Ausfallgebühr in Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie und Podologie
Fakt ist: Heilmittelpraxen der Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie oder Podologie dürfen Ausfallgebühren für nicht oder zu spät abgesagte Termine berechnen.
Gemäß bürgerlichem Gesetzbuch gilt das unabhängig von der Begründung für den Therapieausfall. Das wurde durch einige Urteile richterlich bestätigt.
Dennoch fühlen sich viele Therapeut:innen unwohl, wenn sie Ausfall-Rechnungen für nicht stattgefundenen Heilmitteltherapie stellen:
Was ist erlaubt? Wie hoch darf die Ausfallgebühr sein? Welchen Text für nicht eingehaltene Termine schreibe ich auf die Rechnung? Wo finde ich eine Vorlage bzw. ein Muster für die Ausfallrechnung?
In diesem Artikel findest du die Antworten. Ein weiterer Beitrag unterstützt mit Argumenten, Muster-Aushängen und Formulierungshilfen bei der Kommunikation rund ums Ausfallhonorar.
Ausfallgebühr im Gesetz: Das sagt § 615 BGB
Immer wenn eine Patientin oder ein Patient dein Angebot der Physiotherapie, Logopädie, Ergotherapie oder Podologie annimmt, schließt ihr automatisch einen Behandlungsvertrag gemäß § 630 a-h des bürgerlichen Gesetzbuches – dafür kann, muss aber kein gesondertes Schriftstück aufgelegt werden.
In den Gesetzen wird unter anderem festgelegt, dass Behandler die Pflicht zur Erbringung der zugesagten Leistung haben und Patient:innen zur Zahlung der vereinbarten Vergütung verpflichtet sind, soweit nicht ein Dritter (z. B. gesetzliche Krankenkasse) zur Zahlung verpflichtet ist (§ 630 a BGB) – das wird gleich nochmal wichtig.
Zusätzlich gelten für Behandlungsverträge immer auch die Regeln von sogenannten Dienstverträgen gemäß BGB. Für die Rechnungsstellung bei Terminausfällen greift § 615 BGB „Vergütung bei Annahmeverzug“.
615 BGB
Vergütung bei Annahmeverzug und bei Betriebsrisiko
Kommt der Dienstberechtigte mit der Annahme der Dienste in Verzug, so kann der Verpflichtete für die infolge des Verzugs nicht geleisteten Dienste die vereinbarte Vergütung verlangen, ohne zur Nachleistung verpflichtet zu sein. Er muss sich jedoch den Wert desjenigen anrechnen lassen, was er infolge des Unterbleibens der Dienstleistung erspart oder durch anderweitige Verwendung seiner Dienste erwirbt oder zu erwerben böswillig unterlässt. Die Sätze 1 und 2 gelten entsprechend in den Fällen, in denen der Arbeitgeber das Risiko des Arbeitsausfalls trägt.
Darin wird festgelegt, dass ...
- Heilmittelpraxen (Dienstleistende) die vereinbarte Vergütung für nicht wahrgenommene oder zu spät abgesagte Termine (Annahmeverzug) verlangen dürfen
- Patient:innen (Dienstberechtigte) diese zahlen müssen
- Patient:innen dafür keine Nachleistung der Therapie erhalten müssen.
Wichtig: Die Regel gilt sowohl für Privatpatient:innen und Selbstzahler:innen als auch für GKV-Versicherte. Im Falle eines selbstverschuldeten Therapieausfalls ist die Krankenkasse aber nicht zur Zahlung der Gebühr verpflichtet – dafür sind auch GKV-Patient:innen selbst verantwortlich.
In § 615 werden zudem Regel zum korrekte Betrag des Ausfallhonorars festgelegt – dazu später mehr unter „Ausfallrechnung“.
![Umfrageergebnis abgesagte Termine Ergebnisse einer thevea-Umfrage zu Terminausfällen. Fast 80 Prozent der Praxen beklagen zwischen 5 und 20 Prozent abgesagte Termine](https://thevea.de/wp-content/uploads/2024/05/abgesagte-termine-umfrage.png)
Sicheres Ausfallhonorar: 4 Grundregeln
Mit den folgenden vier Grundregeln erfüllst du in der Physiotherapie, Ergotherapie, Podologie und Logopädie gesetzlichen Rahmenbedingungen für einen gerechtfertigten Einzug einer Ausfallgebühr.
Praxis ist als Terminpraxis organisiert
Das ist bei den allermeisten Heilmittelpraxen der Fall: Patient:innen werden für ihre Behandlung zu einem bestimmten Zeitpunkt im Terminkalender exklusiv eingeplant.
Bei spontanen Terminausfällen sitzen hier in der Regel keine weiteren Patient:innen im Wartezimmer, für welche die Therapiezeit spontan genutzt werden kann.
Zum Verständnis: Arztpraxen können häufig keine Ausfallgebühren berechnen, wenn sie parallel zu geplanten Terminen die offene Sprechstunde geöffnet haben. Denn dadurch sind mögliche Ersatzpatient:innen vor Ort.
Patient:in wurde über Ausfallgebühr informiert
Patient:innen müssen frühzeitig und transparent darüber aufgeklärt werden, dass ihnen eine Ausfallgebühr in Rechnung gestellt wird, wenn sie nicht zu ihrem Termin erscheinen oder diesen zu spät absagen.
Für die Absagefrist sollte eine konkrete Zeitspanne genannt werden. Die meisten Praxen legen eine Frist von „bis 24 Stunden vor Terminbeginn“ dafür fest – danach ist es nur selten möglich, noch Ersatzpatient:innen zu organisieren, die den Ausfall auffangen würden.
Die Aufklärung kann mündlich erfolgen – effektiver wird sie jedoch, wenn Patient:innen auch schriftlich über die Wichtigkeit ihrer Termineinhaltung und die Folgen von Terminausfällen informiert werden.
Diese Erstinformation ist eine solide Grundlage für die zukünftige Kommunikation über die Termineinhaltung und das Ausfallhonorar.
Es kommt zum Terminausfall
Der vereinbarte Therapietermin gilt als ausgefallen, wenn die Patientin oder der Patient nicht zum Termin erscheint oder die Absage nach Ablauf der Frist (z. B. 24 Stunden vor Termin) erfolgte.
Rechtlich gesehen gibt es keine gültige Entschuldigung für den Ausfall und die Gebühr kann erhoben werden – ein paar Kommunikationsbeispiele zu den „häufigsten Entschuldigungen“ findest du ebenfalls im Kommunikations-Artikel zur Ausfallgebühr.
Es ist kein Ersatz möglich
Ausfallgebühren dürfen nur berechnet werden, wenn der ausgefallene Termin nicht anderweitig vergeben, also in dieser Zeit keine Ersatzeinnahmen erwirtschaftet, werden konnte. Es muss also ein wirklicher Ausfall entstanden sein.
Tipp: Notiere in der Patienten-Akte, wie kurzfristig ein Termin abgesagt wurde und was von deinem Praxisteam unternommen wurde, um Ersatzpatienten zu organisieren (Anruf/E-Mail-Warteliste). Das kann dir bei der transparenten Patientenkommunikation helfen.
Achtung, hier ist die Ausfallrechnung streitbar
Bei den folgenden zwei Leistungsarten gab es bereits Gerichtsurteile, welche für das Berechnen des Ausfallhonorars entschieden haben. Aber genauso gab es auch Urteile, die aufgrund der vier Voraussetzungen dagegen entschieden haben.
Hier besteht also ein gewisses Risiko, einen eventuellen Rechtsstreit zur Ausfallrechnung zu verlieren.
- Bei Parallel- oder Gruppentherapie sowie Kursen mit mehreren Teilnehmer:innen ist die Ausfallgebühr streitbar, weil die Therapiezeit hier nicht exklusiv für eine Patientin/einen Patienten reserviert wird und weil durch die weiteren Patient:innen weiterhin Einnahmen möglich sind (Voraussetzung 1 und 4 nicht vollständig erfüllt).
- Ausfallgebühren für passive Leistungen, wie Fango in der Physiotherapie, sind streitbar, weil parallel eine andere Behandlung für Einnahme sorgt (Voraussetzung 4 nicht vollständig erfüllt).
Termine am Montagmorgen: Absagen ermöglichen
Die meisten Heilmittelpraxen sind am Wochenende (wohlverdienter Weise) nicht erreichbar. Patient:innen haben dann in der Regle keine direkte Möglichkeit, ihren Termin für den Montagmorgen innerhalb der Frist abzusagen.
Bei der Rechnungsstellung der Ausfallgebühr kann es deshalb durchaus zu Diskussionen kommen.
Diese vermeidest du, indem du die Möglichkeit der rechtzeitigen Absage per Mail oder Nachricht auf dem Anrufbeantworter zur Verfügung stellst. Erfolgt diese Absagen mehr als 24 Stunden von dem Termin, erhebst du keine Ausfallgebühr. Erfolgt sie gar nicht oder zu spät, kannst du die Ausfallrechnung stellen.
Das rettet in der Regel zwar nicht die verlorene Therapiezeit, weil die Absagen erfasst werden und dann keine Zeit für die Terminierung einer Ersatzbehandlung bleibt. Es sorgt aber für eine Ausfallrechnung ohne Diskussionen – auch für Montagmorgen-Termine.
Ersttermin: Ausfallgebühr nur nach Aufklärung möglich
Wenn der Ersttermin nicht von Patient:innen wahrgenommen wird, ist das Stellen der Ausfall-Rechnung nur sicher möglich, wenn Patient:innen schon vorab ausführlich über die Terminregeln informiert wurden.
Das kann mündlich, während der Terminvereinbarung, stattfinden. Besonders sicher ist es aber, wenn Patient:innen zuvor einen schriftlichen Behandlungsvertrag unterzeichnet haben.
Diesen kannst du direkt nach Terminabsprache per Mail oder Post an Patient:innen senden und um schriftliche Bestätigung vor Terminbeginn bitten.
Ausfallgebühr berechnen: Wie hoch darf sie sein?
Die übliche Berechnung nach § 615 BGB
Vereinbarter Preis
–
ersparte Unkosten
=
Betrag des Ausfallhonorars
Das Ausfallhonorar darf dem zuvor vereinbarten Preis der Behandlung entsprechen. Davon abgezogen werden müssen eingesparte Kosten (Verbrauchskosten), welche der Praxis wegen des Ausfalles nicht entstanden sind – wie etwa behandlungsspezifische Material- und Hygienekosten.
Wenn eine Behandlung keine Verbrauchskosten enthält und der Preis sich ausschließlich auf Raum- und Personalkosten bezieht, kann der vollständige vereinbarte Preis erhoben werden.
Hier wird das Ausfallhonorar also für jede Leistung individuell festgelegt. In den meisten Heilmittelpraxen stellt das keine Schwierigkeit dar, weil für viele Leistungen keine oder immer identische Verbrauchskosten berechnet werden müssen.
Beispiele
1. Ausfallhonorar in der Podologie mit gesparten Kosten: Für eine 45-minütige podologische Behandlung wurde ein Privatpreis von 61 € festgelegt. Weil die Patient:in nicht zur Behandlung erschienen ist, ist diese ausgefallen. Die Praxis „spart“ deswegen ca. 9 € für die hygienische Nachbereitung der Behandlung ein. Das Ausfallhonorar liegt also bei 52 €.
2. Ausfallhonorar in der Physiotherapie ohne gesparte Kosten: Der Termin wurde für eine 20-minütige allgemeine Krankengymnastik mit einer GKV-Vergütung von 27,80 € vereinbart. Da diese Behandlung keine Materialkosten enthält, kann für das Ausfallhonorar der volle Behandlungspreis (27,80 €) von Patient:innen erhoben werden.
GKV-Preise mit Verbrauchskosten: nur in der Podologie
Bei den Preisen der gesetzlichen Krankenkassen werden ausschließlich in der Podologie Verbrauchskosten für Therapiematerialien und Hygiene gesondert aufgelistet – diese müssten bei einem Ausfall von der Ursprungsvergütung abgezogen werden. Logopädie-, Ergotherapie- sowie Physiotherapiepraxen können bei GKV-Leistungen in der Regel den vollständigen Betrag ohne Abzüge als Ausfallhonorar einnehmen.
Idealerweise erstellst du für das Ausfallhonorar tatsächlich eine gesonderte Preisliste. Das erleichtert die Aufklärung und Kommunikation. Außerdem hilft eine Preisliste deinem Team dabei, immer mit korrekten Beträgen zu arbeiten.
Fazit zur üblichen Berechnung des Ausfallhonorars
Vorteil
Wenn du dich an die Preis-Regeln des BGB hältst, fängt das jeweilige Ausfallhonorar deinen Einnahmeverlust vollständig auf und spiegelt den tatsächlichen Wert der ausgefallenen Therapieeinheit wider.
Nachteil
Je nachdem, wie viele Leistungen angeboten werden und wie unterschiedlich die eingesparten Kosten aussehen, kann das Erstellen der Preisliste für Ausfallhonorare aber einmalig etwas Zeit in Anspruch nehmen –doch das lohnt sich.
Weitere Methoden zur Berechnung des Ausfallhonorars
Darf von der BGB-Regel abgewichen werden und sind prozentuale Berechnungen des Honorars oder Ausfall-Pauschalen erlaubt?
Jein – der gemäß BGB angemessene Preis darf unterschritten, aber auf keinen Fall überschritten werden.
Wenn du eine weniger „hochpreisige“ Ausfallgebühr in Rechnung stellen willst, darfst du das also. Demnach sind auch prozentuale Berechnungen des Honorars und fixe Ausfall-Pauschalen möglich, solange diese den Wert gemäß BGB nicht überschreiten.
Empfehlenswert ist das alles aber nicht: Nur die gesetzlich beschriebene Honorargestaltung spiegelt den tatsächlichen Wert der ausgefallenen Therapie wider und fängt entstandenen Einnahmeverluste eines Ausfalls vollständig auf.
Bei allen anderen Varianten der Gebührenfestlegung verzichtest du in der Regel auf dir zustehende Einnahmen und schmälerst damit auch den Wert der Therapiezeit.
Wenn du dennoch mehr zur prozentualen und pauschalen Berechnung des Ausfallhonorars erfahren willst, klappe die folgenden Textabschnitte aus.
Anstatt jeden Leistungspreis um die individuellen Verbrauchskosten zu kürzen, kann auch ein realistischer Prozentsatz (etwa 5, 10 oder 15 %) von jeder Leistung abgezogen werden. Dieser sollte den tatsächliche eingesparten Kosten entsprechen.
Beispiel aus der Logopädie: Die Praxis legt zur Berechnung der Ausfallgebühr pauschal einen 5 %-Abschlag für die bei einem Therapieausfall eingesparte Kosten fest – beispielsweise für Handschuhe, Mundspatel und Desinfektion.
Bei einer 45-Minütigen GKV Behandlung im Wert von 67,93 € ergeben sich daraus 3,40 € Abzug vom vereinbarten Preis. Bei einer 90-minütige Privatleistung mit einem vereinbarten Preis von 115,00 € ergeben 5%-Ausschlag bereits 5,75 € Abzug.
Vorteil
Einfache Berechnung der Ausfallgebühr: vereinbarter Preis minus X %).
Nachteil
Je höher der vereinbarte Preis liegt, desto höher steigt auch der Wert der abgezogenen Prozente. Bei teuren Leistungen übersteigt dieser ggf. die tatsächlichen Unkosten und du verzichtest auf dir zustehende Einnahmen.
Hier ist unbedingt darauf zu achten, dass diese Pauschale niemals den zuvor vereinbarten Wert der Therapieleistung überschreiten darf. Darum muss sie sich an dem günstigsten Behandlungspreis der Praxis orientieren.
Beispiel aus der Ergotherapie: Die Praxis möchte eine fixe Ausfall-Pauschale für alle Leistungen und unabhängig vom tatsächlichen Einnahmeverlust festlegen. Ihre günstigste Leistung ist eine 30-minütige Motorisch-funktionelle Einzelbehandlung der GKV.
Inkl. 15-Minuten Vor- und Nachbereitungszeit wird diese mit 52,77 € vergütet – abzuziehende Unkosten gibt es nicht.
Dieses Pauschalhonorar berechnet die Praxis für alle Ausfälle – unabhängig davon, ob es sich um gesetzlich Versicherte oder Privatpatienten handelt und ob der Termin 30, 45, 60 oder 90 Minuten lang und ggf. hochpreisiger vereinbart war.
Vorteil
Es müssen keine Berechnungen vorgenommen werden – jeder Ausfall wird mit demselben Betrag in Rechnung gestellt
Nachteil
Hier wird nicht der tatsächliche Wert der Therapie widergespiegelt, weil Einnahmeverluste von ausgefallenen, hochpreisigen Leistungen nur teilweise/sehr gering aufgefangen werden. Zudem kann eine Pauschale schnell zu Diskussionen mit Patient:innen führen: “Warum zahle ich immer den gleichen Preis, egal ob ein 30- oder ein 90-minütiger Termin ausgefallen ist?” Eine gute Begründung gibt es dafür nicht.
Ausfallrechnung stellen: Beispielrechnung und Muster-Texte
Idealerweise erhalten Patient:innen ihre Rechnung für den Ausfall immer zeitnah im Anschluss.
Entweder wird sie beim nächsten Therapietermin persönlich überreicht oder per Post versendet.
Ausfallrechnungen unterliegen in Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie und Podologie denselben Regeln wie alle anderen Rechnungen – das müssen sie beinhalten:
![Ausfallrechnung Beispiel einer Muster-Ausfallrechnung mit Erklärung aller wichtigen Inhalte](https://thevea.de/wp-content/uploads/2024/05/ausfallhonorar-ausfallrechnung-muster-vorlage.png)
Ausfallrechnung für nicht abgesagten Termin in Physiotherapie & Co: Inhalt & Aufbau
Sagen Patient:innen nicht oder zu spät ab, müssen diese Angaben auf die Ausfallrechnung:
- Name und Adresse der Heilmittelpraxis
- Patientenname und Rechnungsadresse
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistung inkl. Datum (hier: Terminausfall / Ausfallgebühr)
- Preis und Menge
- Gesamtbetrag
- Hinweis auf Steuerbefreiung oder Nennung des Steuersatzes sowie -betrags
- Zahlungsziel und -Methode (Praxisindividuell)
- Bankverbindung
- Steuernummer und Umsatzsteuer-ID der Praxis
Muster-Texte für nicht eingehaltene Termine
Auch wenn es für gültige Rechnungen keine Pflicht ist, kommunikativ ist es deutlich freundlicher, wenn die Rechnung zu Beginn kurz erläutert wird. Hier ein paar Formulierungsbeispiele:
- „… da Sie zu einem mit uns vereinbarten Termin nicht erschienen sind, stellen wir Ihnen hiermit die ausgefallene Leistung in Rechnung.“
- „… wie im gemeinsamen Behandlungsvertrages vereinbart, stellen wir ihnen hiermit die Kosten für ihren ausgefallenen Termin/ihre kurzfristige Terminabsage in Rechnung.“
- „… aufgrund der kurzfristigen Absage war es uns nicht möglich eine Ersatzbehandlung einzubestellen, die ihren Ausfall aufgefangen hätte. Darum stellen wir ihnen hiermit die ausgefallene Leistung in Rechnung.“
Umsatzsteuer für Ausfall-Rechnungen – ja oder nein?
Ganz wichtig: Frage bei diesem Thema bitte unbedingt deine Steuerberatung für weitere Details zu deiner individuellen Situation. Folgendes soll dir nur als erste Informationen dienen.
Ausfall-Rechnungen werden in der Regel wie die vereinbarte Leistung besteuert. Wenn eine Heilmittelbehandlung umsatzsteuerfrei ist, ist das in der Regel auch die Ausfall-Rechnung. Wenn eine Privatleistung umsatzsteuerpflichtig ist, ist es in der Regel auch die Ausfall-Rechnung dafür.
Ausfallrechnung wird nicht beglichen – was jetzt?
Wenn die Zahlungsfrist einer Rechnung für Ausfallgebühren überschritten wurde, darfst du (wie bei allen Rechnung) Zahlungserinnerungen und Mahnungen dafür ausstellen, um Patient:innen an ihre offene Rechnung zu erinnern.
Wenn die Zahlung weiterhin bewusst unterlassen wird, beispielsweise aus persönlichen Protest gegen die Ausfallgebühr, liegt ein Zahlungsverzug vor. Theoretisch könntest du diesen von einem Inkassodienstleiter und/oder einem Gericht klären lassen.
Auch wenn bereits viele Gerichte der Ausfallgebühr zugestimmt haben – so ein Rechtsstreit bring immer viel Mehraufwand mit sich, welcher dir weitere wertvolle Therapiezeit rauben kann. Bei sich weigernden Patient:innen ist es darum meist sinnvoller, nicht bis zur letzten Instanz auf die Begleichung der Ausfallrechnung zu bestehen.
Stattdessen solltest du die ausstehende Ausfallrechnung in solche Fällen stornieren und dich zeitgleich vollständig von der Zusammenarbeit mit der jeweiligen Patientin oder dem jeweiligen Patienten trennen, indem du den Behandlungsvertrag von deiner Seite aus auflösen. Weitere Termine finden dann nicht mehr statt – sollten welche vorgeplant worden sein, werden diese praxisseitig abgesagt.
Den Grund dafür solltest du transparent nennen: „Wir verzichten auf einen Rechtsstreit für den Betrag zur Ausfallgebühr. Im Zuge dessen lösen wir den Behandlungsvertrag mit Ihnen auf und beenden Ihre Therapie in unserer Praxis. Indem Sie die offene Rechnung für ihren Therapieausfall nicht begleichen wollen, haben Sie sich dazu entschieden, unsere gemeinsam vereinbarten Termin-Regeln nicht einzuhalten.“
Fazit: Ausfallhonorar
Solange die vier Grundlagen (Termin-Praxis, Patienten-Info, Ausfall, kein Ersatz möglich) erfüllt sind, darfst du gemäß § 615 BGB ein Ausfallhonorar von Patient:innen berechnen – unabhängig davon, warum der Termin ausgefallen ist.
Der Preis orientiert sich dabei immer an der ursprünglich vereinbarten Vergütung des Termins und die Rechnungsstellung erfolgt wie gewohnt.
Anhand des letzten Artikelabschnittes lässt sich aber bereits erkennen, dass die Umsetzung der gesetzlichen Ausfallgebühr für Diskussionsstoff mit Patient:innen sorgen kann. Das wirst du aus deiner Praxiserfahrung bestätigen können.
Eine transparente und clevere Kommunikation zu den Termin-Regeln kann Diskussionen und Missverständnisse aber bereits vor dem ersten Termin vorbeugen.
Wie du mit regelmäßiger Kommunikation der Termin-Regeln sogar den Therapiewert steigern und Ausfälle vermeiden kannst, erfährst du unter Ausfallhonorar: Wie du sicher kommunizierst.
Er ist gefüllt mit Formulierungshilfen und Praxisbeispielen sowie kostenlose Downloads – lies dich jetzt rein.
Ausfallhonorar: Häufige Fragen und Antworten
Patienteninformation und Behandlungsvertrag
Nein, für die mündliche Vereinbarung und Aufklärung zur Ausfallgebühr bedarf es keine Zeugen.
Die Vereinbarung/der Behandlungsvertrag inkl. Ausfallgebühren-Regel gemäß § 615 BGB kommen zustande, sobald Patient:innen eine Dienstleistung bei dir „reservieren“ – also sobald der Termin vereinbart wurde. Dafür müssen weder Zeugen anwesend sein, noch muss ein schriftlicher Vertrag dafür aufgesetzt werden.
Allerdings ist ein schriftlicher Behandlungsvertrag grundsätzlich ratsam und kann viele Diskussionen vorbeugen.
Unbedingt! Prinzipiell sollte jeder Vertrag an beide Vertragspartner ausgehändigt werden.
Tipp: Wenn deine Praxis bereits digitalisiert ist, reicht ein physischer Vertrag völlig aus. Scanne diesen nach Unterschrift ein, speichere ihn in der digitalen Patientenakte und gebe das Original an Patient:innen weiter. Spart Papier und Stauraum
Du musst nicht alle Patienten einzeln darüber informieren. Es ist ausreichend, wenn du eine Liste mit den neuen GKV-Preisen aushängst.
Ja, darfst du. Mit der Terminbuchung haben Patienten den BGB-Regeln zugestimmt. Jedoch solltest du deine Patient:innen zuvor über die Ausfallgebühr aufgeklärt haben. Beispielsweise auf der Homepage über Hinweise oder die Praxis-AGB. Oder mündlich während der Terminvereinbarung.
Besonders diskussionsarm wirst du die Ausfallgebühr eines Ersttermins aber nur einziehen, wenn du Patient:innen vor dem Termin einen Behandlungsvertrag mit den verschriftlichten Regeln zur Ausfallgebühr zukommen lässt, welche du dir per Unterschrift bestätigen lässt.
Terminvereinbarung
Ein Termin gilt als vereinbart, sobald die*der Patient:in deinen Terminvorschlag mündlich angenommen hat. Einen schriftlichen Beweis muss dazu nicht vorhanden sein – er kann, aber bei Diskussionen um die Ausfallgebühr ein wertvoller Beleg sein (siehe nächste Frage).
Hier haben die Webinarteilnehmer:innen einander wertvolle Tipps gegeben:
- „Wir leiten die Termine immer noch einmal per Mail an die Patient:innen weiter.“
- „Wir haben einen automatischen Termin-Erinnerungs-Service per Mail/per SMS. Die sendet 2 Tage zuvor eine Erinnerung, spätestens danach bleibt noch ausreichend Zeit für eine Absage.“
- „Wir vergeben meist Serien-Termine in 10er oder 5er-Schritten und lassen uns die Übergabe der Termine in der Patienten-Akte bestätigen.“
- „Bei eher unzuverlässigen Patienten nutzen wir Terminzettel mit Durchschlag. Eine Version bekommt der Patient, die andere bleibt in der Akte.”
- „Wir stellen Termine nur noch digital oder gedrückt aus – so kann uns niemand sagen, dass wir die falschen Termine aufgeschrieben hätten.”
Betrag der Ausfall-Rechnung
Gemäß BGB-Regel muss von der Ursprungsvergütung nur das abgezogen werden, was die Praxis aufgrund des Ausfalls tatsächlich eingespart hat.
Die Kosten der Vor- und Nachbereitung in der Ergotherapie und Logopädie beziehen sich meist ausschließlich auf Personal und Raumkosten – diese musst du trotz Therapieausfall weiter bezahlen und sparst sie demnach nicht ein. Dieser Vergütungsteil muss demnach nicht von der Ursprungsvergütung abgezogen werden.
In der Podologie kommen bei der Vor- und Nachbereitung zudem noch Verbrauchskosten für die Hygiene auf. Diese sollen laut BGB-Regel vom Behandlungspreis abgezogen werden, da diese Vorbereitung für den nächsten Patienten genutzt werden kann.
Ähnlich ist es bei den Materialien der Ergotherapeutischen Schiene – diese werden bei einem Ausfall nicht verbraucht, also eingespart. Demnach müssen deren Kosten von der Ausfallrechnung abgezogen werden.
Gültige Begründungen des Ausfalls
Nein! Die Regeln nach § 615 BGB sind auf der Grundlage entstanden, dass du als Dienstleister im Rahmen der Erwerbstätigkeit auf den Vergütungsanspruch angewiesen bist.
Du stellst Zeit, Personal und Räumlichkeiten zur Verfügung und verplanst damit kostenintensive Ressourcen exklusiv für den reservierten Termin.
Deshalb sollst du den Vergütungsanspruch nicht aufgrund von Vorkommnissen verlieren, die im Risikobereich des Patienten oder der Patientin (der Dienstberechtigten) liegen.
Bedeutet: Dein Vergütungsanspruch bleibt bestehen – unabhängig davon, ob der Patient schuldlos an der Wahrnehmung des Termins gehindert war oder ein schuldhaftes Verhalten zugrunde lag.
Das wurde beispielsweise im Oktober 2021 durch ein Urteil des Amtsgerichts Burgwedel (Aktenzeichen: 7 C 360/16) bestätigt. Dort wurde einer Heilmittelpraxis Recht auf Ausfallgebühr gegeben, deren Patient:in fünf Termine in Folge spontan wegen Krankheit abgesagt hatte und sich zunächst weigerte, die Ausfallrechnung zu zahlen.
Das Gericht schrieb dazu: „Ob die Beklagte [Patientin] die Nichtwahrnehmung zu vertreten hatte oder dies unverschuldet erfolgte, ist für den Annahmeverzug im Sinne des § 615 BGB unerheblich.“
Dafür gibt es leider keine Ideal-Lösung.
Vorbeugen kann man hier mit guter Kommunikation, in der die Vorteile von frühzeitigen Absagen betont werden: Je eher Sie sich melden, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass wir Ersatz organisieren können (und keine Gebühr gestellt wird).
Wenn die Absagen dennoch kurzfristig erfolgt, kannst du dich vor Diskussionen schützen, indem du die Ausfallgebühr während des Absage-Gespräches nicht erwähnst. Du musst die Rechnungsstellung nicht erneut ankündigen. Du kannst die Rechnung einfach per Post senden oder bei der nächsten Behandlung vorlegen.
Aufgrund deiner transparenten und regelmäßigen Aufklärung dürfte es dann weniger Diskussions-Potenzial geben.
Sollten Patient:innen dennoch krank in der Praxis auftauchen, gehen einige Webinar-Teilnehmer:innen wie folgt vor:
Sie brechen die Behandlung ab oder starten diese erst gar nicht und lassen sich den Termin bei GKV-Patient:innen bestätigen. Den Abbruch dokumentieren sie auf der VO: „Termin musste beendet werden – Patientin gesundheitlich nicht in der Lage.“
Privatpatient:innen geben sie eine reguläre Rechnung für den Termin aus.
Besondere Terminsituationen
Wenn GKV-Versicherte ohne gültige VO in die Praxis kommen, können sie ihre Behandlung dennoch wahrnehmen. Sie müssen diese dann aber privat bezahlen. Eine Ausfallgebühr wird also gar nicht nötig – stattdessen kann eine Privatbehandlung durchgeführt werden.
Auch diese Regel machst du idealerweise im Behandlungsvertrag deutlich: „Sollten Sie bei Terminbeginn eine ungültige oder gar keine GKV-Heilmittelverordnung vorlegen, ist die Vergütung durch ihre Krankenkasse nicht gesichert. Darum stellen wir Ihnen die Termine privat in Rechnung, bis eine gültige GKV-Verordnung vorliegt.“
Bei Gruppen oder Kursen werden nicht alle vier Voraussetzungen zur Ausfallgebühr vollständig erfüllt, weil der Termin nicht exklusiv für eine Person reserviert wurde und weil zu dieser Zeit weitere Einnahmen möglich sind. Zur Ausfallgebühren für Kursteilnehmer gab es Urteile, welche sich dafür ausgesprochen haben, aber auch welche, die sich dagegen ausgesprochen haben.
Ob ihr Ausfallhonorare dafür berechnen möchtet, obliegt euer Entscheidung.
Ja, sie ist genauso Teil der gemeinsamen Vereinbarung wie die Vergütung der Therapieleistung.
Vor allem in solchen Behandlungskonstellationen ist ein schriftlicher Behandlungsvertrag sinn- und wertvoll.
Denn: Grundsätzlich ist die Person für die Termineinhaltung sowie die Einhaltung der anderen Regeln des gemeinsamen Behandlungsvertrages verantwortlich, die die Vereinbarung eingegangen ist. Das ist schriftlich leichter zu belegen als bei mündlichen (stillschweigenden) Vereinbarungen.
Bei Kindern schließen in der Regel die Eltern oder Betreuungsbeauftragten den Vertrag ab, bei pflegebedürftigen Patient:innen häufig sie selbst oder ihre gesetzlichen Betreuer. Pflegepersonal ist dazu in der Regel nicht berechtigt, weil sie nicht einer gesetzlichen Betreuung gleich kommen – daher geht die Ausfall-Rechnung auch nicht an das Personal.
Mein Tipp: Klärt Patient:innen und ihre Angehörigen transparent über die Termin-Regel auf und erwähnt ruhig noch einmal mündlich, dass zeitig Termine abgesagt werden müssen und andernfalls eine Ausfallgebühr in Rechnung gestellt wird. Fragt bei Unklarheiten explizit nach, an wen diese gestellt wird.
Je nachdem, wie viel später die Patientin oder der Patient erscheint: Du entscheidest selbst, ob es sinnvoll ist, die übrige Zeit noch für einen Teil der Behandlung zu nutzen. Die Patient:innen zahlen in jedem Fall den vollen Betrag des reservierten Termins. Entweder als vereinbarte Vergütung oder als Ausfallhonorar nach BGB-Regel.
Beispiel 1: Es wurde eine 45-minütige podologische Behandlung vereinbart. Die Patientin kommt 15 Minuten zu spät und erhält deshalb noch 30 Minuten Behandlungszeit – zahlen muss sie dennoch den vollständigen vereinbarten Preis der 45-minütigen Therapie.
Beispiel 2: Es wurde eine 20-minütige physiotherapeutische Behandlung vereinbart. Der Patient kommt 15 Minuten zu spät – ein Start der Therapie lohnt nicht mehr. Du stellst eine Ausfallrechnung über die vereinbarte Vergütung gemäß BGB-Regel.
Unterschrift statt Ausfallgebühr
Die gesetzliche Krankenkasse zahlen ausschließlich für tatsächlich geleistete Heilmitteltherapie – darum dürfen Patient:innen auch nur wirklich erhaltene Leistungen bestätigen.
Demnach wäre eine Unterschrift und die Abrechnung eines Ausfalls strafrechtlich gesehen Versicherungsbetrug – welcher u. a. zum Entzug der GKV-Zulassung führen kann.
Mahnung und Inkasso
Wenn die Zahlungsfrist einer Rechnung für Ausfallgebühren überschritten wurde, darfst du (wie bei allen Rechnungen) Zahlungserinnerungen und Mahnungen dafür ausstellen, um Patient:innen an ihre offene Rechnung zu erinnern.
Wenn die Zahlung weiterhin bewusst unterlassen wird, beispielsweise aus persönlichem Protest gegen die Ausfallgebühr, liegt ein Zahlungsverzug vor. Diesen kannst du von einem Inkassodienstleiter klären lassen.
Einige Teilnehmer:innen des Webinars haben dazu folgende Erfahrungen geteilt:
„Keine Angst vor dem Weg zum Inkassobüro, es kostet dich als Gläubiger nichts. Und auch wenn es bis zum Zahlungserfolg manchmal lange dauert – ein Inkassobüro hat einfach bessere Möglichkeiten und fundierte Kenntnisse bei der Forderungseintreibung. Kann ich nur empfehlen.“
„Wir geben die Forderung nach einer Mahnung an ein Inkasso ab. Ab dann sperre ich Patient:innen für weitere Behandlungstermine, bis die Forderung geklärt ist.“
„Ja, einige Patient:innen sind vom Inkasso so erschrocken, dass sie danach nicht mehr zur Behandlung kommen wollen. Wir finden das okay und geben den Therapieplatz gerne an zuverlässige Patient:innen weiter.“
„Wir sparen uns das Inkasso und lösen den Behandlungsvertrag nach 2 schriftlichen Mahnungen von unserer Seite auf aus und machen Platz für zuverlässige Patienten.“
Auf dieser Seite geben wir euch langjährige Praxiserfahrung weiter. Sie ersetzt keine Rechtsberatung. Eine Haftung im Zusammenhang mit der Nutzung der Informationen, Beispiele und Empfehlungen ist ausgeschlossen. Wenn du rechtlichen Rat benötigst, wende dich bitte an einen qualifizierten Anwalt.