 32 DSGVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DSGVO.

Vorwort

Die thevea GmbH gehört zur opta data Unternehmensgruppe. Die IT Betreuung sowie das Serverhosting wird durch die Muttergesellschaft, die opta opta Finance GmbH übernommen. Die gesamte IT-Infrastruktur der opta data Finance GmbH ist nach DIN EN ISO 27001 zertifiziert. Sie unterliegt den Bestimmungen der BaFin (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht). Von den hohen Sicherheitsstandards der Muttergesellschaft profitiert auch die thevea GmbH. bei Diese Auflistung der bei der thevea GmbH getroffenen

technischen und organisatorischen Maßnahmen im Datenschutz (TOM) orientiert sich an den Vorgaben des § 64 BDSG-Neu, der für nicht öffentliche Stellen keine Gültigkeit hat, gleichzeitig aber eine strukturierte Dokumentation der TOM ermöglicht, da es weder in der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) noch im neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-Neu) dazu Vorgaben für nicht öffentliche Stellen gibt. Diese Angaben dokumentieren

auch die Forderungen des Art. 32 der DSGVO. Es soll Verantwortlichen (Auftraggebern) dazu dienen, ihre Prüf- und Dokumentationspflicht bei Auftragsverarbeitung gem. Artt. 28, 29 DSGVO zu erleichtern.

Diese Aufstellung ist auch als Ergänzung zu einem bestehenden oder neuen, Art. 28, 29 DSGVO konformen Dienstleistungsvertrag gedacht und kann jedem Verantwortlichen (Auftraggeber) auf Anforderung zur Verfügung gestellt werden. Die getroffenen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und werden somit fortlaufend aktualisiert, wobei das

bisher vorhandene Sicherheitsniveau nicht verringert wird.

Allgemeiner Teil

1. Name und Anschrift des Unternehmens:

thevea GmbH

Berthold-Beitz-Boulevard 514

45141 Essen

2. Ansprechpartner mit Telefon, Fax und E-Mail:

Julian Adams 

Tel.: 0201 3196-261

Fax: 0201 3196-222

E-Mail: julian.adams@thevea.de

3. Name der Verantwortlichen (Geschäftsführer):

Julian Adams

Lauritz Angerstein

4. Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Joachim Kramer

Datenschutz Kramer & Kramer GmbH

Büro für Datenschutz und Datensicherheit

Elsternweg 24

42555 Velbert

Tel.: 02052 92897-66

E-Mail: j.kramer@datenschutz-kramer.de

5. Datenschutzbeauftragter:

5.1. Bestellung:

■ externer Datenschutzbeauftragter gem. Art. 37 DSGVO

■ Die schriftliche Bestellung vom 19.04.2021 liegt vor.

5.2. Qualifikation:

■ Datenschutz-Auditor (TÜV), Zertifizierungsstelle für Personal TAR-ZERT der TÜV Akademie Rheinland, Nr. 19553

■ über 20 Jahre Erfahrung im IT-Bereich

■ regelmäßige Fortbildungen

■ Mitglied im Erfa-Kreis für Datenschutzbeauftragte der Region MEO

■ GDD Mitglied

■ Firma Datenschutz Kramer & Kramer GmbH mit über 30 Jahren Erfahrung im Datenschutz

6. Mitarbeiter der thevea GmbH:

■ Alle Mitarbeiter werden schriftlich zur Wahrung des Datengeheimnisses, der Schweigepflicht nach § 203 StGB und der Vertraulichkeit nach DSGVO, BDSG-Neu und SGB verpflichtet. Die Verpflichtung erfolgt auf einem separaten Formular.

■ Die der Verpflichtung zugrunde liegenden Gesetzestexte werden allen Mitarbeitern gegen Unterschrift ausgehändigt.

■ Die Verpflichtung wird bei Einstellung durch das Personalbüro der opta data Finance GmbH vorgenommen.

■ Von allen Mitarbeitern werden in sensiblen Bereichen werden polizeiliche Führungszeugnisse eingeholt.

■ Alle Mitarbeiter werden regelmäßig durch den DSB zum Thema „Datenschutz und Datensicherheit“ geschult.

■ Eine Betriebsvereinbarung über die private Nutzung von E-Mail, Internet, Telefon und den Umgang mit Hard- und Software wird ausgehändigt.

■ Darüber hinaus existieren Richtlinien zur Informationssicherheit und dem Datenschutz, die allen Mitarbeitern zentral zur Verfügung gestellt werden.

7. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gem. Art. 30 DSGVO:

■ Das „Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten“ liegt vor und ist Bestandteil eines Integrierten Managementsystems, in dem auch das Qualitäts-, Arbeitsschutz-, Risiko- und Notfallmanagement abgebildet werden.

Technische und organisatorische Maßnahmen:

1. Verwehrung des Zugangs für Unbefugte zu Verarbeitungsanlagen, mit denen die Verarbeitung durchgeführt wird (Zugangskontrolle):

■ Closed-Shop-Betrieb

■ Alle Gebäude werden per Video überwacht.

■ Die Serverräume werden automatisch per Video überwacht, sobald sie betreten werden.

■ Der Zutritt in die Produktionsräume ist nur per RFID möglich.

■ Besucher müssen sich an den Zentralen anmelden.

■ Besucher- und Mitarbeiterausweise autorisieren den Zutritt.

■ Die Zentrale im Berthold-Beitz-Boulevard 461, in den sich die Geschäftsräume der thevea GmbH befinden, ist rund um die Uhr, an 7 Tagen in der Woche besetzt.

■ Der Wachdienst fährt außerhalb der Arbeitszeiten alle Standorte der Unternehmensgruppe in Essen regelmäßig an.

■ Die Serverräume sind mit separaten Sicherheitsschlössern bzw. Zahlencode-Schlössern ausgestattet.

■ Es kann nachvollzogen werden, welche Tür wann und von wem geöffnet wurde (Logfiles in den Türzutrittssystemen).

2. Verhinderung des unbefugten Lesens, Kopierens, Veränderns oder Löschens von Datenträgern (Datenträgerkontrolle):

■ Daten in Papierform werden gesammelt und in abschließbaren Containern entsorgt. Wenn die Container voll sind, werden sie von der Rhenus Data Office GmbH, Ratingen abgeholt und gemäß DIN 66399 datenschutzgerecht entsorgt (gegen Quittung).

■ Elektronische und optische Datenträger werden in abgeschlossenen Alu-Tonnen in der IT-Abteilung in einem verschlossenen Raum gesammelt und von der Rhenus (Rhenus Data Office GmbH) vor Ort geschreddert.

■ Magnetische Datenträger, wie Festplatten und LTO-Bänder, werden inventarisiert und der „Lebenszyklus“ wird dokumentiert.

3. Verhinderung der unbefugten Eingabe von personenbezogenen Daten sowie der unbefugten Kenntnisnahme, Veränderung und Löschung von gespeicherten, personenbezogenen Daten (Speicherkontrolle) durch:

■ Benutzername und Kennwort

■ automatische Sperrung nach 5 Minuten Inaktivität (Pausenschaltung)

■ Sperrung des Accounts bei wiederholter Falschanmeldung

■ datenschutzgerechte Passwortrichtlinien gemäß BSI vom Domaincontroller vorgegeben oder vom Mitarbeiter bei der Erstanmeldung selbst generiert

■ Active Directory mit Zugangsprotokoll

■ Server mit zusätzlichen Administratorpasswörtern

■ geschützte WLAN-Netzwerke / für Gäste separates WLAN und Speicherung in verschlüsselten Password-Depots

■ dokumentierte Prozesse bei der Benutzerverwaltung (DIN ISO 27001 und BaFin geprüft)

4. Verhinderung der Nutzung automatisierter Verarbeitungssysteme mit Hilfe von Einrichtungen zur Datenübertragung durch Unbefugte (Benutzerkontrolle) durch:

■ G-Data-Virenscanner mit automatischem Update und automatischer Verteilung an die Clients

■ Patchmanagement der eingesetzten Software, Treiber und OS über Matrix42

■ administrierte Firewalls (Cisco-Appliance aus Enterprise-Bereich)

■ Server für externe Zugriffe in einer DMZ

5. Gewährleistung, dass die zur Benutzung eines automatisierten Verarbeitungs-systems Berechtigten ausschließlich zu den von ihrer Zugangsberechtigung umfassten, personenbezogenen Daten Zugang haben (Zugriffskontrolle):

■ Differenzierte Berechtigungen werden durch die Anmeldung gesteuert.

■ Zusätzliche Administratorpasswörter für die Server sind nur den entsprechenden IT-Mitarbeitern bekannt und werden zusätzlich in einem verschlossenen Umschlag an einem separaten Ort sicher aufbewahrt.

■ Zusatzvereinbarung für Systemadministratoren

6. Gewährleistung, dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen personenbezogene Daten mit Hilfe von Einrichtungen zur Datenübertragung übermittelt oder zur Verfügung gestellt wurden oder werden können (Übertragungs-kontrolle):

■ Bei den Verbindungen werden VPN-Tunnelverbindungen genutzt.

■ Webseite https verschlüsselt.

7. Gewährleistung, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, welche personenbezogenen Daten zu welcher Zeit und von wem in automatisierte Verarbeitungssysteme eingegeben oder verändert worden sind (Eingabekontrolle) durch:

■ Protokolle am Domain-Controller

■ Server Protokolle

8. Gewährleistung, dass bei der Übermittlung personenbezogener Daten sowie beim Transport von Datenträgern die Vertraulichkeit und Integrität der Daten geschützt werden (Transportkontrolle) durch:

■ Zugriff auf thevea nur über https-Protokoll

■ Scannen der ein- und ausgehende E-Mails vom Virenscanner

■ E-Mail -TLS-Verschlüsselung

9. Gewährleistung, dass eingesetzte Systeme im Störungsfall wiederhergestellt werden können (Wiederherstellbarkeit) durch:

■ Betrieb von redundanten Rechenzentren

■ Bearbeitung der Störung im Rahmen einer definierten Wiederherstellungsstrategie

■ Verfügung von Reserve-Server bei einem Ausfall

■ Aufbewahrung der LTO-Bänder in feuersicherem Tresor (DIS 120) in anderem Brandabschnitt

■ IT-Notfallpläne

10. Gewährleistung, dass alle Funktionen des Systems zur Verfügung stehen und auftretende Fehlfunktionen gemeldet werden (Zuverlässigkeit) durch:

■ Meldung von verschiedenen Systemfehlern (Plattenausfall, CPU- Ausfall, etc.) durch ein Monitoring-System

■ Meldung von Störungen durch Löschanlagen und Sauerstoffreduzierung

■ Umweltüberwachung in den Serverräumen

■ Serverräume mit Brand- und Rauchmelder, Alarmanlage, Klimaanlage und Videoüberwachung

■ IT-Infrastruktur der opta data Finance GmbH mit Rufbereitschaft, auch außerhalb der Geschäftszeiten (24 Stunden , 7 Tage in der Woche besetzt)

11. Gewährleistung, dass gespeicherte, personenbezogene Daten nicht durch Fehlfunktionen des Systems beschädigt werden können (Datenintegrität) durch:

■ Vermeidung der Datenhaltung auf lokalen Endgeräten

■ Patchmanagement nach DIN ISO 27001

12. Gewährleistung, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können (Auftragskontrolle) durch:

■ bei Vertragsabschluss werden Verträge zur Auftragsverarbeitung mitgeliefert

■ dokumentierte Prozessabläufe

13. Gewährleistung, dass personenbezogene Daten gegen Zerstörung oder Verlust geschützt sind (Verfügbarkeitskontrolle) durch:

■ automatisiertes Backupverfahren mit Protokollen

■ hochverfügbares Storagecluster

■ vorhandene redundante Serverräume

■ Ausstattung aller Rechenzentren der opta data Finance GmbH mit Raid-Systemen, die Daten permanent spiegeln

■ Anschluss aller Server an ausreichend dimensionierte USVs

■ Netzersatzanlage zur Überbrückung länger anhaltender Stromausfälle

■ Schutz des Serverraums vor Feuer durch Feuerschutztür und Stahlwände

■ gemäß Brandschutzklasse S30

14. Gewährleistung, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene personenbezogene Daten getrennt verarbeitet werden können (Trennbarkeit) durch:

■ interne Mandantenfähigkeit

■ Installation verschiedener Systeme auf unterschiedlichen Servern

■ Trennung von Produktiv- und Entwicklungssystem

15. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung und Bewertung der technischen und organisatorischen Maßnahmen im Datenschutz gem. Art. 32 Abs. 1 d) und Art. 25 Abs. 1 DSGVO

■ Verantwortlichkeiten wurden festgelegt und technische und organisatorischen

Maßnahmen werden regelmäßig evaluiert und aktualisiert.

■ regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter durch den Datenschutzbeauftragten

■ interne Audits werden regelmäßig durch das Datenschutzmanagement und die Revision der opta data Finance GmbH durchgeführt

Incident-Response-Management:

■ Es gibt Richtlinien, Handlungsanweisungen und Prozesse, die bei geändertenVoraus-setzungen und bei Gesetzesänderungen angepasst werden. Ferner werden Prozesse immer wieder auf Funktionalität überprüft und ggf. angepasst oder erweitert.

■ Grafisch visualisierte Handlungsanweisungen für verschiedene Datenschutzprozesse

wie z. B. Einbindung des DSB, Meldewege, Betroffenenrechte etc.