Anstatt jeden Leistungspreis um die individuellen Verbrauchskosten zu kürzen, kann auch ein realistischer Prozentsatz (etwa 5, 10 oder 15 %) von jeder Leistung abgezogen werden. Dieser sollte den tatsächliche eingesparten Kosten entsprechen.

Beispiel aus der Logopädie: Die Praxis legt zur Berechnung der Ausfallgebühr pauschal einen 5 %-Abschlag für die bei einem Therapieausfall eingesparte Kosten fest – beispielsweise für Handschuhe, Mundspatel und Desinfektion.

Bei einer 45-Minütigen GKV Behandlung im Wert von 67,93 € ergeben sich daraus 3,40 € Abzug vom vereinbarten Preis. Bei einer 90-minütige Privatleistung mit einem vereinbarten Preis von 115,00 € ergeben 5%-Ausschlag bereits 5,75 € Abzug.

Hier ist unbedingt darauf zu achten, dass diese Pauschale niemals den zuvor vereinbarten Wert der Therapieleistung überschreiten darf. Darum muss sie sich an dem günstigsten Behandlungspreis der Praxis orientieren.

Beispiel aus der Ergotherapie: Die Praxis möchte eine fixe Ausfall-Pauschale für alle Leistungen und unabhängig vom tatsächlichen Einnahmeverlust festlegen. Ihre günstigste Leistung ist eine 30-minütige Motorisch-funktionelle Einzelbehandlung der GKV.

Inkl. 15-Minuten Vor- und Nachbereitungszeit wird diese mit 52,77 € vergütet – abzuziehende Unkosten gibt es nicht.

Dieses Pauschalhonorar berechnet die Praxis für alle Ausfälle – unabhängig davon, ob es sich um gesetzlich Versicherte oder Privatpatienten handelt und ob der Termin 30, 45, 60 oder 90 Minuten lang und ggf. hochpreisiger vereinbart war.

Nein, für die mündliche Vereinbarung und Aufklärung zur Ausfallgebühr bedarf es keine Zeugen. 

Die Vereinbarung/der Behandlungsvertrag inkl. Ausfallgebühren-Regel gemäß § 615 BGB kommen zustande, sobald Patient:innen eine Dienstleistung bei dir „reservieren“ – also sobald der Termin vereinbart wurde. Dafür müssen weder Zeugen anwesend sein, noch muss ein schriftlicher Vertrag dafür aufgesetzt werden.

Allerdings ist ein schriftlicher Behandlungsvertrag grundsätzlich ratsam und kann viele Diskussionen vorbeugen.

Unbedingt! Prinzipiell sollte jeder Vertrag an beide Vertragspartner ausgehändigt werden.

Tipp: Wenn deine Praxis bereits digitalisiert ist, reicht ein physischer Vertrag völlig aus. Scanne diesen nach Unterschrift ein, speichere ihn in der digitalen Patientenakte und gebe das Original an Patient:innen weiter. Spart Papier und Stauraum

Du musst nicht alle Patienten einzeln darüber informieren. Es ist ausreichend, wenn du eine Liste mit den neuen GKV-Preisen aushängst. 

Ja, darfst du. Mit der Terminbuchung haben Patienten den BGB-Regeln zugestimmt. Jedoch solltest du deine Patient:innen zuvor über die Ausfallgebühr aufgeklärt haben. Beispielsweise auf der Homepage über Hinweise oder die Praxis-AGB. Oder mündlich während der Terminvereinbarung.

Besonders diskussionsarm wirst du die Ausfallgebühr eines Ersttermins aber nur einziehen, wenn du Patient:innen vor dem Termin einen Behandlungsvertrag mit den verschriftlichten Regeln zur Ausfallgebühr zukommen lässt, welche du dir per Unterschrift bestätigen lässt.  

Ein Termin gilt als vereinbart, sobald die*der Patient:in deinen Terminvorschlag mündlich angenommen hat. Einen schriftlichen Beweis muss dazu nicht vorhanden sein – er kann, aber bei Diskussionen um die Ausfallgebühr ein wertvoller Beleg sein (siehe nächste Frage).

Hier haben die Webinarteilnehmer:innen einander wertvolle Tipps gegeben:

• „Wir leiten die Termine immer noch einmal per Mail an die Patient:innen weiter.“
• „Wir haben einen automatischen Termin-Erinnerungs-Service per Mail/per SMS. Die sendet 2 Tage zuvor eine Erinnerung, spätestens danach bleibt noch ausreichend Zeit für eine Absage.“
• „Wir vergeben meist Serien-Termine in 10er oder 5er-Schritten und lassen uns die Übergabe der Termine in der Patienten-Akte bestätigen.“ 
• „Bei eher unzuverlässigen Patienten nutzen wir Terminzettel mit Durchschlag. Eine Version bekommt der Patient, die andere bleibt in der Akte.” 
• „Wir stellen Termine nur noch digital oder gedrückt aus – so kann uns niemand sagen, dass wir die falschen Termine aufgeschrieben hätten.” 

Gemäß BGB-Regel muss von der Ursprungsvergütung nur das abgezogen werden, was die Praxis aufgrund des Ausfalls tatsächlich eingespart hat. 

Die Kosten der Vor- und Nachbereitung in der Ergotherapie und Logopädie beziehen sich meist ausschließlich auf Personal und Raumkosten – diese musst du trotz Therapieausfall weiter bezahlen und sparst sie demnach nicht ein. Dieser Vergütungsteil muss demnach nicht von der Ursprungsvergütung abgezogen werden. 

In der Podologie kommen bei der Vor- und Nachbereitung zudem noch Verbrauchskosten für die Hygiene auf. Diese sollen laut BGB-Regel vom Behandlungspreis abgezogen werden, da diese Vorbereitung für den nächsten Patienten genutzt werden kann. 

Ähnlich ist es bei den Materialien der Ergotherapeutischen Schiene – diese werden bei einem Ausfall nicht verbraucht, also eingespart. Demnach müssen deren Kosten von der Ausfallrechnung abgezogen werden.

Nein! Die Regeln nach § 615 BGB sind auf der Grundlage entstanden, dass du als Dienstleister im Rahmen der Erwerbstätigkeit auf den Vergütungsanspruch angewiesen bist. 

Du stellst Zeit, Personal und Räumlichkeiten zur Verfügung und verplanst damit kostenintensive Ressourcen exklusiv für den reservierten Termin. 

Deshalb sollst du den Vergütungsanspruch nicht aufgrund von Vorkommnissen verlieren, die im Risikobereich des Patienten oder der Patientin (der Dienstberechtigten) liegen.

Bedeutet: Dein Vergütungsanspruch bleibt bestehen – unabhängig davon, ob der Patient schuldlos an der Wahrnehmung des Termins gehindert war oder ein schuldhaftes Verhalten zugrunde lag.

Das wurde beispielsweise im Oktober 2021 durch ein Urteil des Amtsgerichts Burgwedel (Aktenzeichen: 7 C 360/16) bestätigt. Dort wurde einer Heilmittelpraxis Recht auf Ausfallgebühr gegeben, deren Patient:in fünf Termine in Folge spontan wegen Krankheit abgesagt hatte und sich zunächst weigerte, die Ausfallrechnung zu zahlen.

Das Gericht schrieb dazu: „Ob die Beklagte [Patientin] die Nichtwahrnehmung zu vertreten hatte oder dies unverschuldet erfolgte, ist für den Annahmeverzug im Sinne des § 615 BGB unerheblich.“

Dafür gibt es leider keine Ideal-Lösung.

Vorbeugen kann man hier mit guter Kommunikation, in der die Vorteile von frühzeitigen Absagen betont werden: Je eher Sie sich melden, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass wir Ersatz organisieren können (und keine Gebühr gestellt wird).

Wenn die Absagen dennoch kurzfristig erfolgt, kannst du dich vor Diskussionen schützen, indem du die Ausfallgebühr während des Absage-Gespräches nicht erwähnst. Du musst die Rechnungsstellung nicht erneut ankündigen. Du kannst die Rechnung einfach per Post senden oder bei der nächsten Behandlung vorlegen.

Aufgrund deiner transparenten und regelmäßigen Aufklärung dürfte es dann weniger Diskussions-Potenzial geben. 

Sollten Patient:innen dennoch krank in der Praxis auftauchen, gehen einige Webinar-Teilnehmer:innen wie folgt vor:

Sie brechen die Behandlung ab oder starten diese erst gar nicht und lassen sich den Termin bei GKV-Patient:innen bestätigen. Den Abbruch dokumentieren sie auf der VO: „Termin musste beendet werden – Patientin gesundheitlich nicht in der Lage.“

Privatpatient:innen geben sie eine reguläre Rechnung für den Termin aus. 

Wenn GKV-Versicherte ohne gültige VO in die Praxis kommen, können sie ihre Behandlung dennoch wahrnehmen. Sie müssen diese dann aber privat bezahlen. Eine Ausfallgebühr wird also gar nicht nötig – stattdessen kann eine Privatbehandlung durchgeführt werden.

Auch diese Regel machst du idealerweise im Behandlungsvertrag deutlich: „Sollten Sie bei Terminbeginn eine ungültige oder gar keine GKV-Heilmittelverordnung vorlegen, ist die Vergütung durch ihre Krankenkasse nicht gesichert. Darum stellen wir Ihnen die Termine privat in Rechnung, bis eine gültige GKV-Verordnung vorliegt.“

Bei Gruppen oder Kursen werden nicht alle vier Voraussetzungen zur Ausfallgebühr vollständig erfüllt, weil der Termin nicht exklusiv für eine Person reserviert wurde und weil zu dieser Zeit weitere Einnahmen möglich sind. Zur Ausfallgebühren für Kursteilnehmer gab es Urteile, welche sich dafür ausgesprochen haben, aber auch welche, die sich dagegen ausgesprochen haben.

Ob ihr Ausfallhonorare dafür berechnen möchtet, obliegt euer Entscheidung.

Ja, sie ist genauso Teil der gemeinsamen Vereinbarung wie die Vergütung der Therapieleistung.

Vor allem in solchen Behandlungskonstellationen ist ein schriftlicher Behandlungsvertrag sinn- und wertvoll. 

Denn: Grundsätzlich ist die Person für die Termineinhaltung sowie die Einhaltung der anderen Regeln des gemeinsamen Behandlungsvertrages verantwortlich, die die Vereinbarung eingegangen ist. Das ist schriftlich leichter zu belegen als bei mündlichen (stillschweigenden) Vereinbarungen.

Bei Kindern schließen in der Regel die Eltern oder Betreuungsbeauftragten den Vertrag ab, bei pflegebedürftigen Patient:innen häufig sie selbst oder ihre gesetzlichen Betreuer. Pflegepersonal ist dazu in der Regel nicht berechtigt, weil sie nicht einer gesetzlichen Betreuung gleich kommen – daher geht die Ausfall-Rechnung auch nicht an das Personal.

Mein Tipp: Klärt Patient:innen und ihre Angehörigen transparent über die Termin-Regel auf und erwähnt ruhig noch einmal mündlich, dass zeitig Termine abgesagt werden müssen und andernfalls eine Ausfallgebühr in Rechnung gestellt wird. Fragt bei Unklarheiten explizit nach, an wen diese gestellt wird.

Je nachdem, wie viel später die Patientin oder der Patient erscheint: Du entscheidest selbst, ob es sinnvoll ist, die übrige Zeit noch für einen Teil der Behandlung zu nutzen. Die Patient:innen zahlen in jedem Fall den vollen Betrag des reservierten Termins. Entweder als vereinbarte Vergütung oder als Ausfallhonorar nach BGB-Regel.

Beispiel 1: Es wurde eine 45-minütige podologische Behandlung vereinbart. Die Patientin kommt 15 Minuten zu spät und erhält deshalb noch 30 Minuten Behandlungszeit – zahlen muss sie dennoch den vollständigen vereinbarten Preis der 45-minütigen Therapie.

Beispiel 2: Es wurde eine 20-minütige physiotherapeutische Behandlung vereinbart. Der Patient kommt 15 Minuten zu spät – ein Start der Therapie lohnt nicht mehr. Du stellst eine Ausfallrechnung über die vereinbarte Vergütung gemäß BGB-Regel.

Die gesetzliche Krankenkasse zahlen ausschließlich für tatsächlich geleistete Heilmitteltherapie – darum dürfen Patient:innen auch nur wirklich erhaltene Leistungen bestätigen. 

Demnach wäre eine Unterschrift und die Abrechnung eines Ausfalls strafrechtlich gesehen Versicherungsbetrug – welcher u. a. zum Entzug der GKV-Zulassung führen kann.

Wenn die Zahlungsfrist einer Rechnung für Ausfallgebühren überschritten wurde, darfst du (wie bei allen Rechnungen) Zahlungserinnerungen und Mahnungen dafür ausstellen, um Patient:innen an ihre offene Rechnung zu erinnern.

Wenn die Zahlung weiterhin bewusst unterlassen wird, beispielsweise aus persönlichem Protest gegen die Ausfallgebühr, liegt ein Zahlungsverzug vor. Diesen kannst du von einem Inkassodienstleiter klären lassen. 

Einige Teilnehmer:innen des Webinars haben dazu folgende Erfahrungen geteilt:

• „Keine Angst vor dem Weg zum Inkassobüro, es kostet dich als Gläubiger nichts. Und auch wenn es bis zum Zahlungserfolg manchmal lange dauert – ein Inkassobüro hat einfach bessere Möglichkeiten und fundierte Kenntnisse bei der Forderungseintreibung. Kann ich nur empfehlen.“

• „Wir geben die Forderung nach einer Mahnung an ein Inkasso ab. Ab dann sperre ich Patient:innen für weitere Behandlungstermine, bis die Forderung geklärt ist.“ 

• „Ja, einige Patient:innen sind vom Inkasso so erschrocken, dass sie danach nicht mehr zur Behandlung kommen wollen. Wir finden das okay und geben den Therapieplatz gerne an zuverlässige Patient:innen weiter.“

• „Wir sparen uns das Inkasso und lösen den Behandlungsvertrag nach 2 schriftlichen Mahnungen von unserer Seite auf aus und machen Platz für zuverlässige Patienten.“