Am 01.04.2024 ging für Ergotherapeut:innen die erste Heilmittelverordnung mit erweiterter Versorgungsverantwortung der Heilmittelbranche an den Start.

In diesem Blogartikel findest du alle Regeln und Besonderheiten der Blankoverordnung.

VO-Prüfung: Besonderheiten der Blankoverordnung

Diese sieben Grundsätze sind zu beachten:

1. Blankoverordnungen werden auf dem bekannten GKV-Muster 13 (blauer Vordruck oder rosafarbenes Formular) von Vertragsärzt:innen ausgestellt.
2. Das ist zunächst für die Diagnosegruppen SB1, PS3 und PS4 möglich, aber keine Pflicht – Ärzt:innen können frei wählen, ob sie eine Blankoverordnung oder eine „normale“ Verordnung nach den bekannte Regeln ausstellen.
   • Für andere Diagnosegruppen ist die Blanko-VO (noch) nicht möglich.
   • Hinweis: Blankoverordnungen sind für Ärzt:innen immer budgetneutral – ähnlich wie bei LHB und BVB wird das Heilmittelbudget nicht belastet.
3. Als vorrangiges Heilmittel wird „BLANKOVERORDNUNG“ angeben.
   • Ohne die Angabe „BLANKOVERORDNUNG“ im Heilmittel-Feld muss die VO vollständig nach bekannten Regeln ausgestellt werden.
   • Bei Unklarheiten müssen Ergotherapeut:innen zur Klärung Kontakt mit Verordnenden aufnehmen.
   • Änderungen werden ärztlicherseits durchgeführt, mit Datum und Unterschrift bestätigt und müssen spätestens bis zur Abrechnung erfolgt sein.
4. Die Felder ergänzendes Heilmittel, Behandlungseinheiten und Frequenz bleiben frei, werden nicht geprüft und auch nicht von dir als Therapeut:in ausgefüllt.
   • Wenn Ärzte zusätzliche zu „BLANKOVERORDNUNG“ Angaben in den diesen Feldern gemacht haben, dürfen diese von Leistungserbringer:innen ignoriert werden.
5. Alle anderen VO-Angaben werden wie bekannt durch Ärzte ausgefüllt und, wie von bisherigen Verordnungen gewohnt, von dir geprüft:
   • Personalienfeld inkl. Datum (28-Tage-Beginn-Frist)
   • Diagnose, Diagnosegruppe, Leitsymptomatik
   • Therapiebericht, Hausbesuch, dringlicher Behandlungsbedarf (14-Tage-Beginn-Frist) und Therapieziele (Ausschluss Videotherapie)
6. Parallel-Verordnungen für dieselbe Diagnose sind auch hier nicht erlaubt – weder zwei Blanko-VO noch eine Blanko-VO und eine „normale“ Heilmittelverordnung.
   • Gleichzeitige Blankoverordnungen für eine andere Diagnose und/oder Diagnosegruppe sind wie bekannt möglich. Wichtig ist, dass sich die ersten zwei Stellen des ICD-10-Codes von der bereits vorliegender Verordnung unterscheiden.
7. Folge-Blankoverordnungen sind möglich – es wurde keine Begrenzung festgelegt.
   • Wichtig ist, dass die vorangegangene Blankoverordnung vor Ausstellung der Folge-VO vollständig beendet wurde – also die Gesamtdauer von bis zu 16 Wochen ab Ausstellungsdatum genutzt wurde.
   • Die bekannte Regel, dass überlappende Verordnungen später begonnen werden können, greift hier nicht – Folge-VO werden wegen des Ampelsystems immer erst bei Ende der vorherigen VO ausgestellt.

Durchführung der Blankoverordnung: Flexibilität bei der Ergotherapie nutzen

Bei der Durchführung einer Blankoverordnung können Ergotherapeut:innen selbst über Heilmittel, Dauer der Behandlungen, Therapiefrequenz und Gesamtdauer der Therapie entscheiden – das gilt dabei.

Heilmittel der Blankoverordnung therapeutisch sinnvoll auswählen

• Je Behandlung darf aus den für die jeweilige Diagnosegruppe vorgegebenen Heilmitteln des Heilmittelkatalogs frei gewählt werden.
• Auch über die Durchführung als Einzel, Gruppe, parallel und telemedizinische Leistung bestimmen Ergotherapeut:innen selbst.
• Besonderheit: Es dürfen in einem Behandlungstermin mehrere Heilmittel angewendet werden.
  Beispiel: Bei Diagnosegruppe PS3 und PS4 darf ein Behandlungstermin aus Psychisch-funktioneller Behandlung und Hirnleistungstraining bestehen.
• Je Blankoverordnung dürfen max. zwei Schienen abgegeben werden.
• Die Integration in das häusliche Umfeld darf zweimal pro Blanko-VO durchgeführt und abgerechnet werden.
• Wichtig: Wie gewohnt, darf pro Tag eine Behandlung stattfinden.

Dauer der einzelnen Behandlungstermine flexibel bestimmen

• Über die Dauer der einzelnen Behandlungen bestimmst du als Ergotherapeut:in – sie kann sich von Termin zu Termin ändern.
• Die neuen Positionsnummern der Blankoverordnung gelten jeweils für ein 15-Min.-Zeitintervall (ZI) je Heilmittel. Je nach Behandlungslänge wird die Positionsnummer mehrmals je Behandlungstermin angesetzt.
• Ein Termin muss immer mindestens 2 ZI, also 30 Minuten, und darf maximal 12 ZI, also 180 Minuten, lang sein.
• Für die Vor- und Nachbereitung wird zusätzlich ein ZI pro Behandlungstermin abgerechnet.
• Die Summe aller ZI einer Blankoverordnung (durchgeführte Heilmittel und Vor- und Nachbereitungszeit) wird nach dem Ampelsystem je Diagnosegruppe bemessen.

Therapiefrequenz nach therapeutischen Ermessen wählen 

• Innerhalb einer Blankoverordnung kannst du die Frequenz zwischen den Behandlungen frei wählen und von Termin zu Termin variieren. Sie muss nicht bei Therapiebeginn für die gesamte Blanko-VO festgelegt und auch nicht auf der VO dokumentiert werden.
• Unterbrechungsfristen gibt es nicht. Die Therapie kann auch länger als 14-Tage pausiert werden, ohne dass eine Begründung durch die Kürzel K, T oder F in der Empfangsbestätigung notwendig ist. Auch die „Max.-70-Tage-Unterbrechungsfrist“ kommt hier nicht zum Einsatz.
• Sollte eine nicht therapeutisch angesetzte Pause das Therapieziel gefährden, soll die Blankoverordnung beendet und die Ärztin bzw. der Arzt informiert werden. Ein Therapieabbruch muss auf der Verordnung nicht dokumentiert werden.

Gesamtdauer der Therapie einer Blankoverordnung nach Bedarf wählen

• Jede Blankoverordnung ist bis zu 16 Wochen ab Ausstellungsdatum gültig. Dieser Zeitraum kann, muss aber nicht vollständig genutzt werden. 
• Wenn das Therapieziel vorher erreicht wird, soll die VO vorher beendet und abgerechnet werden.
• Sollte das Therapieziel nicht eher erreicht werden, dürfen die 16 Wochen ab Ausstellungsdatum voll ausgeschöpft werden – unter Berücksichtigung der Maßnahmen des Ampelsystems. Anschließend ist eine Folge-Blanko-VO möglich.

Therapieplan, Dokumentation und Therapiebericht der Blankoverordnung

Alle drei Aspekte verlangen bei der Blankoverordnung einen größeren Zeitaufwand.

Dieser wird finanziell durch die versorgungsbezogene Pauschale je Blankoverordnung kompensiert – dazu folgen unter Vergütung weitere Infos.

Therapieplanung der Blankoverordnung

Mit den oben beschriebenen Therapiemodalitäten kann die Behandlung flexibel und individuell je nach Therapiebedarf der Patient:innen gestaltet werden. 

Damit Termine bei all den Variablen dennoch geplant werden können, spielt hier die Planung des voraussichtlichen Therapieablaufes eine besondere Rolle.  

Während der Analyse des ergotherapeutischen Bedarfes und je nach Befunderhebung und Zielsetzung solltest du daher Folgendes vorläufig bestimmen und deine Entscheidung im Therapieplan begründen:

• einzusetzende Heilmittel sowie Einzel, Gruppe, parallel oder telemedizinische Leistung 
• therapeutisch-sinnvolle Therapiedauer einzelner Termine
• angemessene Frequenz zwischen den Behandlungen
• voraussichtlich geplante Anzahl der Behandlungstermine 

Die Therapieplanung spielt auch für die voraussichtliche Zuzahlung eine besondere Rolle.

• Die Höhe kann hier nicht im Vorhinein festgelegt werden, wie es bei den bekannten Verordnungen mit genauen Vorgaben der Fall ist.
• Zu Beginn jeder Blankoverordnung ist nicht sicher, wie viele Einheiten in welchem Umfang erbracht werden.
• Eine gute Planung kann darüber zumindest eine voraussichtliche Information für Patient:innen ergeben – dazu gleich mehr unter Zuzahlung.

Therapiebericht zur Blankoverordnung

Eine umfangreiche Mitteilung an den Arzt wird nur geschrieben, wenn ein Therapiebericht mit Kreuz auf der GKV-Verordnung von der Ärztin oder dem Arzt angefordert wurde. 

Er soll Folgendes beinhalten: geplantes Therapieziel, Darstellung der erzielten Behandlungsergebnisse, angewendete Heilmittel und Anzahl der Behandlungstermine, Angabe der genutzten Zeitintervalle pro Blanko-VO sowie Angabe der Frequenz(en)

Ampelsystem der ergotherapeutischen Blankoverordnung

Mit dem Ampelsystem werden alle genutzten Zeitintervalle (ZI) einer Blankoverordnung unabhängig vom gewählten Heilmittel zusammengezählt – auch die für die Vor- und Nachbereitungszeit.

Die Ampelphasen beziehen sich immer auf die Laufzeit einer Blankoverordnung – für Folge-Verordnungen startet ein neues Ampelsystem.

Für Diagnosen des langfristigen Heilmittelbedarfes (LHB) sowie des besonderen Verordnungsbedarfes (BVB) gelten die Regelungen der einzelnen Ampelphasen nicht. Hier darf ohne Rechnungskürzung über die Menge der roten Phase hinaus therapiert werden.

Definition der Ampelphasen

 Grüne Phase = Summe der genutzten ZI ist medizinisch-therapeutisch sinnvoll und verhältnismäßig. Sie sind in der Regel ausreichend, um das Therapieziel zu erreichen. In dieser Phase erfolgt keine steuernde Maßnahme seitens der GKV.

Gelbe Phase = Summe der ZI kann von Therapeut:innen eigenverantwortlich eingesetzt werden, wenn ein individueller Bedarf bei Patient:innen vorliegt. Bei häufiger Nutzung der gelben Phase kann eine Information durch die Krankenkasse an die Leistungserbringenden erfolgen – mehr passiert hier nicht.

Rote Phase = Summe der ZI kann je nach individuellem Bedarf von Patient:innen erforderlich sein und von Therapeut:innen eigenverantwortlich eingesetzt werden.

• Weil die Menge aber „das Übliche“ übersteigt, erfolgt ein automatischer Vergütungsabschlag in Höhe von 9 % auf die Zeitintervalle, die innerhalb der roten Phase erbracht werden.
• Die 9 % Rechnungsabzug erfolgen direkt bei der Abrechnung durch die jeweilige Krankenkasse.

Vergütung und Abrechnung der Blanko-VO 

Für Blankoverordnungen wurde eine gesonderte Vergütungsvereinbarung festgelegt.

Für jedes Heilmittel gibt es gesonderte Positionsnummern für die Durchführungsart als Einzel, Gruppe, parallel und/oder telemedizinische Leistung.

Vergütung der Heilmittel

Die Vergütungshöhe der Heilmittel orientiert sich beim Minutenpreis zwar an den bekannten Preisen – sie erfolgt allerdings je geleistetem 15-Minuten-Zeitintervall.

Die jeweilige Positionsnummer wird also je nach Behandlungslänge mehrmals je Heilmittel für einen Behandlungstermin angesetzt. 

Zusätzlich kann je Termin ein Zeitintervall für die Vor- und Nachbereitungszeit angesetzt werden.

Rechnungsbeispiel SB1

Du therapierst 75 Minuten als motorisch-funktionelle Einzelbehandlung:

Abrechnung weiterer Positionsnummern

• Analyse des ergotherapeutischen Bedarfs (54003) darf wie bekannt zu Beginn am Tag der ersten Behandlung durchgeführt und einmal abgerechnet werden.
• Thermische Anwendungen (54341) dürfen je Behandlung einmal angesetzt werden.
• Ergotherapeutische temporäre Schiene bis 400 € (54445) dürfen max. zweimal je Blankoverordnung und Schienen über 400 € (54446) können erst nach Bestätigung des Kostenvoranschlages durchgeführt werden.
• Übermittlungsgebühr für den Therapiebericht (59741) ist einmal abrechnungsfähig.
• Hausbesuche werden je Termin einmal mit der jeweiligen Pauschale berechnet (59973 für HB im häuslichen Umfeld; 59974 für HB in sozialen Einrichtungen).
  
  

Zeitpunkt der Abrechnung

• Die Abrechnung erfolgt immer nach Beendigung einer Blanko-VO.
• Also spätestens 16 Wochen nach Ausstellungsdatum oder früher, wenn weniger Zeit bis zum Erreichen des Therapieziels in Anspruch genommen oder die Therapie aus anderen Gründen beendet wurde.
• Zwischenabrechnungen sind nicht möglich.

Zuzahlung bei Therapie mit Blankoverordnung 

Wenn keine Befreiung vorliegt, müssen Patient:innen je Blankoverordnung die gesetzliche Zuzahlung in Höhe von 10 € Verordnungsblattgebühr und 10 % der Gesamtkosten einer Verordnung selbst tragen.

Weil der Gesamtpreis der Behandlungen bei Blankoverordnungen aber zu Beginn der Therapie nicht absehbar ist, kann auch die Höhe der voraussichtlichen Zuzahlung nicht exakt bestimmt werden.

Darum wird die vollständige Zuzahlung hier erst am Ende der Verordnung berechnet – anders, als es der bekannte Vertrag vorgibt.

Dennoch sind Ergotherapeut:innen weiterhin zur Aufklärung der zu erwartenden Kosten für Patient:innen vor Behandlungsbeginn verpflichtet – sie fällt etwas intensiver aus:

• Patienten müssen informiert werden, dass der Umfang der Therapie (angewandte Zeitintervalle) von Therapeut:in entschieden und dadurch auch die Höhe der Zuzahlung beeinflusst wird. 
• Anhand des voraussichtlichen Therapieplans soll der ungefähre Zuzahlungsbetrag zu Beginn abgeschätzt werden.
• Bei Änderung des Therapieplans kann dieser variieren – darum sollen Therapeut:innen ihre Patient:innen während er laufenden Therapie immer wieder über den aktuellen Zuzahlungsbetrag informieren. 
• In Absprache mit Patient:innen können Zwischenrechnungen für die Zuzahlung gestellt werden. 
  • Das verhindert die Zahlung einer unerwartet großen Summe bei Verordnungsende und hält Patient:innen über die bisherigen Kosten auf dem laufendem. 
  • Für jede Zahlung wird eine Quittung und am Ende ggf. ein Gesamtbeleg über die Zuzahlung ausgestellt.

Für diese Leistungen wird, wie gewohnt, keine Zuzahlung berechnet:

• ergotherapeutische temporäre Schiene (54445 und 54446)
• Übermittlungsgebühr für Mitteilung/Bericht an Verordnende (59741)
• Versorgungsbezogene Pauschale je Blankoverordnung (54503)