Ratgeber für den Software-Wechsel gibt es viele. Dieser Leitfaden ist etwas anders.
Ich habe diejenigen gefragt, die täglich Heilmittelpraxen bei der Umstellung begleiten: Wie viel Zeit kostet der Wechsel und welches Vorgehen eignet sich für wen?
Dieser Leitfaden bündelt die Erfahrung aus mehr als 10.000 Stunden in der Software-Beratung und der Begleitung von Hunderten Software-Wechseln. Die vier Expert:innen:
Timo Dahm
Physiotherapeut & Software-Berater
Meike Wiesweg Logopädin & Support-Spezialistin
Latifah Mertesacker
Praxismanagerin & Support-Spezialistin
Yvonne Kublin Physiotherapeutin & Support-Spezialistin
Vermeintliche Hürden im Check
Zeitaufwand, viele Daten, ein ohnehin voller Terminkalender, der irgendwie in die neue Software gelangen muss … die Umstellung auf ein neues Tool wirkt im Vorfeld oft wie eine Herkulesaufgabe.
Unsere Erfahrung zeigt aber: Die Fälle, in denen ein Umstieg wegen des Aufwands abgebrochen wird, lassen sich an einer Hand abzählen.
Demgegenüber stehen Hunderte erfolgreiche Umstellungen. Hier findest du die vermeintlich größten Hürden, von denen viele niedriger sind, als sie zunächst aussehen.
Zeitaufwand
Wie viel Zeit muss ich in die Umstellung investieren?
Unsere Erfahrung:
Von Praxen, die sich für einen harten Schnitt entscheiden und alles in einem Rutsch umziehen, wissen wir: Ein intensiver Tag für die Einstellungen und den Kalenderumzug reicht in der Regel. Bei größeren Praxen können es auch zwei bis drei Tage sein.
Wer geballten Aufwand vermeiden möchte, kann sich auch für die sanfte Variante entscheiden und für ein bis zwei Monate zwei Systeme parallel nutzen. Dann läuft die Umstellung im wahrsten Sinne des Wortes „nebenher“. Mehr dazu unter Wechselprozess.
Generell gilt wie bei einem Umzug in ein neues Zuhause: je größer die Wohnung oder das Haus, desto größer der Aufwand. Aber du kannst dir auch beim Software-Umzug einen Umzugsservice buchen (für Patientenstammdaten) oder den Aufwand auf mehrere Schultern verteilen.
Wichtig für mehr Klarheit und weniger Aufwand: Alle müssen wissen, was ihre Aufgabe ist. In Praxen ohne Rezeptionsfachkraft ziehen z. B. alle Therapeut:innen „ihre“ Patient:innen und Termine um.
Zeitpunkt
Wie integriere ich den Umstieg in den Praxisalltag?
Unsere Erfahrung:
Bei kleinen Praxen kümmert sich um die Umstellung oft die Inhaberin oder der Inhaber am Wochenende.
Doch auch die Umstellung während des Praxisbetriebs ist möglich.
Durch eine parallele Nutzung der alten und neuen Software klappt das in der Regel gut. Wichtig sind allerdings die Selbstdisziplin aller Beteiligten und klare Absprachen. Bei der Umstellung des Terminkalenders müssen sich z. B. alle auf einen Tag X verständigen und daran halten.
Datenübertragung
Patientendaten, Verordnungen, Termine: Wie sollen wir das alles vom alten ins neue System übertragen?
Unsere Erfahrung:
Ganz ohne manuellen Aufwand geht es tatsächlich nicht. Bei guter Planung ist er meistens geringer als befürchtet. Praxiserprobte Empfehlungen haben wir unter den verlinkten Begriffen zusammengefasst.
Patientenstammdaten lassen sich häufig automatisch übernehmen. Begonnene Verordnungen schließt du am besten im alten System ab, neue legst du nur im neuen System an. Einzig beim Terminkalender kommst du um etwas Doppelpflege nicht herum.
Zugriff auf alte Dokus etc.
Sind nach dem Wechsel alte Dokumentation und Berichte verloren? Und was passiert, wenn ich vergesse, etwas umzuziehen?
Unsere Erfahrung:
Diese Hürde kennen wir nur aus der Theorie. Denn in der Praxis müssen dir sämtliche Daten, die du in deine bisherige Software eingegeben hast, 10 Jahre lang zur Verfügung stehen. Heißt konkret: Der Anbieter deiner bisherigen Software muss dir Zugriff darauf ermöglichen.
Umgewöhnung
Komme ich selbst und alle aus meinem Team mit der neuen Software klar?
Unsere Erfahrung:
Egal wie komplex die bisherige Software war und wie einfach die neue Software ist: Der bislang gewohnte Ablauf der Klicks ändert sich. Selbst wenn künftig weniger Klickerei nötig ist: Der Wechsel bedeutet eine Umstellung, die nicht allen leicht fällt. Eine kostenlose Testphase zum „Üben“ hilft. Ebenso der Umstieg in der sanften Variante.
Tipp von Yvonne:
Tauscht euch im Wechselprozess aus
„Ich hatte schon eine Kündigung durch den Praxisinhaber, dem der Wechselaufwand persönlich zu groß war. Zwei Stunden später hat er die Kündigung zurückgenommen. Sein Team hat die Umstellung viel positiver empfunden und sich gegen die Kündigung gewehrt.“
Wechselprozess: der optimale Ablauf
Das Wichtigste gleich zum Einstieg: Lege nicht einfach los. Gehe die Umstellung geplant und mit Struktur an.
Eine der häufigsten Fragen lautet: Wechsel als harter Schnitt oder sanft mit einer Übergangszeit – was ist besser?
Diese Frage musst du unbedingt vorher gemeinsam mit deinem Team klären. Denn die Antwort ist eine Typsache.
Wenn du und dein Team eher zögerlich seid, lasst euch Zeit und nutzt ein bis zwei Monate das alte und neue System parallel – aber mit klaren Regeln für Verordnungen und Termine.
Wenn ihr dagegen kaum erwarten könnt, eure alte Software loszuwerden, macht besser den harten Schnitt.
Das folgende Schritt-für-Schritt-Vorgehen eignet sich für den sanften Umstieg genauso wie für den harten Schnitt. Beachte aber die Unterschiede an einigen Stellen.
[1] Grundeinstellungen vornehmen
Zugegeben, der technisch-organisatorische Teil des Wechsels macht wenig Freude. Umso wichtiger ist es, trotzdem nichts auszulassen.
Sauber eingepflegte Mitarbeiter:innen, Arbeitszeiten, Privatpreislisten, Öffnungszeiten usw. sind die Basis dafür, dass die Software dir im Alltag Zeit spart.
thevea bietet für alle Grundeinstellungen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Videos. Das sind die Wichtigsten:
Sorglos-Start: Wie thevea dich beim Einstieg unterstützt
Wenn du dich zum Einsteig lieber leiten lassen möchtest, bietet dir thevea den Sorglos-Start: Bei einem persönlichen Termin zeigen wir die tausendfach bewährte Einstellungen und passen sie gemeinsam auf deinen Bedarf an.
Tipp von Latifah:
Erst die Basisdaten der Praxis zusammenstellen
„Egal, ob du die Grundeinstellungen in einem gemeinsamen Onboarding-Termin mit uns vornimmst oder selbst: Stelle vorher alle Basisdaten der Praxis zusammen. Immer mal wieder liegen z. B. die Arbeitszeiten des Teams oder die Privatpreise beim Termin nicht vor – dadurch geht Zeit fürs Wesentliche verloren.“
[2] Patientendaten einpflegen (lassen)
Die wichtigste Entscheidung lautet hier: Übernahme der Daten aus der bisherigen Software oder Neustart?
Beide Varianten haben Vor- und Nachteile.
Automatische Datenübernahme aus der bisherigen Software
Voraussetzung ist, dass der Anbieter deiner bisherigen Software die Patientenstammdaten exportieren kann. In der Regel ist das technisch kein Problem.
Allerdings geben manche Anbieter die Daten nicht kostenlos heraus. Wir kennen Fälle, bei denen dafür 200 bis 300 Euro in Rechnung gestellt wurden.
Einige Kund:innen haben sich deswegen entschieden, die Patienten lieber selbst einzupflegen.
Vorteil
Für einen automatisierten Transfer der Daten spricht in der Regel vor allem eines: Du hast keinen Aufwand. Tatsächlich ist das aber auch der einzige Vorteil.
Nachteil
Du übernimmst alle Altlasten wie z. B. Karteileichen und veraltete Daten. Außerdem kann es sein, dass deine bisherige Software keinen Export der Daten ermöglicht oder der Anbieter dafür Gebühren berechnet. Patientenbezogene Daten wie z. B. Dokumentationen können ohnehin nicht automatisch umgezogen werden.
Neustart: Patientendaten neu einpflegen
Wenn eine Datenübernahme aus dem alten System möglich ist, warum sollte ich die Patientendaten selbst einpflegen?
Weil die Vorteile aus unserer Erfahrung oft überwiegen – und der Aufwand sich zumindest mit thevea in Grenzen hält.
Letztendlich kommt es darauf an, wie viele Daten du in deiner alten Software bereits angesammelt hast und wie gut diese Daten gepflegt sind.
Es klingt zunächst widersinnig (vor allem mit Blick auf den Aufwand), trifft aber häufig zu: Je größer und älter der Datenbestand, desto mehr lohnt sich der Neustart.
Vorteil
Für den Aufwand wirst du mit einem sauberen System belohnt: Patient:innen, die schon seit mehr als 10 Jahren nicht mehr bei dir waren, kannst du aus deiner Datenbank entfernen. Bei Dauerpatient:innen nutzt du den Neustart für einen Datenabgleich. Auch deinen Behandlungsvertrag kannst du bei dieser Gelegenheit aktualisieren.
Nachteil
Der Zeitfaktor. Zumindest bei Dauerpatienten kommst du um manuellen Aufwand nicht herum. Allerdings summiert sich auch der Zeitaufwand durch veraltete Stammdaten, falsche Adressen und nicht mehr aktuelle Telefonnummern.
Zeit sparen beim Neustart: Foto-Erfassung der Patientendaten
Mit thevea erfasst du Verordnungen inklusive der Patientendaten per Smartphone. Alle hier gezeigten Daten werden automatisch digitalisiert – ohne Tipperei.
[3] Verordnungen eingeben
Hier hast du wieder die Wahl. Bei der sanften Variante beendest du begonnene Verordnungen im alten System. Neue Verordnungen erfasst du mit deiner zukünftigen Software.
Entscheidest du dich für den harten Schnitt, ziehst du alle noch nicht abgeschlossenen Verordnungen aus dem alten System um.
Was die Abrechnung betrifft, kommt es auf deinen Abrechnungsdienstleister an. Ist er sowohl an deine alte als auch an deine neue Software angeschlossen, kannst du frei entscheiden, wann du erstmals mit deiner neuen Software abrechnest.
Wechselst du nicht nur die Software, sondern auch den Abrechnungsdienstleister? Dann machst du deine erste Abrechnung über die neue Software, sobald dein Vertrag mit dem bisherigen Dienstleister beendet ist. Eventuell verschiebt sich dadurch auch der Zeitpunkt, ab dem du Verordnungen im neuen System erfasst, nach hinten.
Verordnungen per Smartphone-Kamera erfassen
Mit thevea erfasst du viele Verordnungen hintereinander in Sekundenschnelle. Das zahlt sich schon beim Software-Wechsel aus. Auch bereits begonnene Verordnungen aus deiner bisherigen Software stehen ohne großen Aufwand in thevea zur Verfügung. Inklusive Prüfung zum Schutz vor Absetzungen.
[4] Terminkalender umziehen
Hier ist eines besonders wichtig: Mach dich mit den Einstellungen wie der Arbeitszeittaktung, den Kategorien und Farbkennzeichnungen vertraut, bevor du den Kalender befüllst.
Die schlechte Nachricht vorweg: Eine Übertragung der Termine von der alten in die neue Software ist nicht möglich. Der Praxiskalender ist kein Standardkalender wie in Google oder Outlook.
Die Umsetzung speziell für den therapeutischen Bedarf ist in jeder Software anders gelöst. Der Transfer von Software A zu Software B müsste also für jede mögliche Kombination einzeln entwickelt werden.
Hier ist etwas Fleißarbeit gefragt, idealerweise im Team auf mehrere Schultern verteilt.
Ob harter Schnitt oder sanfter Übergang, das Vorgehen ist für dich und dein Team identisch:
- Wählt einen Tag X, zum Beispiel den 1. September
- Alle bereits gebuchten Termine nach Tag X legt ihr zusätzlich in der neuen Software an
- Alle neuen Termine nach Tag X legt ihr nur in der neuen Software an
- Alle neuen Termine vor Tag X legt ihr nur in der alten Software an
Wie groß euer Aufwand ist, hängt von Tag X ab: Je weiter er in der Zukunft liegt, desto weniger kurzfristigen, manuellen Aufwand habt ihr. Dafür arbeitet ihr länger in zwei System.
Je früher ihr den Tag X wählt, desto mehr Aufwand habt ihr kurzfristig. Dafür ist der Wechsel schneller abgeschlossen.
Termine von bereits begonnenen Verordnungen
Du hast eine Verordnung, deren Termine bereits in der alten Software begonnen haben? Keine Sorge, du kannst sie ganz leicht in thevea zu Ende bearbeiten.
Du musst dafür keine Termine aus der Vergangenheit übertragen – nur die kommenden Termine. Bei der Abrechnung der Verordnung kannst du die „alten Termine“ über Behandlungsdaten hinzufügen deiner Verordnung beifügen.
Fazit: Die besten Wechsel-Tipps
Zugriff auf die alte Software klären
Erkundige dich bei deinem bisherigen Anbieter, wie er dir 10 Jahre Zugriff auf deine Daten ermöglicht, ob dafür Kosten anfallen und ob ein Export der Patientenstammdaten möglich ist.
Entscheide dich mit deinem Team für den harten Schnitt oder die sanfte Umstellung
Je unsicherer ihr euch vor dem Wechsel fühlt, desto eher kommt die sanfte Umstellung mit Parallelnutzung von alter und neuer Software in Frage. Nutzt dafür Testphasen und Gratis-Monate.
Bei den Patientenstammdaten kommt es dagegen eher darauf an, wie gut der Bestand in deiner alten Software gepflegt wurde. Wenn du häufig über fehlerhafte und veraltete Daten stolperst, nutze den Wechsel für einen Neuanfang.
Tipp von Meike:
Macht ein Team-Projekt daraus
„Binde das ganze Team in den Umzug ein. Je stärker Mitarbeiter:innen mitwirken können, desto größer ist die Akzeptanz des neuen Systems. Und desto schneller ist der Software-Wechsel abgeschlossen.“
Nutze die Starthilfe-Angebote
Egal, wie einfach die Software sein mag: Schulungsangebote lohnen sich. Du bekommst Hilfe von denjenigen, die sich Tag für Tag mit der Software beschäftigen. Du investierst zum Beispiel eine Stunde in ein persönliches Onboarding und bekommst darin die Erfahrung aus Tausenden Stunden.
Definiere Tag X für den Terminkalender
Schneller geht es mit einem frühen Tag X, entspannter mit einem späten Tag X. Unabhängig davon: Entscheidend ist, dass dein ganzes Team Bescheid weiß. Denn wer beispielsweise Termine vor Tag X schon in der neuen Software plant, verursacht Terminkonflikte.
Stelle dich auf eine Gewöhnungsphase ein
Setze dich und dein Team nicht unter Druck. Dass es in den ersten Tagen etwas ruckelt, lässt sich kaum vermeiden. Spätestens nach ein paar Wochen werdet ihr euch an die neuen Abläufe gewöhnt haben. Schneller geht es, wenn ihr euch für eine Software entscheidet, die alle schon vor dem Wechsel testen können.
