Du willst in deiner Podologie-Praxis gesetzlich-versicherte Patient:innen versorgen und mit gesetzlichen Krankenkassen (GKV) abrechnen? Dann musst du zuerst die offizielle GKV-Praxiszulassung einholen – vorher darfst du keine GKV-Heilmittelverordnungen annehmen.
Als Podologin und ehemalige Praxisgründerin zeige ich dir, wie du Schritt für Schritt vorgehst:
Für Eilige: Checkliste Podologie-Kassenzulassung
Voraussetzungen erfüllen
- Ausbildung abgeschlossen, Erlaubnis zur Führung der Berufsbezeichnung
- GKV-Versorgungsvertrag Podologie gelesen, Regeln & Pflichten verstanden
- Praxis-Voraussetzungen und Anforderung an die Ausstattung erfüllt
- Institutionskennzeichen: IK erfolgreich beantragt
Dokumente & Daten sammeln
- Praxisname, Adresse und Kontaktdaten
- Schreiben der ARGE IK mit Bestätigung des Institutionskennzeichens
- Raumskizze inkl. vorhandener Geräte und Einrichtung, m²-Angabe und Bereichsdefinition
- Kopie Miet-/Pachtvertrag oder Eigentumsnachweis, bei Untervermietung auch Vermieter-Zustimmung
- Persönliche Daten und Berufsurkunden/Abschlüsse von Praxisinhaber:in, fachlicher Leitung & Therapeut:innen
- Bei Personengesellschaften/juristischen Personen: Auszug Handels- oder Partnerschaftsregister und Gesellschaftervertrag
- Wenn nötig: Vollmacht des Praxisinhabers zur Beantragung der Zulassung
Zulassung im Online-Verfahren beantragen
- Im ARGE-Portal mit der IK-Bestätigung registrieren
- Nach Anmeldung im Portal unter “Zulassung” eine “Neuzulassung beantragen”
- Dort alle gesammelten Informationen, Daten und Dokumente einreichen
- Bescheid über Kassenzulassung im ARGE Zulassungsportal und als Mail-Benachrichtigung erhalten
GKV-Zulassungsvoraussetzungen in der Podologie
Zulassungsvoraussetzung für Podologie sind eine abgeschlossene Ausbildung, die Anerkennung des GKV-Versorgungsvertrags, vertragskonforme Praxisräume und ein Institutionskennzeichen (IK).
Die ersten drei Voraussetzungen sind im fünften Sozialgesetzbuch geregelt, die vierte im Rahmenvertrag
Du besitzt die Ausbildung und die Erlaubnis zur Führung der Berufsbezeichnung
Vor der Kassenzulassung musst du deine Podologie-Ausbildung erfolgreich abgeschlossen haben und dies mit deiner Urkunde zur Führung der Berufsbezeichnung oder deiner Diplom-, Bachelor- und/oder Masterurkunde beweisen können.
Diese Berufsgruppen sind für die GKV-Zulassung Podologie zulässig:
- Podolog:innen gemäß Podologengesetz (aktuelle Ausbildung)
- Staatlich geprüfte Podolog:innen gemäß § 15 Abs. 1 Privatschulgesetz Baden-Württemberg (vom 01.01.1990)
- Staatlich geprüfte medizinische Fußpfleger:innen gemäß der bayerischen Schulordnung für die Berufsfachschulen für medizinische Fußpflege vom 23. April 1993
- Staatlich anerkannte medizinische Fußpfleger:innen gemäß Runderlass des niedersächsischen Sozialministers über die staatliche Anerkennung von medizinischen Fußpflegern vom 21. Februar 1983
- Staatlich anerkannte Podolog:innen gemäß dem Schulgesetz des Landes Sachsen-Anhalt in der Fassung vom 27. August 1996
Auf Seite 3–4 der GKV-Zulassungsvoraussetzungen für Podologie werden weitere Details sowie “Nicht fachlich qualifizierte Berufsgruppen” definiert.
Du erkennst die Inhalte und Regeln des Versorgungsvertrages der gesetzlichen Krankenkasse an
Die GKV-Versorgungsverträge, häufig Rahmenverträge genannt, sind Grundlage für die Leistungserbringung und Abrechnung im Rahmen der gesetzlichen Krankenkassen.
Du solltest den gesamten Vertrag Podologie samt aller Anlagen vollständig kennen und verstehen.
Für die Kassenzulassung musst du die darin festgelegten Regeln anerkennen und damit bestätigen, dass …
- du deine Rechte & Pflichten als Leistungserbringer verstanden hast,
- du die Regeln der GKV-Abrechnung gewissenhaft erfüllen wirst und
- dir bewusst ist, dass Vertragsverstöße zu Kürzungen der Vergütung, finanziellen Vertragsstrafen oder zum Entzug der Zulassung führen können.
Deine Praxisräume und -ausstattung erfüllen die Vorgaben aus dem Rahmenvertrag
Das sind die wichtigsten räumlichen Voraussetzungen bzw. Raumgrößen für die Podologie:
- min. 1 Behandlungsraum mit 8 m² Fläche. Für alle zusätzlichen, zeitgleich anwesenden Therapeut:innen muss jeweils min. 1 weiterer Behandlungsraum mit je 8 m² zur Verfügung stehen
- Handwachsplatz in der Nähe der Behandlungsräume
- barrierefreier Zugang (Ausnahmen sind möglich)
- öffentlich zugänglich: in Wohnhäusern z.B. ohne Durchqueren von privaten Räumen erreichbar
- min. 2,40 m Deckenhöhe
Sie sollen eine zweckmäßige und wirtschaftliche Leistungserbringung sicherstellen und müssen für die Zulassung erfüllt und nachgewiesen werden.
Dein Institutionskennzeichen (IK) liegt vor
Das IK des Praxisstandortes ist Zulassungsvoraussetzung Nummer 4 – es muss für deinen Zulassungsantrag bereits vorliegen und sollte daher frühzeitig beantragt werden. Hier findest du einen Praxisleitfaden, um die IK zu beantragen
IK beantragen: Schnell-Anleitung
- Antrag online stellen: Nutze das offizielle Formular und mach es dir leichter mit Erfahrungswerten aus der Praxis
- PDF an info@arge-ik.de senden und 10 bis 14 Tage warten
- Überprüfungsschreiben der ARGE bestätigen – bei einem Antrag über das offizielle PDF entfällt dieser Schritt in der Regel
- IK erhalten und Dokument sorgfältig aufbewahren
Unterlagen für die Podologie-Zulassung
Für eine erfolgreiche GKV-Zulassung müssen einige Informationen und Nachweise bei der ARGE-Heilmittelzulassung eingereicht werden.
Sammle die folgenden Unterlagen daher frühzeitig. Wenn du die vier im vorherigen Abschnitt genannten Voraussetzungen erfüllst, hast du die meisten davon bereits vorliegen.
Info: Seit 2022 kannst und solltest du deinen Zulassungsantrag unkompliziert online einreichen. Die Beantragung auf dem Postweg oder per Mail ist aber weiterhin möglich.
Darum nennen wir zu jedem Dokument das jeweils notwendige Format je Beantragungsweg – klappe die Artikelabschnitte für weitere Details aus.
Bei erfolgreicher Beantragung des Praxis-IKs erhältst du ein Bestätigungsschreiben der ARGE IK.
Für die Zulassung benötigst du eine physische Kopie oder einen digitalen Scan davon.
Raumskizze/Grundriss
Dadurch soll die Zulassungsstelle eine Vorstellung der Therapietauglichkeit deiner Praxisräume erhalten.
Du musst keinen exakten Grundriss liefern, eine Skizze der Raumaufteilung ist ausreichend.
Darauf muss die Aufstellung der vorhandenen Geräte und Einrichtungsgegenstände ersichtlich sein.
Gib die Raumgröße in Quadratmetern und die jeweilige Deckenhöhe der Räume an und vermerke, wofür jeweilige Bereiche genutzt werden (z. B. Wartebereich, Behandlungsraum 1 etc.)
Online lädst du die Skizze als PDF hoch.
Nachweis Recht der Praxisnutzung
Mit dem Scan oder der Kopie deines Miet-/Pachtvertrages oder Eigentumsnachweises belegst du, dass du das Recht zur Nutzung der angegebenen Praxisräume hast.
Bei Untervermietungen muss auch die Zustimmung des Vermieters/der Vermieterin vorgelegen.
ARGE-Berichtbogen Logopädie
Bei der Online-Zulassung wirst du durch eine Checkliste zur Praxisausstattung geführt. Diese Ja-/Nein-Fragen spiegeln die Anforderungen an Räume und Ausstattung des GKV-Rahmenvertrages wider – beantworte sie gewissenhaft.
Mithilfe des identisch aufgebauten ARGE-Berichtsbogens Podologie* kannst du dich gut auf die Abfrage vorbereiten.
Dieser muss für Anträge außerhalb des Online-Portals vollständig ausgefüllt und beigelegt werden.
*Der verlinkte Berichtsbogen ist die NRW-Version. Weil die Zulassungsvorgaben bundeseinheitlich identisch sind, kannst du ihn für den Selbst-Check nutzen.
Für einen analogen Antrag solltest du aber die Version deines Bundeslandes einreichen. Wähle unter zulassung-heilmittel.de dein Bundesland und klicke auf Podologie.
Online-Antrag: ARGE Heilmittelzulassung Podologie
Für die Prüfung, Bearbeitung und Verwaltung der GKV-Zulassungen von Podologiepraxen ist die ARGE Heilmittelzulassung zuständig. Sie setzt sich aus mehreren Arbeitsgemeinschaften einzelner Bundesländer zusammen.
Am einfachsten beantragst du deine Praxiszulassung über das dafür eingerichtete Online-Verfahren der ARGE nach dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung
Du kannst deine Zulassung auch per Post oder Mail an die jeweils zuständige ARGE senden
GKV-Zulassung über ARGE-Online-Portal
Die Nutzung des Zulassungsportals ist aus zwei Gründen empfehlenswert:
- Dein Antrag auf Neuzulassung kann schnell bearbeitet werden, weil alle Daten und Dateien ideal sortiert sind und bereits digital angegeben wurden.
- Du kannst zukünftig alle Meldungen zu deiner Praxiszulassung im Online-Portal erledigen. Unter anderem: Mitarbeiter:innen und Qualifikationen bearbeiten, öffentliche Informationen anpassen, die fachliche Leitung ändern oder weitere IKs hinzufügen, wenn du weitere Praxisstandorte eröffnest.
Registrierung im Zulassungsportal
Zuerst musst du dich im Online-Portal der ARGE registrieren – dazu benötigst du das Schreiben zur IK-Bestätigung.
Wenn du die Registrierung für jemand anderen durchführst, beispielsweise als fachliche Leitung für die Praxisinhaberin, benötigst du zusätzlich die ausgefüllte ARGE-Vollmacht.
Im zweiten Video auf der ARGE-Webseite wird der Registrierungsprozess im Detail erklärt. Zusätzlich findest du in der Arbeitsanleitung zum Portal ab Seite 4 weitere Informationen dazu.
Neuzulassung erstellen
Melde dich im ARGE-Portal an und gehe auf “mein Bereich“.
Unter “Zulassungen“ findest du den Button “Neuzulassung beantragen“. Mit Klick darauf startest du die Dateneingabe – du kannst sie jederzeit zwischenspeichern, pausieren und anschließend wieder aufrufen.
Du wirst in maximal neun Schritten durch den Online-Antrag geführt – du kannst nichts falsch machen oder vergessen.
Mit dem vierten Video dieser ARGE-Webseite erhältst du einen Einblick in den Antrag der Neuzulassung. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit allen Details findest du in der Arbeitsanleitung zum Portal ab Seite 17.
Das wird in 9 Schritten des ARGE Online-Antrags abgefragt
- Praxisdaten – Teil 1: IK, Name der Praxis, Geschäftsform, Arbeitsbereich, Zulassungsbeginn, PDF der IK-Bestätigung und ggf. PDF vom Gesellschaftsvertrag.
- Praxisdaten – Teil 2: Adresse, Raumskizze, Mietvertrag oder Eigentumsnachweis – optional können zusätzlich Fotos der Praxis hochgeladen werden.
- Berichtsbogen: Ja-/Nein-Fragen zu allgemeinen Anforderungen, räumlichen Mindestanforderungen, Pflichtausstattung und Zusatzausstattung sowie Erklärung zur Korrektheit der Angaben.
- Praxisinhaber: Name, Kontaktdaten und Tätigkeitsbeginn der natürlichen Person oder Angaben zur juristischen Person.
- weiter Ansprechpartner: Angabe optional.
- Kategorie fachliche Leitung: Je nach zuvor ausgewählter Rechtsform erscheint hier eine passende Auswahl – beispielsweise zwischen „Inhaberin ist fachliche Leitung“ und „Es ist eine fachliche Leitung zu benennen“.
- Fachliche Leitung (du und/oder eine angestellte Therapeut:in, max. zwei Personen): Name, Geburtsdatum, Tätigkeitsbeginn und PDF der Berufsurkunde oder des Studiennachweises. Bei angestellten fachlichen Leitungen auch das PDF des Arbeitsvertrages. Es können Zertifikate für „Abrechnungsberechtigungen“ und optional weitere Fortbildungsnachweise hochgeladen werden.
- Therapeut:innen (fachliche Leitung muss nicht erneut genannt werden): Name, Geburtsdatum, Tätigkeitsbeginn, PDF der Berufsurkunde oder des Studiennachweises, ggf. Zertifikate für Abrechnungsberechtigungen und optional Fortbildungsnachweise.
Bei der Dateneingabe zu einzelnen Mitarbeitern bekommst du ggf. das Eingabefeld „Abrechnungserlaubnis“ angezeigt. Hier geben Physiotherapeuten ihre Zertifikate für notwendige Weiterbildungen an – für Podolog:innen muss hier nichts eingetragen werden. - Anerkennung des GKV-Rahmenvertrages: Setzt beide Häkchen und sende deinen Antrag nach Prüfung aller Daten ab.
Zulassungsbescheinigung der ARGE erhalten
Jetzt geht dein Antrag in die Prüfung – du kannst den Status sowie alle Informationen dazu jederzeit im ARGE-Portal abrufen.
In der Regel dauert die Bearbeitung deines Antrags ca. zwei Wochen.
Ggf. müssen Rückfragen geklärt oder weitere Unterlagen eingereicht werden. Dann kann die Bearbeitung des Antrags auch mal bis zu vier Wochen dauern –plane also ausreichend Puffer ein.
Bei Unstimmigkeiten meldet sich die ARGE telefonisch oder per Nachricht im ARGE-Portal – du erhältst immer eine zusätzliche Mail-Benachrichtigung, wenn das passiert.
Sobald die Zulassung deiner Praxis bestätigt wurde, bekommst du (wieder) eine Nachricht mit deiner Zulassungsbescheinigung.
Solltest du das Online-Verfahren der ARGE Heilmittelzulassung nicht nutzen können/wollen, kannst du deinen Antrag auf Zulassung auch per Mail oder per Post stellen.
Sobald dein formloser Antrag bei der ARGE eingegangen ist, werden deine Daten zunächst sortiert, digitalisiert und geprüft. Anschließend erhältst du ggf. noch Rückfragen oder direkt deinen Zulassungsbescheid.
Die Anschrift oder E-Mail-Adresse der für dich zuständigen ARGE findest du auf der zulassung-heilmittel.de.
- Wähle unter “Die ARGEn” dein Bundesland aus. Im oberen Bereich der Bundesland-Seite findest du weitere Informationen zu den einzelnen Fachberufen, darunter die Kontaktdaten der zuständigen ARGE. Wenn mehrere Adressen angegeben sind, wählst du die, die für den Landesteil/die Postleitzahl deiner Praxis zuständig ist.
- Für deine Rückfragen findest du hier zudem auch weitere Kontaktdaten von Ansprechpartner:innen der Arbeitsgemeinschaft deines Bundeslandes.
Theoretisch kannst du alle notwendigen Unterlagen ohne Erläuterungen einreichen – das kann die Bearbeitung der Zulassung aber verzögern.
Für einen besseren Überblick der ARGE solltest du zumindest ein kurzes Anschreiben mit Aufzählung der beigefügten Anlagen erstellen.
Die Briefvorlage kann dir als Inspiration und als Checkliste für die notwendigen Unterlagen deines analogen Antrags dienen.
Deine Praxis hat ab jetzt die GKV-Zulassung
Die Abrechnungsstellen können jetzt deine Abrechnungserlaubnis abrufen und die öffentlichen Informationen werden an die GKV-Heilmittelerbringerliste weitergeleitet, damit Patient:innen deine Praxis finden können.
Ab jetzt darfst du in deiner Praxis Podologie für gesetzlich versicherte Patient:innen erbringen und abrechnen
Tipp: Besonders einfach und sicher erledigst du deine GKV-Abrechnung mit der Podologie-Software thevea - teste selbst 😉
Nach der Zulassung: Angaben aktuell halten
Zukünftig wichtig: Du bist dafür verantwortlich, dass die Angaben hinter deiner Zulassung stets korrekt und aktuell sind.
Im ARGE-Portal sind jetzt alle Bearbeitungsmöglichkeiten zu deiner Praxis freigeschaltet, unter anderem:
- Mitarbeiter An- und Abmeldung
- An- und Abmeldung von personenbezogenen Zertifikaten/Abrechnungserlaubnissen
- Änderung der fachlichen Leitung
- Nötige Meldung von Änderungen der Praxisräume und -ausstattung
- Beantragung einer Praxisverlegung
- Beantragung einer Praxisübernahme
- Beantragung einer weiteren Neuzulassung
- Beendigung einer Zulassung
Auf der Informationsseite zum ARGE-Zulassungsportal und in der Arbeitsanleitung findest du alle Informationen, die du für die zukünftige Nutzung benötigst.
